Sanktionslistenprüfung im Personalwesen

In unserem heutigen Interview sprechen wir mit Thomas Maulbeck, Director Product Management Customs Division bei der ecovium GmbH. Das Unternehmen ging 2021 aus der MHP Solution Group hervor und vereint Expertenwissen aus den Bereichen Zoll, Lager, Versand, Transport und Hardware. forcont arbeitet seit 2017 mit der MHP bzgl. Sanktionslisten für das forpeople Modul Sanktionslistenprüfung zusammen. Im Interview soll es um das Thema Sanktionslistenprüfung im Personalwesen gehen. Nach den Anschlägen vom 11. September 2001 wurden europaweite Anti-Terror-Verordnungen erlassen. Seitdem stellen diverse EU-Richtlinien (u.a. EG-VO 2580/2001, EU-VO 881/2002, EU-VO 753/2011) geschäftliche Beziehungen mit Angehörigen oder Helfern von Terrororganisationen unter Strafe: Es gilt das sogenannte Bereitstellungsverbot. Dieses besagt, dass in den Sanktionslisten aufgeführten Personen keine finanziellen Mittel zur Verfügung gestellt werden dürfen.

Sehr geehrter Herr Maulbeck, vielen Dank dass Sie sich heute die Zeit genommen haben, uns für Fragen und Antworten zur Verfügung zu stehen.

Was bedeutet eigentlich Sanktionslistenprüfung?

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, seine Geschäftspartner und Mitarbeiter regelmäßig durch eine Sanktionslistenprüfung mit den durch die EU zur Verfügung gestellten Sanktionslisten abzugleichen. Dies geschieht vor dem Hintergrund der Unterbindung der Finanzierung terroristischer Aktivitäten und der Terrorismusbekämpfung. Abhängig von der Unternehmensorganisation und deren Geschäftsbeziehungen mit anderen Ländern und Staaten, müssen auch Sanktionen der jeweiligen Länder/Staaten in die Prüfung einbezogen werden.

Welche Rolle spielt die Sanktionslistenprüfung in der Personalabteilung?

Sanktionslisten verzeichnen Personen, die von einer Embargo-Maßnahme betroffen sind oder Verbindungen zu einer Terrororganisation unterhalten. Die Listen enthalten Namen von Personen, Organisationen und Unternehmen, gegen die aufgrund von außen- oder sicherheitspolitischen Gründen Embargos angeordnet wurden.  Dabei obliegt die Prüfung nicht ausschließlich den Banken oder der Geschäftsführung, sondern muss von allen Mitarbeitern, die mit Beschäftigten- oder Geschäftspartnerdaten in Berührung kommen, durchgeführt werden. So muss beispielsweise die Buchhaltung darauf achten, ob Zahlungen an einzelne Personen oder Gruppierungen erfolgen, die von einer Sanktionsliste erfasst sind.

Besteht eine Pflicht zur Sanktionslistenprüfung?

Diese Frage kann mit einem klaren „Ja“ beantwortet werden. Nach den Anschlägen vom 11. September 2001 wurden europaweite Anti-Terror-Verordnungen erlassen. Seitdem wurden diverse EU-Richtlinien (u.a. EG-VO 2580/2001, EU-VO 881/2002, EU-VO 753/2011) erlassen, laut denen geschäftliche Beziehungen mit Angehörigen oder Helfern von Terrororganisationen strafbar sind.

Durchzuführen ist eine Sanktionslistenprüfung im Übrigen sowohl bei vorhandenen Arbeitnehmern als auch bei

  • Bewerbern
  • Praktikanten
  • freien Mitarbeitern
  • Zeitarbeitnehmern

 

Welche Maßnahmen müssen gegen Mitarbeiter verhängt werden, welche auf einer Sanktionsliste erscheinen?

Es gilt das sogenannte Bereitstellungsverbot. Dabei dürfen Personen, die auf einer Sanktionsliste aufgeführt sind, keine finanziellen Mittel zur Verfügung gestellt werden. Dem Mitarbeiter darf also kein Gehalt mehr gezahlt werden.

Welche Sanktionen können sich ergeben, wenn ein Unternehmen nicht prüft?

Verstößt ein Unternehmen gegen das Bereitstellungsverbot bzw. das Einfriergebot, drohen dem Unternehmen Geldbußen bis zu 500.000 Euro. Den für das Unternehmen handelnden Personen können Freiheitsstrafen von 3 Monaten bis zu fünf Jahren auferlegt werden. Rechtsgrundlagen sind die §18 und 19 AWG.

Rundgang durch forpeople

Wie verhält sich die Sanktionslistenprüfung zur DSGVO?

Grundsätzlich ist die Verarbeitung personenbezogener Daten nur dann erlaubt, wenn es dafür eine ausreichende datenschutzrechtliche Ermächtigungsgrundlage gibt. Hierfür wird für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG mit der Begründung herangezogen.  Der Arbeitgeber muss sich durch den Sanktionslistenabgleich als präventive Maßnahme vergewissern, ob ein Arbeitsverhältnis begründet und damit Gehaltszahlungen oder sonstige Gegenleistungen an Beschäftigte erbracht werden dürfen.

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Sanktionslistenprüfung?

Lange war es rechtlich umstritten, ob der Betriebsrat bei der Überprüfung der Mitarbeiter Mitspracherechte nach § 87 I Nr. BetrVG hat und sich gegen die Nutzung eines automatisierten Sanktionslistenscreenings aussprechen kann. Diese Unsicherheiten hat das Bundesarbeitsgericht in seiner Entscheidung vom 19. Dezember 2017 (1 ABR 32/16) mit folgendem Leitsatz aus dem Weg geräumt: „Der Betriebsrat ist nicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beteiligen, da durch die technische Einrichtung erzeugten Ergebnisse über einzelne Arbeitnehmer keine Aussage über ein tatsächliches betriebliches oder ein außerbetriebliches Verhalten mit Bezug zum Arbeitsverhältnis enthalten.“ Dementsprechend verfügt der Betriebsrat über keinerlei Mitbestimmungsrechte.

Welche Vorteile bietet die automatische Sanktionslistenprüfung?

Bei der Sanktionslistenprüfung können einzelne Personen und Adressen manuell überprüft werden oder der gesamte Adressbestand automatisch und zyklisch. Bei der Neuanlage einer Adresse im Vorsystem kann eine Ad-hoc Prüfung inkl. Freigabe/Sperrung der Adresse erfolgen. Die hohe Trefferqualität erspart die Bearbeitung von Ähnlichkeitstreffern. Dies ist durch die Anwendung der Fuzzy-Logik und durch einen definierbaren Schwellenwert möglich. Ergibt die Überprüfung einen Treffer, kann automatisch eine E-Mail an eine Person versendet werden, welche die Berechtigung hat, den Verdachtsfall zu bearbeiten und die Adresse zu sperren oder freizugeben. Dies ist erweiterbar bis hin zu einer komplett automatisierbaren Prozesssteuerung. Zusätzlich werden sämtliche Compliance-Prüfvorgänge und alle weiteren Bearbeitungen rechtssicher protokolliert.

forpeople Sanktionslistenprüfung

Abschließendes Resümee

Innerbetrieblich gut organisierte Maßnahmen und Prozesse sind für die Umsetzung und Einhaltung der Verordnungen eine wichtige Voraussetzung. Die automatisierte Sanktionslistenprüfung ergänzt und unterstützt die Maßnahmen und kann das Unternehmen vor Strafen schützen. Verstöße gegen die Verordnungen können empfindliche Strafen für die Verantwortlichen nach sich ziehen und schädigen unter Umständen nachhaltig den Ruf eines Unternehmens.

Herr Maulbeck, wir bedanken uns nochmals für das Interview und die zielgerichteten und interessanten Antworten.

Thomas Maulbeck
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