Die ISS Schweiz AG, mit mehr als 12.000 Mitarbeitern, ist das führende Unternehmen für Facility Services in der Schweiz. Zur Verwaltung der 12.000 Personalakten hatte sich die ISS bereits 2009 für ein digitales Archivierungssystem entschieden. Die Ansprüche an dieses System sind mit der Zeit gestiegen. Waren die ersten archivierten Dokumente noch schwarz-weiß, so erwartet man heute hochqualitative Dokumente in Farbe. Auch die Ablage von Dokumenten mittels eines relativ kleinen QR-Codes sollte für alle Akten möglich sein. Zudem war die Erstellung von Dokumenten direkt in der Akte, z. B. Arbeitsbestätigungen, gewünscht. Die oneresource ag als Schweizer Partnerunternehmen der forcont hat sich dieser Herausforderung gestellt und ein Migrationsprojekt zur digitalen Personalaktenlösung forpeople angeboten, dass alle Anforderungen abdeckt. Damit verbunden war eine Migration von mehr als 1,8 Millionen Dokumenten, die schwarz-weiß im tiff-Format existierten.
Welcher Ansatz wurde gewählt?
Zunächst hatte man sich seitens ISS für ein Proof of Concept entschieden, mit welchem der Nachweis angetreten wurde, dass forpeople die geeignete Lösung darstellt, mit dem das bestehenden HR-System integriert werden kann und eine Migration der alten Dokumente möglich ist. Anschließend wurde das Projekt gestartet und alle Dokumente nach forpeople migriert. Im nächsten Schritt wurden die bisherigen tiff-Dokumente nach PDF/A konvertiert und mit einer OCR-Texterkennung versehen. Ein Vorteil dieser Verarbeitung liegt in einer zusätzlichen Recherchemöglichkeit. Die ISS hat nun die Möglichkeit mit einem bestimmten Suchbegriff alle Dokumente und Akten zu durchsuchen.
Die Berechtigungssteuerung erfolgt über das führende HR-System. Zwischen diesem und forpeople findet ein Datenaustausch in beiden Richtungen statt, d. h. forpeople erhält nicht nur die Stammdaten, sondern meldet auch einen bestimmten Status zu den Mitarbeiterdaten an das HR-System zurück. Zum Projektabschluss wurde noch die Arbeitgeberakte installiert. Hierbei handelt es sich um ein neues Modul, mit dem Dokumente archiviert werden können, die nicht nur einer Person zuzuordnen sind (z. B. Gehaltslisten) oder Dokumente, die per Definition nicht in die Personalakte gehören und dennoch sicher archiviert werden sollen.
Das Projekt verlief beispielhaft, weil alle involvierten Personen auf ein gemeinsames Ziel hingearbeitet haben. Erkenntnisse aus diesem Projekt wurden direkt an forcont weitergeleitet und sind in die Produktentwicklung eingeflossen – auch zum Nutzen anderer forpeople-Anwender.
Auf der Kundenseite profitiert man ab sofort:
- von geringeren Wartungskosten,
- zusätzlichen Funktionalitäten, wie z. B. Volltextsuche,
- hohe Prozesssicherheit durch transparentes Logging und Berechtigungssteuerung aus dem führenden HR-System heraus,
- Verwendung von QR-Codes und dadurch erleichterte Ablage einer sehr hohen Anzahl von Dokumenten.
Fazit
Auch komplexe Projekte, bei denen u. a. die Migration eines schon bestehenden Archivs notwendig ist, stellen keine unüberwindbare Hürde dar. Und ein Proof of Concept gibt allen involvierten Parteien die Gelegenheit, Projektrisiken genau abzuschätzen und dementsprechend vorausschauend geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
Die gesamte Success Story über die ISS Schweiz können Sie hier downloaden.
