Welchen bedeutenden Vorteil haben kleine bis mittlere Unternehmen (KMU) und Start-ups gegenüber Konzernen, wenn nicht den, sich deutlich schneller an Marktveränderungen anpassen zu können? Viele von ihnen haben diese Flexibilität bereits genutzt, um sich für das digitale Zeitalter zu rüsten. Die Digital Business Transformation erstreckt sich bei KMU jedoch oft nur auf die unmittelbar geschäftskritischen Bereiche wie Logistik, Finanzbuchhaltung und Vertrieb. Die HR-Abteilung behandeln die meisten von ihnen hingegen stiefmütterlich, wenn es um digitale Prozessoptimierung geht. Ein Fehler, schließlich sind gerade kleine und mittlere Betriebe diejenigen, die in den nächsten Jahren den Fachkräftemangel deutlich zu spüren bekommen werden. Rekrutierung, Mitarbeiterbindung und strategische Personalplanung werden schon bald die Erfolgsfaktoren sein, von denen die Zukunftsfähigkeit vieler KMU wesentlich abhängen wird.

Dessen ist man sich auch beim Mittelständler asgoodasnew electronics GmbH bewusst, dem deutschen Marktführer für generalüberholte und geprüfte Gebraucht-Elektronik. 2014 beschloss daher die Geschäftsleitung, die Verwaltung der Personalakten zu den rund 110 Mitarbeitern an den beiden Standorten Berlin und Frankfurt (Oder) mit der elektronischen Personalakte von forcont zu digitalisieren. Dabei ging es den Verantwortlichen vor allem um das Thema Prozessgeschwindigkeit: Das 2008 gegründete Unternehmen wächst immer noch stetig. In der elektronischen Personalakte sind nun sämtliche Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter zentral und ortsunabhängig verfügbar. So können die zugriffsberechtigten Führungskräfte auch von unterwegs jederzeit die von ihnen benötigten Daten einsehen und bearbeiten. „Mit der digitalen Personalakte erhöhen wir signifikant unsere Prozessgeschwindigkeit“, sagt Yvonne Gehrmann, Personalreferentin bei asgoodasnew electronics. „Insbesondere in einem dynamischen Geschäftsumfeld, wie es bei jungen Unternehmen und Start-ups üblich ist, ist dies entscheidend. Die Zeit, die wir hier sparen, können wir mit deutlichem Mehrwert für andere Aspekte, wie z.B. die Rekrutierung, nutzen.“

Bis vor einigen Jahren kam die Einführung einer elektronischen Personalakte für kleine und mittlere Unternehmen aus Kostengründen kaum in Frage. Das hat sich mit der Entwicklung von Cloud Computing geändert. Unternehmen müssen heute keine kostenintensive Lizenzlösung mehr anschaffen, sondern können Dokumentenmanagement-Dienste je nach Bedarf als SaaS (Software as a Service) beziehen. Dabei haben sie häufig zwei Möglichkeiten der Abrechnung: entweder nach Anzahl der Mitarbeiter bzw. Akten oder nach Anzahl der Benutzer. Der Einsatz einer digitalen Personalakten-SaaS-Lösung kann sich so bereits ab einer Unternehmensgröße von 20 Mitarbeitern rechnen und dazu beitragen, dass KMU für die Zukunft bestens gerüstet sind.