Damit Unternehmen im digitalen Wandel zukunftsfähig bleiben, müssen sich alle Abteilungen auf die Transformation einstellen und sie proaktiv vorantreiben – auch der Personalbereich. Die tägliche Routinearbeit von HR-Verantwortlichen lässt sich mit modernen, leicht zu bedienenden IT-Lösungen wie etwa einer digitalen Personalakte und einer Arbeitgeberakte wesentlich erleichtern und beschleunigen. 

Eine extern angebundene Personalakten-Lösung, egal ob On-Premise oder aus der Cloud, kann das Enterprise Resource Planning-(ERP)-System sinnvoll ergänzen: Sie bietet nicht nur zahlreiche Zusatzfunktionen, wie etwa das Anlegen von Terminen zu Akten und Dokumenten, sondern vereinfacht mittels aktenübergreifender Volltextsuche auch die Dokumentensuche erheblich. Sämtliche Dokumente zu einem Mitarbeiter sind jederzeit an zentraler Stelle verfügbar – in digitaler Form, sodass das Nebeneinander von elektronischen Dateien und Papierdokumenten entfällt.

Neben den Personalakten gibt es in jeder HR-Abteilung auch Dokumente, die von diesen getrennt aufbewahrt werden müssen. Entweder gehören sie aufgrund ihres Inhalts nicht in die Personalakte, oder sie lassen sich keiner bestimmten Person zuordnen. Auch diese Dokumente müssen zeiteffizient und Compliance-konform verwaltet werden. Bei der Auswahl einer Enterprise Content Management-(ECM)-Lösung für die HR-Abteilung sollten Unternehmen daher darauf achten, dass die Lösung auch über eine – von den eigentlichen Personalakten getrennte – Arbeitgeberakte verfügt.