Die digitale Aktenführung in kaufmännischen Bereichen ist in vielen Unternehmen seit Jahren selbstverständlich. Zudem laufen viele Bewerbungsverfahren für Personalrekrutierung mittlerweile über Online-Portale. So ist es nicht verwunderlich, dass die komplett digitale Personalaktenführung in die Unternehmenswelt nunmehr Einzug hält.
Für die verantwortlichen Personal- und Geschäftsleiter stellen sich in diesem Zusammenhang im Vorfeld eine Reihe von wichtigen Fragen. Zunächst steht die Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems im Fokus. Hier gilt es, ggf. die Anbindung an die Personalführungssoftware (z.B. SAP HCM) zu realisieren oder automatisierte Fristenwahrung (z.B. Herausnahme von Abmahnungen aus den Akten) zu ermöglichen. Alternativ kommt vielleicht auch eine Lösung als Software-as-a-Service (SaaS oder persönliche Cloud) in Frage.
Ist die Software gefunden, sind die Herausforderungen an die Digitalisierung groß.
Digitalisiere ich selbst oder lasse ich extern digitalisieren?
Bei näherer Betrachtung kommt oft eine „In-House-Digitalisierung“ nicht in Frage. Die Gründe liegen auf der Hand: Personalakten sind unter Datenschutzgesichtspunkten ein sehr sensibles Gut und ich kann diese nicht ohne weiteres in die eigene Poststelle zum Scannen geben. Darüber hinaus fehlen oft das notwendige Hardwareequipment und das Personal, um die Akten in kurzer Zeit und fachlich korrekt in eine digitale Form zu überführen.
Doch gibt es Dienstleister, die diese und noch weitere Anforderungen erfüllen? Und wenn ja, was muss dieser noch alles leisten können?
Wichtig für eine Entscheidung sind eine gute Beratung im Vorfeld, entsprechende Workshops, eine Musterverarbeitung sowie Verträge, die allen gesetzlichen Anforderungen Genüge tun.
Was muss ich in der Consulting-Phase vor Vertragszeichnung von einem Dienstleister erwarten bzw. welche Fragen müssen geklärt werden?
Folgend exemplarisch eine Reihe von Punkten, die in jedem Falle hinterfragt werden sollten:
- Wie wird der Transport der Akten realisiert (Verpacken, Kartonagen, Verplomben, Fahrzeuge, Alleinfahrt ohne Zuladung etc.)?
- Sind die Mitarbeiter nach dem BDSG entsprechend verpflichtet und liegt ein einwandfreies Führungszeugnis vor?
- Welche Erfahrung haben die Mitarbeiter im Handling von Personalakten?
- Gibt es einen Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag?
- Gibt es einen internen Datenschutzbeauftragten?
- Was ist, wenn ich im Verarbeitungsprozess dringend eine Akte benötige?
- Wie werden Rumpfakten gebildet?
- Werden die Akten sicher (ohne fremde Zugriffsmöglichkeit) gelagert?
- Wie läuft die Vernichtung von Restakten?
- Welche Qualitätssicherungsmaßnahmen gibt es?
- Gibt es ein Steuerungssystem, in dem der Verarbeitungsprozess dokumentiert ist?
- Gibt es die Möglichkeit, Transport/Verarbeitung/Lagerung und Vernichtung aus einer Hand (also ohne Subunternehmen) zu bekommen?
Dies ist nur eine kleine Auswahl von Punkten, die ein Dienstleister direkt von sich aus ansprechen sollte. Auch sollte es immer die Möglichkeit geben, sich den Betrieb anzusehen. Dies gilt nicht nur für die Digitalisierung, sondern auch für den Transport, die Lagerung und die Vernichtung. Ziehen Sie nach Möglichkeit bei dieser Gelegenheit auch Ihren Datenschützer und ggf. Ihre Rechtsabteilung und den Betriebsrat hinzu.
Als Fazit lässt sich formulieren, dass die Digitalisierung von Personalakten nicht nur eine Vertrauenssache ist, sondern vielmehr müssen bei der Auswahl eines Dienstleisters fachliche und gesetzliche Rahmenbedingungen erfüllt sein.
