Erfahren Sie, wie die technotrans AG, ein international tätiger Systemanbieter in der Druckindustrie, mithilfe einer elektronischen Personalakte ihre HR-Prozesse optimiert und erfolgreich ihr Personalmanagement konsolidiert hat. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die Vorteile und den Nutzen einer elektronischen Personalakte sowie auf die konkreten Herausforderungen, vor denen das Unternehmen stand. Laden Sie die vollständige Success Story herunter, um weitere spannende Einblicke zu erhalten.
Inhalt
Die Ausgangslage zur Optimierung der HR-Prozesse
Die technotrans AG expandierte in neue Marktsegmente und strebte eine Konsolidierung ihres Personalmanagements an. Um die Produktivität ihres Shared Service Centers zu steigern, war eine agile und automatisierte HR-Administration erforderlich. Das Unternehmen wollte schnellere Prozesse, verbesserte Auskunftsfähigkeit, reduzierte Kosten und mehr Zeit für strategische Aufgaben im Personalwesen erreichen.
Elektronische Personalakte – kurz & bündig
Die Einführung einer elektronischen Personalakte bot technotrans die Lösung, um diese Ziele zu erreichen. Hier sind einige der Vorteile und Nutzen im Überblick:
Vorteile:
- Beschleunigter Zugriff auf Mitarbeiterdaten
- Komfortables Handling und einheitliche Wiedervorlage von Terminen und Fristen
- Integrierte automatisierte Dokumentenerstellung
- Präzise und einfache Regelung von Zugriffsberechtigungen
- Revisionssicherheit und Zentralisierung von Personalakten
- Vollständiger Ersatz der Papierakten
Nutzen:
- Optimierte Steuerung und Verschlankung der Arbeitsprozesse
- Geringerer logistischer Aufwand und Kosten
- Höhere Produktivität der Personalabteilung
- Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Fachabteilungen
- Vermeidung von finanziellen Schäden durch Versäumnis von Fristen
- Steigerung des Wertbeitrags der Personalabteilung
- Freiraum für Kernaufgaben wie strategisches Personalmanagement
- Zukunftsorientierung der Personalabteilung
Redaktionstipp: Implementierung einer digitalen Personalakte: Eine 6 Schritte-Anleitung
Die elektronische Personalakte als Lösung für viele Aufgaben
Die technotrans AG entschied sich für die Einführung einer elektronischen Personalakte, um die verschiedenen Herausforderungen zu bewältigen. Das Ziel bestand darin, die über mehrere Standorte verteilten Personalakten zusammenzuführen, gleichzeitig allen Berechtigten schnellen Zugriff zu ermöglichen und administrative Prozesse zu automatisieren. Die Integration mit dem führenden SAP ERP-System ermöglichte den Transfer relevanter Daten und Dokumente in die elektronische Personalakte und die Erstellung von Mitarbeiterdokumenten auf Basis standardisierter Templates.
Leistung und Erfahrung überzeugen
Timo Sterzl, Leiter Personal/Head of Human Resources bei technotrans, fand in forcont business technology gmbh den passenden Partner für die Einführung der elektronischen Personalakte. Neben dem komfortablen Handling, der einheitlichen Wiedervorlage von Terminen und Fristen sowie der integrierten automatisierten Dokumentenerstellung überzeugte forcont mit ihrer langjährigen Erfahrung in der Integration von SAP-Landschaften und einem attraktiven Preis-Leistungsverhältnis.
Eine Akte mit vielen Funktionen – HR-Prozesse leicht gemacht
Die elektronische Personalakte von forcont bietet zahlreiche Funktionen, die die Arbeitsprozesse optimieren. Die Anbindung an das SAP ERP-System ermöglicht eine effiziente Wiedervorlage von Terminen und Fristen. Die Personalakte überwacht alle Dokumente und erinnert an ihre Beachtung. Das Löschen von Dokumenten erfolgt nach definierten Zeitvorgaben und dem Vier-Augen-Prinzip. Alle Arbeitsschritte in der Personalakte sind nachvollziehbar.
Die technotrans AG hat das Pilotprojekt zur Einführung der elektronischen Personalakte erfolgreich abgeschlossen. Nach dem Rollout in Sassenberg sollen die Personalakten der Tochtergesellschaften KLH Kältetechnik und Termotek AG in die elektronische Personalakte integriert werden. Der Zugriff auf die Personalakten wird dann auch den HR-Mitarbeitern an den jeweiligen Standorten ermöglicht. Langfristig ist die Anbindung weiterer internationaler Standorte geplant.
Fazit: Pilotprojekt mit Leuchtturmfunktion
Die technotrans AG hat durch die Einführung einer elektronischen Personalakte ihre HR-Prozesse optimiert und ihre Ziele erreicht. Durch beschleunigten Zugriff auf Mitarbeiterdaten, automatisierte Workflows und verbesserte Auskunftsfähigkeit konnte die Produktivität der Personalabteilung gesteigert werden. Die Personalakte ermöglicht eine zentralisierte, revisionssichere Verwaltung von Dokumenten und entlastet die HR-Mitarbeiter bei administrativen Aufgaben. Erfahren Sie mehr über diese Erfolgsgeschichte, indem Sie die vollständige Success Story herunterladen.
