Anstellungsverträge für Bewerber, Vertragsänderungen und Vertragsverlängerungen für bestehende Mitarbeiter sowie Kfz-Überlassungsverträge können sehr komplex sein. Schnell kommen viele Faktoren zusammen, die von Vertrag zu Vertrag verschieden sein können. Ist in dem Vertrag der Erhalt eines Dienstwagens zu berücksichtigen? Wie hoch ist das Gehalt und welche Zusatzvereinbarungen und Dokumente sollen zusammen mit dem Vertrag an den Bewerber versendet werden?
Diese Fragen führen dazu, dass bei der Erstellung von Anstellungsverträgen eine Vielzahl unterschiedlichster Vertragsvorlagen zur Anwendung kommt.
Sicherlich kann diese Vielzahl von Vorlagen noch verwaltet werden. Kosten sie den Personalsachbearbeitern jedoch viel Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Unternehmen sollten sich daher die Frage stellen, wie sie hinsichtlich folgender Anforderungen aufgestellt sind:
- Verantwortlichkeiten und Richtlinien zur Vertragserstellung
- Qualitätssicherung und rechtskonforme Vertragsdokumente
- Compliance-gerechte Prozesssteuerung und Controlling
Vor dem Hintergrund dieser Anforderungen hat die forcont Ende 2016 das Modul Vertragserstellung für forpeople | Den Personalmanager entwickelt. Mit dem neuen Modul lässt sich in nur wenigen Schritten eine Vielzahl von weitestgehend standardisierten Arbeitsverträgen automatisch generieren. Dies können klassische Arbeitsverträge, Vertragsverlängerungen für bestehende Mitarbeiter, Kfz-Überlassungsverträge usw. sein.
Verantwortlichkeiten und Richtlinien zur Vertragserstellung. Über ein Berechtigungskonzept wird festgelegt, wer Verträge erstellen, bearbeiten und einsehen darf. Verträge können einen Freigabeprozess durchlaufen und sind bis zur Freigabe durch ein Wasserzeichen geschützt. Führungskräfte haben zudem die Möglichkeit Verträge anzufordern und deren Status einzusehen.
Qualitätssicherung und rechtskonforme Vertragsdokumente. Die Erstellung von Vertragsvorlagen und Textbausteinen, sowie die Festlegung der Schritte für die Erstellung eines Vertrages erfolgen an zentraler Stelle. Das Unternehmen entscheidet, ob ein Freigabeprozess notwendig ist und welche Zusatzdokumente noch zu erstellen sind bzw. hinzugefügt werden müssen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Vertragsdokumente einheitlich und rechtskonform erstellt wurden.
Compliance-gerechte Prozesssteuerung und Controlling. In der Sicht Reporting sind detaillierte Recherchen über alle erstellten Verträge möglich. Häufig verwendete Suchanfragen können gespeichert und erneut ausgeführt werden. Zum Beispiel in welchem Zeitraum wie viele Anstellungsverträge erstellt wurden und wie viele vom Bewerber/Mitarbeiter angenommen bzw. abgelehnt wurden. Verträge in laufenden Prozessen können über den Status in speziellen Übersichten überwacht werden. Hierzu zählen Verträge in Freigabeprozessen und Vertragsentwürfe sowie die Kontrolle versandter und gezeichneter Verträge.
Die Vertragserstellung begleitet Sie von der Erfassung der Daten des Bewerbers bzw. der Auswahl der Personalakte des Mitarbeiters über die Eingabe der relevanten Vertragsdaten wie beispielsweise Vertragsart, Einstellungsdatum, Stellenbezeichnung und Gehalt bis hin zur Auswahl einer Dokumentvorlage.
Das Modul Vertragserstellung pflegt die erfassten Daten ein und steuert die von den Daten abhängige Ausgestaltung des Vertrages. Die Paragraphen und ihre Absätze werden inhaltsbezogen und logisch zusammengeführt, so dass der fertige Vertrag zur weiteren Bearbeitung entsteht.
Durch diesen Prozess wird bei gleichzeitig höherer Qualität und einheitlicher Außendarstellung der Zeitaufwand zur Vertragserstellung auf wenige Minuten reduziert. Der Personalabteilung bleibt somit mehr Zeit für wesentliche Dinge.
Mehr Informationen zu unserem neuen Modul Vertragserstellung finden Sie auch in unserem Datenblatt.
