In diesem Blogbeitrag geht es um das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei der Einführung einer digitalen Personalakte.
Wir diskutieren die relevanten Bestimmungen des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) und zeigen auf, warum der Betriebsrat ein Mitspracherecht haben könnte. Zudem geben wir Empfehlungen zur Einbindung des Betriebsrats und zum Abschluss von Betriebsvereinbarungen. Darüber hinaus beleuchten wir die datenschutzrechtlichen Aspekte und erläutern, welche Inhalte eine Betriebsvereinbarung zur Einführung einer digitalen Personalakte enthalten sollte. Erfahren Sie, wie Sie das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats respektieren und eine rechtlich und datenschutzkonforme Einführung der digitalen Personalakte gewährleisten können.
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Obwohl eine digitale Personalakte nicht zwangsläufig dazu dient, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, protokollieren entsprechende Softwarelösungen regelmäßig Bearbeiterkennzeichen und ermöglichen statistische Auswertungen. Dadurch können möglicherweise Aussagen über einzelne Personen getroffen werden, die als Verhaltens- oder Leistungsüberwachung eingestuft werden könnten. Da das Mitbestimmungsrecht darauf abzielt, Überwachungsgefahren abzuwehren, ist davon auszugehen, dass der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht hat.
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates gemäß § 94 Abs. 2 und § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG
Das Mitbestimmungsrecht des Betriebs- oder Personalrats ergibt sich auch daraus, dass bei der Einführung einer digitalen Personalakte darüber entschieden werden muss, welche Daten der Arbeitnehmer erhoben, verarbeitet und genutzt werden (§ 94 Abs. 2 BetrVG) und wie die Einsichtnahme in die digitale Personalakte durch den Beschäftigten geregelt wird (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG).
Rechtliche Klärung des Mitbestimmungsrechts
Die Frage, ob ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei der Einführung einer digitalen Personalakte besteht, ist rechtlich noch nicht abschließend geklärt. Dennoch ist es in jedem Fall empfehlenswert, die Betriebsräte frühzeitig in das Projekt „Einführung der digitalen Personalakte“ einzubeziehen und Betriebsvereinbarungen zur Regelung der Digitalisierung der Daten und der zukünftigen Einsichtsrechte in Bezug auf die digitale Personalakte abzuschließen.
Rechte des Betriebsrats bei Verletzung der Mitbestimmungsrechte
Werden die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats verletzt, steht ihm gemäß einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts ein Anspruch auf Unterlassung der mitbestimmungswidrigen Maßnahme (allgemeiner Unterlassungsanspruch) zu. Darüber hinaus kann der Betriebsrat bei groben Verstößen des Arbeitgebers gegen seine Pflichten nach dem BetrVG die Unterlassung mitbestimmungswidriger Handlungen unter Androhung von Ordnungs- und Zwangsgeld bis zu 10.000 EUR durch das Arbeitsgericht vom Arbeitgeber verlangen.
Inhalte einer Betriebsvereinbarung zur Einführung einer digitalen Personalakte
Eine Betriebsvereinbarung zur Einführung einer digitalen Personalakte sollte folgende Inhalte umfassen, um den Umgang mit den Daten und die Rechte der Arbeitnehmer angemessen zu regeln:
- Definition des Regelungsgegenstands
- Ziele der digitalen Personalakte
- Beschreibung des Personalaktensystems
- Umgang mit Software-Updates
- Inhalte der Personalakte
- Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
- Umgang mit Gesundheitsdaten
- Zugriffskonzept
- Datensicherheit
- Aufbewahrungsfristen und Löschungspflichten
- Allgemeine Pflichten im Umgang mit der Personalakte
Datenschutzrechtliche Aspekte bei der Einführung einer digitalen Personalakte
Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist zu beachten, dass die Verarbeitung von Daten im Rahmen einer digitalen Personalakte einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt unterliegt. Das bedeutet, dass jede Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten entweder einer Einwilligung oder einer Rechtfertigung bedarf. Im Arbeitsverhältnis wird die Einwilligung in der Regel für unwirksam gehalten, da Arbeitnehmer oft gezwungen sind, entsprechende Erklärungen im Arbeitsvertrag zu unterzeichnen. Eine Einwilligung ist nur dann wirksam, wenn sie freiwillig erfolgt. Als Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung kommen jedoch die Bestimmungen des Artikel 88 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in Betracht.
Die Umstellung von einer Akte in Papierform auf eine digitale Personalakte ist im Rahmen des Artikel 88 DSGVO und des § 26 BDSG zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Eine weitere Erlaubnisvorschrift für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten kann eine Betriebsvereinbarung sein. In Abstimmung mit dem Betriebsrat ist somit die Einführung einer digitalen Personalakte für alle Mitarbeiter möglich.
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