Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen ist vor allem der schnelle, zuverlässige und sichere Austausch von Dokumenten von großer Bedeutung. Nicht selten kommt es dabei zur Verwendung unterschiedlichster Verfahren – sei es per E-Mail, verschiedenster Messenger oder mit Hilfe von freien Web-Speichern. Vorgaben des Unternehmens werden dabei oft nicht mit berücksichtigt, so dass Richtlinien zum Datenschutz und zur Datensicherheit schwer eingehalten werden können. Die Fragmentierung der Verfahren bringt auch weitere Gefahren mit sich – im schlimmsten Fall ist es der Datenverlust, weil die entsprechende E-Mail mit dem Dokument nicht mehr gefunden wird oder bereits gelöscht wurde.

Mit forshare | Der Dokumentenmanager bieten wir seit geraumer Zeit eine Business-Filesharing-Lösung, die einen zuverlässigen, sicheren und zentralen Dokumentenaustausch in Ihrem Unternehmen ermöglicht. Die grundlegende Strukturierung auf drei Ablage-Ebenen gestattet es, Dokumente und Dateien ausgewählten Personen schnell und unkompliziert zur Verfügung zu stellen – so dass jeder nur das sieht und bearbeiten darf, zu dem er auch befugt ist.

Mit der Umstellung der Anwendung von Adobe Flash auf eine moderne und mobil nutzbare HTML5-Version hat sich nicht nur das Look & Feel verbessert – es sind zudem noch zahlreiche Neuerungen hinzugekommen, welche den Dokumentenaustausch noch angenehmer gestalten.

Persönlicher Bereich – Platz für Dokumente, die nur Sie etwas angehen

Dieser Ablagebereich der Anwendung steht einzig und allein dem Mitarbeiter selbst zur Verfügung. Ordner und Dokumente können eigenhändig verwaltet und strukturiert werden, ohne dass andere Personen Zugriff darauf haben.

Die tiefe Integration in unsere anderen Produkte, wie dem forpeople Self Service erlaubt die Ablage von Dokumenten aus dieser Anwendung in eben jene zentrale Speicherkomponente. Private Dokumente, beispielsweise die Entgeltbescheinigung, können somit im persönlichen Ordner abgelegt werden und sind dabei zu jeder Zeit von überall aus zugänglich, ohne dass diese in sicherheitskritischen Bereichen abgelegt werden müssen.

Teamordner – Dank mobiler Zusammenarbeit gemeinsame Ziele erreichen

Neben der Verwaltung eigener Dokumente sind natürlich die Kommunikation und der Austausch von Informationen von großer Bedeutung. Teamordner ermöglichen es, sich mit ausgewählten Mitarbeitern im Unternehmen Dateien zu teilen. Der Eigentümer des Ordners kann dabei jeder Zeit festlegen, wer auf die Dokumente Lese- und Schreibzugriff besitzt. Dies schafft eine einheitliche, stets aktuelle Arbeitsgrundlage für jedes Teammitglied. Für alle Teammitglieder ist sichtbar, wer Zugriff auf den bereitgestellten Ordner hat.

Somit ist der Fortschritt des gemeinsamen Projektes für alle Kollegen im Teamordner gleichermaßen transparent, unabhängig davon, ob im Büro, Homeoffice oder im Zug zum Geschäftstermin daran gearbeitet wird.

Unternehmensordner – Dokumentenzugriff für alle Mitarbeiter

Mit dem Bereich Unternehmensordner bietet die Anwendung eine transparente und offene Ablage für unternehmensweite Dokumente – somit sind Informationen immer schnell und einfach für jeden Mitarbeiter zugänglich sowie aktuell. Das ist beispielsweise ideal für die Vertriebskollegen im Außendienst, die nicht mehr mit eigens abgewandelten oder gar veralteten Firmenpräsentationen im Gepäck zum Kunden fahren müssen. Auch das Verteilen des wöchentlichen Speiseplans der hauseigenen Kantine per E-Mail hat endlich ein Ende. Im Unternehmensordner kann dieser nun schnell von allen Kollegen eingesehen werden.

Freigabelinks – Zusammenarbeit mit Dritten unter höchster Sicherheit

Für einen Dokumentenaustausch über die Unternehmensgrenzen hinweg bietet forshare | Der Dokumentenmanager das Erzeugen von Freigabe-Links auf Ordner oder Dateien. Mit Hilfe dieser Links kann die Kommunikation mit unternehmensunabhängigen Partnern problemlos stattfinden. Um die Sicherheit in dieser Zusammenarbeit zu verstärken, gibt es die Möglichkeit, den erzeugten Link mit einem Passwortschutz zu versehen sowie die Gültigkeit auf einen gewissen Zeitraum zu begrenzen und/oder dass der Link gänzlich schreibgeschützt wird. Damit steht der reibungslosen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.

Benachrichtigungen – Mit einem Klick immer auf dem neusten Stand

Die neue Funktion des Abonnierens von Elementen ermöglicht es, neuste Änderungen auf einem Blick in einer zentralen, intuitiven und klar strukturierten Übersicht zu erhalten.

Dazu werden einfach die Ordner oder Dateien, die in der Zusammenarbeit besonders wichtig sind, vom Mitarbeiter markiert – Änderungen in Form von Aktualisierungen, Löschen oder neuen Kommentaren anderer Benutzer werden anschließend übersichtlich und chronologisch im Bereich Benachrichtigungen präsentiert.

Dies ermöglicht das schnelle Reagieren auf Aktualisierungen von Dokumenten oder bei Rückfragen, ohne dass eine Änderung übersehen wird.

Der Ausblick: Ein Rückblick

Wir Entwickler arbeiten fleißig daran, dass die Anwendung unserer Produkte den beruflichen Alltag erleichtert und hilfreiche Funktionen bereitgestellt werden. Als kleiner Ausblick auf eine bedeutende Funktion sei an dieser Stelle die Historie genannt.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit ist in der Zusammenarbeit in einem Unternehmen von immenser Bedeutung. Für forshare | Der Dokumentenmanager steht ein Feature in den Startlöchern, welches stets eine übersichtliche Darstellung der Ereignisse garantiert. In der Historie wird zu sehen sein, wann welcher Benutzer welche Aktionen getätigt hat – damit ist mühelos nachvollziehbar, ob beispielsweise meine Rückfrage auf das an mich freigegebene Dokument bereits beantwortet wurde oder ob wichtige Teamdokumente in der Zwischenzeit auf den neusten Stand gebracht wurden. Dies beschleunigt die Arbeit im Zusammenhang mit dem Austausch von Dokumenten erheblich – ein einfacher Blick genügt, ob mein Kollege das von mir angeforderte Dokumente im Teamordner bereits aktualisiert hat oder nicht.

Weitere Informationen zu forshare | Der Dokumentenmanager finden Sie im Datenblatt.

• Download Datenblatt

Hier können Sie forshare 30 Tage gratis und unverbindlich testen.

• Zum Gratis-Test