Wenn wir mit Kunden über unsere Lösung für das digitale Vertragsmanagement gesprochen haben, bekamen wir immer wieder dieselbe Frage zu hören: „Kann ich mit der Software auch direkt Kündigungsschreiben für Verträge aufsetzen?“ Heute können wir endlich antworten: „Aber selbstverständlich können Sie das!“ Denn der Bedarf unserer Kunden ist uns Befehl und so haben wir alle forcont Dokumentenmanagement-Anwendungen um ein neues Add-On bereichert: die integrierte Dokumenterstellung.
Als neues Menü-Kommando taucht die integrierte Dokumenterstellung überall dort auf, wo bislang nur der Befehl „Dokument ablegen“ zur Verfügung stand.
Über „Dokument erstellen“ ist es nun auch möglich, direkt im digitalen Vertragsmanagement ein Dokument zu erzeugen, beispielsweise ein Kündigungsschreiben. Für die unterschiedlichen Dokumentarten sind verschiedene Word- und Excel-Vorlagen mit Platzhaltern hinterlegt, die der Nutzer lediglich noch spezifizieren muss. Um beispielsweise ein Kündigungsschreiben zu erstellen, ruft der Mitarbeiter einfach die entsprechende Vorlage auf. Die Platzhalter – z.B. Namen und Anschrift des Vertragspartners, Termine, Vertragsgegenstand usw – werden dann automatisch ausgefüllt. Über die integrierte E-Mail-Funktion kann erder Anwender das Dokument im nächsten Schritt auch sofort versenden.
Selbstverständlich können auch die Verträge selbst per Dokumenterstellung direkt im digitalen Vertragsmanagement generiert werden. Mitarbeiter müssen so nicht mehr mühsam nach alten Verträgen suchen, um auf deren Basis einen neuen Vertragstext zu erstellen. Die richtige, standardisierte Textvorlage ist mit einem Klick verfügbar, ohne dass der User die Anwendung dafür verlassen muss. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern Unternehmen stellen damit auch sicher, dass auf Grund der gleich bleibenden Vorlage juristisch relevante Formulierungen in Verträgen – etwa Geheimhaltungsvereinbarungen – nicht verändert werden.
Weitere Informationen (Data Sheet etc.) finden Sie auf unserer
forcont Website unter Downloads sowie auf unserem YouTube Kanal.
