Wir arbeiten stetig daran, unsere Lösungen für Sie noch besser zu machen. Darum haben wir die Nutzer von forpeople gefragt, was sie an unserer digitalen Personalakte besonders schätzen und welche Verbesserungswünsche sie haben. Trotz vollem Terminkalender – und vielerorts erhöhtem Arbeitspensum wegen der Pandemie – war die Mehrzahl unserer Kunden bereit, an der Befragung teilzunehmen. Hierfür sagen wir ganz herzlich Danke! Außerdem wollen wir Ihnen nicht vorenthalten, wie der Tenor der Befragung ausgefallen ist und welche Schlussfolgerungen wir daraus ziehen.

Das Wichtigste zuerst: Die große Mehrheit unserer Kunden ist sehr zufrieden mit forpeople. Rund 82 Prozent der Befragten – die mehrheitlich im HR-Bereich tätig sind – würden sich erneut für unsere digitale Akte entscheiden, wären sie heute noch einmal vor die Wahl gestellt. Und sogar 91 Prozent würden forpeople anderen Unternehmen empfehlen. Über dieses Ergebnis freuen wir uns sehr! Sich auf den Lorbeeren auszuruhen, kommt für uns allerdings nicht in Frage. Um den neuen Entwicklungen und Herausforderungen im Personalwesen gerecht zu werden, entwickeln wir die Software stetig weiter. Unsere Kunden beim Handling von Personalakten und aller damit verbundenen Prozesse bestmöglich zu unterstützen, ist die Vision, die wir mit forpeople konsequent verfolgen.

Technik und User Experience überzeugen

Die Teilnehmer bewerteten die technische Funktionsfähigkeit – also die Performance, Stabilität und Häufigkeit von Bugs – im Durchschnitt mit der Note 2,1. Die Benutzerfreundlichkeit schnitt mit 1,9 sogar noch besser ab. Laut unseren Kunden erschließen sich die Funktionen und die Bedienung unserer digitalen Personalakte sehr gut. Neue Anwender kommen dementsprechend schnell mit dem Tool zurecht. Die Usability zählt auch zu den zentralen Kriterien, auf welche die Befragten bei der Auswahl einer Software generell Wert legen. „Ein Tool muss in seiner Funktionalität intuitiv und selbsterklärend sein“, so einer der Befragten. „Mehr noch, es muss die Nutzer begeistern. Nur dann arbeiten sie tagtäglich gerne damit.“

Insbesondere mit den folgenden Features zeigten sich die Teilnehmer sehr zufrieden:

• Schnittstelle zum führenden HR-System (Note 1,3)
• Löschen von Akten nach dem Vier-Augen-Prinzip (Note 1,4)
• Dokumentbezogene Fristenüberwachung, wie etwa eine automatische Erinnerung an das Auslaufen einer Probezeit (Note 1,5)
• Integrierte Vorgangssteuerung, beispielsweise Freigabeworkflows beim Erstellen von Dokumenten und Verträgen (Note 1,5)
• Überwachung von Aufbewahrungsfristen (Note 1,6)
• Aktenstruktur (Note 1,6)

Wie wir forpeople zukunftsfähig machen

In den etwa halbstündigen Interviews haben uns die Kunden wertvolle Einblicke in ihre täglichen Nutzererfahrungen gegeben. Dabei machten sie uns auch darauf aufmerksam, wo sie noch Optimierungsbedarf sehen. Beispielsweise wünschen sich einige Anwender, die Zugriffsberechtigungen detaillierter konfigurieren zu können. Ein weiteres Anliegen ist, dass sich neue Dokumentvorlagen, etwa für Arbeitsverträge, noch einfacher erstellen lassen. Derartige Hinweise sind für uns hilfreiche Inspiration für die Weiterentwicklung von forpeople. Einige Neuerungen sind bereits umgesetzt. Zum Beispiel haben wir das Modul Employee Self Service (ESS) umfassend optimiert und erweitert. Damit können die HR-Abteilung und die Mitarbeiter gegenseitige Routine-Anfragen noch einfacher abwickeln. Die Mitarbeiter nutzen dafür eine im Corporate Design ihres Unternehmens gestaltete, DSGVO-konforme Smartphone-App. So senden und empfangen sie Dokumente unkompliziert über ihr vertrautes Endgerät – ein wichtiger Meilenstein für smarte, mobile Personalprozesse. Mit dem Bewerbermanagement entwickeln wir außerdem ein ganz neues Modul. So bieten wir zukünftig eine digitale Personalakte und ein Recruiting-Tool aus einer Hand. Aktuell testen wir die Lösung mit einigen Kunden in der Pilotphase. Den allgemeinen Release planen wir im Verlauf dieses Jahres.

Wie wir unsere Kunden noch gezielter unterstützen

Nicht nur mit der Software selbst, sondern auch mit der Betreuung durch unsere Kundenberater und unseren Support zeigten sich die Nutzer sehr zufrieden. Die Projektbetreuerinnen und -betreuer überzeugen in Hinblick auf die Qualität ihrer Beratung (Note 1,8), das Zeitmanagement (Note 1,5) und die Kommunikation (Note 1,3). Ebenso erzielt der Kundensupport sehr gute Ergebnisse (Note 1,9), und zwar mit einer hohen Reaktionsgeschwindigkeit (Note 1,7). Dieses positive Feedback zeigt uns, dass die Kunden zu Recht ihr Vertrauen in uns setzen.

Gleichzeitig verfolgen wir auch hier das Ziel, Sie noch effektiver zu unterstützen – mit nützlichen Angeboten, die einen unmittelbaren Mehrwert in Ihrem Arbeitsalltag stiften. Hierfür schaffen wir gerade einen eigenen Ort in Form eines exklusiven Mitglieder-Bereichs für Nutzer von forpeople und Interessierte. Dort versorgen wir Sie mit Informationen rund um Personalthemen, insbesondere die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen – mit How-to-Videos, Webinaren etc. So wollen wir Ihnen dabei helfen, das Potenzial von forpeople optimal für sich zu nutzen.

Cloud-Nutzer in der Mehrheit

Übrigens beziehen 64 Prozent der Befragten forpeople aus der Cloud. Bei unseren Kunden ist Software-as-a-Service somit voll und ganz in der Personalabteilung angekommen. Das ist bemerkenswert, denn laut unserer „HR-Studie 2020“ nutzten lediglich 36 Prozent der Unternehmen ein oder mehrere cloudbasierte Personal-Tools. Die HR-IT-Infrastruktur ist insgesamt vielfältiger geworden – vom All-in-one-HCM-System, das sämtliche HR-Funktionen in einer (On-Premises-)Plattform abdeckt, bis hin zu einer cloudbasierten Architektur mit durch Schnittstellen integrierten Best-of-Breed-Lösungen. Welcher Ansatz sich am besten eignet, hängt immer von den individuellen Gegebenheiten ab. Darum bieten wir unsere digitale Personalakte sowohl als On-Premises- als auch als Cloud-Lösung an – und stehen Ihnen bei der Auswahl beratend zur Seite.

Neben unseren forpeople-Kunden haben wir auch die Anwender von forcontract, unserer Lösung für digitales Vertragsmanagement, zu ihren Erfahrungen befragt. Die Ergebnisse präsentieren wir Ihnen in Kürze ebenfalls hier in unserem Blog.

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