SAP Archivierung mit dem forcont Dokumenten- und Datenservice

In meinen Kundenprojekten stehen fast immer Dokumente und dazugehörige Daten im Mittelpunkt, welche im SAP ERP an einen vorhandenen Beleg archiviert oder in einen SAP-Prozess eingeschleust werden müssen. Dies können Rechnungen, Bestellungen, aufbereitete Edifact-Nachrichten, Mieterschreiben usw. sein. Diese Dokumente werden gescannt (im Haus oder via Scandienstleister), werden für den Menschen durch externe Prozesse lesbar gemacht oder liegen schon in elektronischer Form vor.

Um diese Dokumente in das SAP-System einzuschleusen, habe ich verschiedene Möglichkeiten. SAP-Report, Schnittstellen von den Archivanbietern bzw. Scansoftware und eben auch den forcont Dokument- und Datenservice. Welcher Weg am Ende genutzt wird, wird mit dem Kunden abgestimmt. Hier spielen die vorhandene Infrastruktur und die Kosten wichtige Parameter.

An dieser Stelle möchte ich nun den forcont Dokumenten- und Datenservice einmal näher beschreiben.

Am Anfang war unser Produkt forarchive | Der Archivmanager und die Nutzung einer Archiv-Pipeline zum Einschleusen der Dokumente ohne das SAP-System zu belasten. Unter der „Haube“ steckt hier der forcont Dokumenten- und Datenservice. Bei bestimmten Pipeline-Schritten, wie z. B. die Bestimmung des logischen Archivs/Content-Repository oder beim Schreiben des Verknüpfungseintrages bzw. offenen Barcodes wird hier die Kommunikation mit dem SAP-System benötigt, was der forcont Dokumenten- und Datenservice übernimmt.

Die nachfolgende Abbildung skizziert dies.

Bei der Entwicklung des forcont Dokumenten- und Datenservice wurde gezielt auf die archivunabhängige Implementierung Wert gelegt, was viel Raum für interessante Kundenprojekte ließ.

Ein Scandienstleister scannt Rechnungen, welche in einen SAP-Workflowprozess eingeschleust werden müssen; ein Scandienstleister scannt Mieterschreiben, welche zum Mietvertrag archiviert werden müssen oder eine Scansoftware hat ihre Schnittstelle zur Übertragung nach SAP aufgekündigt und bietet stattdessen eine Webservice-Schnittstelle zur Übertragung von Dokumenten und OCR-Daten an. Das ist nur eine kleine Auswahl solcher Projekte.

Mit Hilfe des forcont Dokumenten- und Datenservice nehmen wir die Daten und Dokumente im SAP-System an, archivieren die Dokumente und starten den nachfolgenden Prozess bzw. schreiben die SAP- ArchiveLink-Verknüpfung. Dafür wird mit dem Kunden ein Verbraucher abgestimmt, implementiert und im Customizing des forcont Dokumenten- und Datenservice hinterlegt. Die nachfolgende Abbildung skizziert, wie eine SAP-externe Applikation den forcont Dokumenten- und Datenservice aufruft und Dokumente und/oder Daten weiterreicht.

Den forcont Dokumenten- und Datenservice liefern wir als SAP-Transport aus. Nach der Aktivierung im SOA-Manager steht dieser dann auch für Ihren konkreten Anwendungsfall zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihr konkretes Projekt.

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