Vor einigen Tagen haben Sie einen ersten Einblick bekommen, was es bei der Auswahl und Einführung einer HR-Software alles (nicht) zu beachten gilt. Konnten Sie schon das eine oder andere davon umsetzen? Lassen Sie es uns gern in den Kommentaren wissen!

Länger wollen wir Sie nun nicht mehr auf die Folter spannen. Freuen Sie sich auf 5 (+1) weitere Tipps, wie Sie Ihr Digitalisierungsprojekt garantiert zum Scheitern bringen.

6. Lassen Sie Datenschutz und Betriebsrat außen vor.

„Viele Köche verderben den Brei“ besagt bereits das Sprichwort. Insofern sollten Sie, ohne großartige Abstimmungen, einfach einen Anbieter beauftragen und Fakten schaffen. Auch die zukünftigen Hauptnutzer des Systems sollten Sie erst nach der Entscheidung vor vollendete Tatsachen stellen, nicht dass am Ende noch jemand mit individuellen Wünschen um die Ecke kommt.

Wie es besser geht: Beziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten sowie den Betriebsrat möglichst frühzeitig in das Projekt ein, sodass diese von Anfang an beteiligt sind und mögliche Diskussionspunkte früh genug ausgeräumt werden können. Häufig lassen sich dadurch die meisten Klippen bereits im Vorfeld umschiffen, sodass es zu keinen unnötigen Verzögerungen im Projekt kommt. Führen Sie außerdem mit ausgewählten Key-Usern einen Test des Systems durch, um die Akzeptanz für den späteren Produktivbetrieb sicherzustellen.

 

7. Scannen Sie einfach Ihre Dokumente, dann haben Sie eine digitale Personalakte.

Sobald Ihre Dokumente gescannt und auf einem Netzlaufwerk abgelegt sind, dann haben Sie es geschafft und können von nun an digital arbeiten. Wenn Sie etwas suchen, blättern Sie einfach durch die einzelnen Dateien (wie bisher auch auf dem Papier). Wenn Sie einen Brief erzeugen, tippen Sie die Anschrift und alle weiteren Daten zum Mitarbeiter mit der Hand in Ihr Schreiben und gibt es Dokumente zur Unterschrift, werden diese natürlich ausgedruckt und dann mit Unterschrift wieder eingescannt. Am besten legen Sie sowieso parallel dazu noch einmal alles in der Papierakte ab.

Wie es besser geht: Die Einführung eines HR-Systems bietet die Möglichkeit, Arbeitsweisen zu überdenken. Einfach nur die Dokumente zu scannen und die bestehenden Prozesse und Vorgehensweisen beizubehalten, ist verschenktes Potenzial und kann lediglich die „Pflicht“ für digitales Arbeiten bilden. Setzen Sie die „Kür“ darauf, indem Sie auch angrenzende Aufgaben abbilden, wie beispielsweise die Erstellung von Arbeitsverträgen und standardisierten Schreiben, Ihre Checklisten für Onboarding, Offboarding und Weiterbildung, Unterschrifts- und Freigabeworkflows oder die Zustellung der Gehaltsabrechnung.

Überprüfen Sie dabei auch einmal, ob sich Prozesse vereinfachen lassen oder bestimmte Teilschritte überflüssig geworden sind. Greifen Sie dazu auf die Best-Practice-Erfahrungen Ihres ausgewählten Anbieters zurück. Dieser kann Sie beraten, wie andere Unternehmen bestimmte Prozesse modernisiert und digital abgebildet haben.

 

8. Suchen Sie nach der eierlegenden Wollmilchsau.

Wer kennt ihn nicht, den Sportler, der Fußballer des Jahres, Olympiasieger im Stabhochsprung, Box-Champion und Volleyball-Ass ist und gleichzeitig auch noch die Vierschanzentournee gewinnt? Genauso sollte natürlich auch Ihre Software sein. Sie sollte sämtliche HR-Aufgaben übernehmen und perfekt nach Ihren individuellen Vorstellungen abbilden können.

Wie es besser geht: Wenn Sie sich einen Überblick über den Markt verschaffen, werden Sie schnell feststellen, dass es für die jeweiligen Teildisziplinen der HR-Arbeit Speziallösungen gibt, die im Laufe ihrer Entwicklung bestimmte Funktionen perfektioniert haben. Hier gilt es abzuwägen, ob ein allumfassendes System eingeführt werden soll, welches in allen Bereichen nur mittelmäßig ausgeprägt ist oder ob doch besser die Speziallösung bevorzugt wird.

Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen, die sich für eine spezialisierte Anwendung entscheiden und damit auch von entsprechender fachlicher Kompetenz auf Seiten des Anbieters profitieren, langfristig zufriedener mit ihrer Entscheidung sind. Darüber hinaus verfügen die heutigen Systeme in der Regel über flexible Schnittstellen, über die sie sich untereinander austauschen können, sodass Sie jeweils die relevanten und aktuellen Daten zur Verfügung haben.

Unternehmen setzen heute vermehrt auf Standardsoftware, die mit geringem Aufwand an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann, anstatt zeit- und kostenintensive Individuallösungen entwickeln zu lassen. Das bietet außerdem den Vorteil, dass regelmäßige Aktualisierungen bereitgestellt werden und Sie somit von Neuerungen und den Erfahrungen anderer Unternehmen profitieren können. Einige Firmen gehen mittlerweile sogar so weit, nicht die Software an ihre Prozesse anzupassen, sondern ihre Arbeitsweise an den erprobten Vorgehensweisen und Abläufen der Software auszurichten.

 

9. Übernehmen Sie alle Aufgaben selbst und setzen alles auf einen Schlag um.

HR-Mitarbeiter sind heutzutage wahre Allround-Talente. Neben Recruiting, Personalbetreuung, Gehaltsabrechnung, Vertragsverhandlungen und Mitarbeiterentwicklung beherrschen Sie auch das Scannen selbst geöster Dokumente, die Einrichtung von Software, Schulungen und vieles mehr. Sie übernehmen all diese Aufgaben, ohne sich dabei zu übernehmen. Die Devise lautet: Je mehr auf einmal, desto besser.

Wie es besser geht: Holen Sie sich für einzelne Teilbereiche Spezialisten mit ins Boot. In der Regel können beispielsweise spezialisierte Scandienstleister die Papierakten deutlich günstiger, schneller und qualitativ besser verarbeiten als interne Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter des Dienstleisters – im Gegensatz zu den eigenen Kollegen – gar kein Interesse (und keine Zeit) dazu haben, sich mit den Inhalten Ihrer Dokumente zu beschäftigen. Vieles spricht dafür, das Scannen und Ablegen der Bestandsakten extern durchführen zu lassen.

Außerdem empfiehlt sich für die Einführung ein mehrstufiges Vorgehen. Viele Unternehmen starten im ersten Schritt mit der digitalen Personalakte, setzen anschließend die Dokument- und Vertragserstellung um und beschäftigen sich im dritten Schritt mit dem Thema Self Service, um die Kommunikation zwischen HR, Mitarbeiter und Management zu vereinheitlichen.

 

10. Schauen Sie nur auf die heutigen Möglichkeiten – Wen interessiert schon die Zukunft?

Sie wollen die Software heute nutzen und Ihre heutigen Herausforderungen lösen. Warum sich also Gedanken darüber machen, was in der ungewissen Zukunft wichtig sein könnte? Im Zweifel führen Sie eben einfach noch ein weiteres Tool ein.

Wie es besser geht: Achten Sie bei der Auswahl einer Software darauf, dass sich diese perspektivisch erweitern lässt, modular aufgebaut ist und Sie Anpassungen auch selbstständig vornehmen können. Neue Datenfelder oder neue Ablagestrukturen sollten Sie hinzufügen können, ohne dafür noch einmal Dienstleistungen Ihres Anbieters in Anspruch nehmen zu müssen. Lassen Sie sich außerdem von den Anbietern aufzeigen, welche Neuerungen in den letzten Releases veröffentlicht wurden und welche Themen auf der Roadmap stehen. Im besten Fall legen Sie sich für 10, 15, 20 oder noch mehr Jahre auf einen Anbieter fest. Daher sollte sichergestellt sein, dass dieser auch mit der Zeit geht und die Software sich entsprechend der Bedürfnisse der Kunden weiterentwickelt.

 

11. Bonustipp: Cloud ist Teufelszeug.

Spricht man heutzutage mit Unternehmen, bestehen noch immer zahlreiche Vorurteile gegenüber Cloud-Lösungen, bei denen die Anwendung und die Daten in einem Rechenzentrum des Anbieters gehalten und betrieben werden. Mit Sicherheit gibt es gute Gründe dafür, die Daten im eigenen Rechenzentrum aufzubewahren und die Systeme durch die eigenen IT-Kollegen betreiben zu lassen.

Einige Unternehmen entscheiden sich jedoch bewusst für die Cloud, aus unterschiedlichsten Gründen. In der Regel ist die Personalarbeit nicht das Kerngeschäft des Unternehmens und dementsprechend rangieren auch HR-Systeme in der Prioritätenliste der IT-Abteilung eher auf den hinteren Plätzen. Produktionsrelevante Systeme sowie die Finanzbuchhaltung haben meistens einen höheren Stellenwert, insbesondere was das Einspielen von Updates anbelangt. Um also stets auf dem aktuellen Stand zu sein, lohnt sich die Cloud-Lösung für HR, bei der der Anbieter für Betrieb und Aktualität verantwortlich ist.

Werden die Daten auf den eigenen Servern gehalten, besteht auch für die IT-Kollegen immer eine theoretische Chance, Informationen unberechtigterweise abzurufen. Wenngleich diese Möglichkeit auch bei einem externen Hosting nicht gänzlich ausgeschlossen werden kann, hat der Dienstleister dennoch ein deutlich geringeres Interesse daran, Informationen über Ihre Mitarbeiter zu erlangen, als es die eigenen Kollegen hätten. Häufig ist der Schutz der Daten auch viel mehr ein organisatorisches als ein technisches Problem, gibt es doch noch immer Mitarbeiter, die Ihre Passwörter auf der Rückseite der Tastatur hinterlegen. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Lösung ist, dass sich die benötigten Benutzer je nach Bedarf flexibel mieten und auch monatlich wieder abbestellen lassen.

Mit Sicherheit bieten sowohl das interne als auch das externe Hosting ihre Vor- und Nachteile. Um Ihnen hier die Wahl zu lassen, stellen die meisten Anbieter Ihre Software nach wie vor in beiden Varianten zur Verfügung.

Haben Sie sich bei einem der Punkte „ertappt“ gefühlt? Wenn ja, dann möchte ich Ihnen zum Abschluss noch eine Veranstaltung empfehlen: Am 04.04.2019 findet im Münchner Künstlerhaus der erste forpeople day statt. Dort erhalten Sie weitere Tipps & Tricks, unter anderem aus einem Erfahrungsbericht unseres Kunden GEMA, wie Sie die Einführung einer HR-Software erfolgreich meistern.

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