Wenn dem Unternehmen Kosten entstehen, die eigentlich vermeidbar gewesen wären, ist das immer besonders ärgerlich. Etwa dann, wenn der Vertrag mit einem Dienstleister hätte gekündigt werden sollen, nach dieser Entscheidung aber die Frist aus den Augen verloren wurde und schließlich verstrichen ist. Dann heißt es, noch für ein weiteres Quartal oder länger für eine nicht mehr benötigte Leistung zu zahlen, bis der nächstmögliche Kündigungstermin erreicht ist.
Alle Vertragsinhalte, -optionen und -fristen auf einen Blick
Mit einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung lassen sich solche Situationen vermeiden. Die Software sorgt dafür, dass jede Abteilung alle für sie relevanten Verträge stets mit einem Klick einsehen kann – mit sämtlichen Inhalten, Vertragsoptionen und Kündigungsfristen. So kann sich beispielsweise der Fachbereich jederzeit elektronisch vergewissern, welche Leistungen mit einem Dienstleister genau vereinbart wurden. Und er kann sich per E-Mail automatisch an den bevorstehenden Ablauf der Kündigungsfrist erinnern lassen. Durch eine integrierte Kündigungsfunktion, die optional auch gleich das Kündigungsdokument vorlagengesteuert erzeugen und dann automatisch in der Vertragsakte ablegen sowie versenden kann, ist die fristgerechte Beendigung eines Vertragsverhältnisses ein Kinderspiel.
Übersichtlich und compliance-gerecht
Neben der Fristenkontrolle erleichtert ein digitales Vertragsmanagement auch alle anderen administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Verträgen. Eine zentrale Plattform stellt die Inhalte wichtiger Verträge mit Partnern und Unternehmenskunden sowie die Beziehungen zwischen den Verträgen übersichtlich dar. Mithilfe eines rollenbezogenen Rechtesystems erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf die Dokumente, die dazu befugt sind.
Die zentrale, elektronische Verwaltung gewährleistet dabei nicht zuletzt die Einhaltung von unternehmensinternen Compliance-Richtlinien. Die Vertragsakten stehen den berechtigten Benutzern jederzeit vollständig und aktuell zur Verfügung, wodurch Aktentourismus weitgehend vermieden wird.
