Haben Sie schon einmal eine HR-Software eingeführt oder kennen jemanden, der diesen Weg gegangen ist? Hatten Sie dabei auch das Gefühl, dass es zu viele Baustellen gibt, die es abzuarbeiten gilt? In mittlerweile fast 30 Jahren Projekterfahrung sind uns bereits einige Geschichten untergekommen und wir durften mit zahlreichen Kunden in den Austausch zu deren Erfahrungen treten. Nachfolgend finden Sie ein Best-of, welche Punkte Sie vermeiden sollten und wie mögliche Alternativen aussehen.
1. Planen Sie so viel Zeit wie möglich für die Auswahl der HR-Software ein.
Die Auswahl des Softwareanbieters sollte mindestens 2 Jahre dauern. Lassen Sie die Anbieter Ihrer Wahl am besten mehrfach präsentieren – per Webinar, mehrmals direkt vor Ort, besuchen Sie den Anbieter auf Messen, telefonieren Sie wöchentlich und lassen sich am besten 10 Angebotsvarianten zustellen. Das ist gut investierte Zeit – Sie werden mit Sicherheit bei jeder Präsentation und jedem Gespräch noch etwas bahnbrechendes Neues entdecken.
Wie es besser geht: Setzen Sie sich einen phasenweisen Zeitplan mit festen Endterminen für die einzelnen Abschnitte. Definieren Sie ein Projektteam, welches für die Auswahl verantwortlich ist. Klären Sie im Vorfeld das verfügbare Budget ab. Nachfolgend finden Sie grob umrissen ein beispielhaftes Vorgehen für die Anbieterauswahl. Erfahrungsgemäß sollte der gesamte Prozess in maximal 4-6 Monaten abgeschlossen sein.
In 9 Schritten zum Softwareanbieter Ihrer Wahl:
| 1 | Definieren Sie Ihre Anforderungen in Zusammenarbeit mit den späteren Nutzern des Systems. |
| 2 | Recherchieren Sie nach potenziellen Anbietern (Online und auf Fachmessen), sprechen Sie auch mit Ihrem Netzwerk. |
| 3 | Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über die möglichen Anbieter (maximal 10) im Rahmen von Webinaren. Innerhalb von jeweils ca. 60 Minuten können Sie dabei herausfinden, ob ein vertiefender Kontakt sinnvoll ist. |
| 4 | Ergänzen Sie Ihren Anforderungskatalog noch einmal um Punkte, die Sie in den Webinaren gelernt haben. |
| 5 | Laden Sie die favorisierten Anbieter (maximal 3) zu einer ausführlichen Präsentation bei Ihnen vor Ort ein. Geben Sie idealerweise einige konkrete Aufgaben vor, deren Umsetzung die Anbieter im System nachweisen sollen. So erhöhen Sie die Vergleichbarkeit. |
| 6 | Testen Sie das favorisierte System selbstständig auf Alltagstauglichkeit. |
| 7 | Sprechen Sie ggf. mit einem bestehenden Kunden des favorisierten Anbieters. |
| 8 | Fordern Sie ein Angebot an und stimmen Sie mit dem Anbieter Leistungsumfang und Preis ab. |
| 9 | Treffen Sie eine Entscheidung. |
2. Der Preis ist heiß…
… und sollte dementsprechend auch das wichtigste, wenn nicht gar einzige Entscheidungskriterium sein. Zum Glück unterscheiden sich die Softwarelösungen nicht und insbesondere auch die Menschen, die Ihnen tagtäglich im Einführungsprojekt sowie später im Support-Fall begegnen, machen keinen Unterschied.
Wie es besser geht: Definieren Sie Ihre Anforderungen und prüfen Sie mögliche Anbieter darauf, wie diese umgesetzt werden können. Treffen Sie auf dieser Basis eine Vorauswahl und lassen Sie die Anbieter anhand konkreter Beispiele aus Ihrem Arbeitsalltag nachweisen, dass sie die für Sie wesentlichen Punkte umsetzen können. Entscheiden Sie sich auf fachlicher Basis für einen Anbieter und steigen anschließend in die Preisverhandlung ein. Somit stellen Sie sicher, dass Sie auch langfristig mit Ihrer Entscheidung zufrieden sind und wirklich die HR-Software nutzen, die Ihre Anforderungen am besten abdeckt.
3. Planen Sie so wenig Zeit wie möglich für die Einführung der Software ein.
„Zeit ist Geld“ – Insofern ist es verlockend, mit einem HR-System nach 5 Tagen „ready to go“ zu sein. Schließlich müssen Sie die ganze Zeit, die Sie bei der Auswahl der Software verschwendet haben, wieder gut machen. Wenn Sie darauf aus sind, ein standardisiertes System, mit einer ganz allgemeinen Ablagestruktur zu nutzen, sollten Sie diesen Weg gehen. Bloß gut, dass Sie das Projekt dann endlich hinter sich haben und ein Einheitssystem von der Stange nutzen können.
Wie es besser geht: Planen Sie ausreichend Zeit ein. 2-3 Monate sind hier, beispielsweise für eine digitale Personalakte, eine gute Größe. Investieren Sie insbesondere Zeit in die Konzeption des Systems, also: Wie sollen die Akten strukturiert sein? Wie sieht das Berechtigungskonzept aus? Wer soll überhaupt einen Zugriff erhalten? Welche Workflows sollen umgesetzt werden? Je besser das dabei entstehende Fachkonzept Ihre Bedürfnisse abbildet, desto größer wird die Zeitersparnis in der Zukunft sein. Übrigens: Durch den gestreckten Zeitraum von 2-3 Monaten lässt sich das Projekt entspannt parallel zum laufenden Tagesgeschäft stemmen.
4. Vertrauen Sie ausschließlich auf Marketingbotschaften und verschaffen sich kein eigenes Urteil.
Hochglanzprospekte spiegeln immer die Realität wider, sind vollständig und lassen keinen Raum für Interpretation. Außerdem ist es einfach, auf Basis der Papierlage zu entscheiden, wie praxistauglich eine HR-Software ist.
Wie es besser geht: Hinterfragen Sie, bilden Sie sich ein eigenes Urteil und sprechen Sie mit bestehenden Kunden. Viele Hersteller bieten beispielsweise kostenfreie Testzugänge an, über die Sie die Software selbst einmal ganz unverbindlich ausprobieren und auf Alltagstauglichkeit prüfen können. Um sich auch ein Bild davon zu machen, wie der Anbieter sich im Rahmen des Einführungsprojektes und darüber hinaus (bspw. im Support-Fall) verhält, empfiehlt es sich, das Gespräch mit bestehenden Kunden zu suchen. Hierbei sollten Sie vor allem darauf achten, dass die Referenzunternehmen eine vergleichbare Größe wie Sie haben sowie ähnliche Anforderungen hinsichtlich der HR-Prozesse an das System stellen.
5. Denken Sie ausschließlich an die Personalabteilung.
Endlich einmal etwas für sich tun und eine Software einführen, die die Arbeit im Personalmanagement erleichtert. Ob andere Abteilungen oder Nutzer auch damit zurechtkommen? Egal, das ist schließlich Ihr Projekt!
Wie es besser geht: Zweifelsohne, eine HR-Software ist allein dem Namen nach schon primär ein Werkzeug für die Personalabteilung. Nichtsdestotrotz sollten Sie darüber nachdenken, ob sich bei der Einführung ggf. weitere angrenzende Prozesse und Kommunikationswege mit digitalisieren lassen. Schnittmengen mit anderen Abteilungen gibt es beispielsweise bei Themen wie der Akteneinsicht durch Mitarbeiter, Auskünfte an Führungskräfte, die sich diese idealerweise selbst einholen können, oder bei Krankmeldungen, welche die Mitarbeiter bestenfalls direkt von ihrem mobilen Endgerät hochladen und damit eine entsprechende Kommunikationskette an HR und den Fachbereich auslösen. Vor diesem Hintergrund muss also sichergestellt sein, dass auch für diese Gelegenheits-User der Zugang intuitiv und ohne Schulungsaufwand realisierbar ist.
Zum 2. Teil mit 5 (+1) weiteren Tipps, wie Sie die Einführung Ihrer Hr-Software garantiert gegen die Wand fahren, geht es hier entlang.
