Im Zusammenhang mit den neuen Microsoft Office Formaten gibt es neben den vielen positiven Aspekten, wie z. B. neue Funktionen oder das offene Format, auch Probleme und Randbedingungen, die oft gar nicht beeinflussbar sind.
So entdeckte ich beim Test einer Individuallösung, dass geschützte Word-Dokumente in anderen Word-Versionen ohne Kennwortabfrage geöffnet und bearbeitet werden können und im Endeffekt ungeschützt sind.
Schützt man ein OpenXML-Dokument (.docx) vor Änderungen durch Vergabe eines Passworts, wird dies in Office 2007 und 2010 zwar richtig verarbeitet und das Dokument ist durch den Anwender nicht änderbar. Öffnet man es hingegen in Office 2003 mit installiertem Kompatibilitätspack, so wird dieser Schutz ignoriert. Man kann fröhlich Änderungen vornehmen und diese speichern. Benutzt man im Anschluss wieder Office 2007/2010, so erhält man den geänderten Text wieder in „geschützter Form“ ohne Hinweis auf die Änderungen.
Gibt es eine Lösung?
Eine zufriedenstellende Lösung für das Problem habe ich leider noch nicht gefunden. Entweder nutzen alle Benutzer eines solchen Szenarios ausschließlich Office 2007 oder 2010 oder man bleibt weiterhin bei .doc als Arbeitsformat und verzichtet damit auf einige neue Funktionen von Office 2007/2010.
Eine Alternative: Kennwortgeschütztes PDF
Wenn das Dokument nur zum Lesen verteilt werden soll, könnte folgende Lösung interessant sein. Dank des integrierten PDF-Maker kann das Dokument als PDF mit einem Kennwortschutz gespeichert werden. Damit können Sie sichergehen, dass das Dokument nur von Personen, die in Kenntnis des Kennworts sind, gelesen werden kann.
Wie das geht…
- Wähle in Word Datei > Speichern und Senden > PDF/XPS Dokument erstellen. (Das Dateiauswahlfenster öffnet sich.)
- Um hier neben dem Speicherort und dem Dateinamen auch die PDF-Optionen festzulegen, klicke auf die Schaltfläche Optionen (1.) und markiere im sich öffnenden Fenster das Kontrollkästchen Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln (2.).
Insgesamt bleibt also abzuwarten, welche Überraschungen uns in diesem Umfeld noch begegnen.
