Der Inhalt einer Personalakte richtet sich nach deren Zweck. Letzteren hat das Bundesarbeitsgericht in seinem Urteil vom 7. September 1988 (5 AZR 625/87) wie folgt beschrieben:
„Die Personalakte soll spiegelbildlich ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den persönlichen und dienstlichen Werdegang des Arbeitnehmers wiedergeben.“
Dieser Grundsatz hat nach wie vor Gültigkeit und gilt für jede Personalakte, unabhängig davon, ob diese als Papierakte geführt wird oder ob sie eine digital geführte Akte ist. Was bedeutet dieser Satz in der Umsetzung für die tägliche Arbeit in der Personalpraxis? Sprich, welche Informationen dürfen in einer Personalakte enthalten sein, welche nicht?
Bei der Beantwortung dieser Frage muss der Personaler sich stets zum einen fragen, inwieweit das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers durch die Aufnahme eines Dokuments in die Akte berührt ist, zum anderen müssen die Vorgaben des Datenschutzrechtes beachtet werden. Das heißt, dass die Privatsphäre des Arbeitnehmers betreffende Informationen nicht in die Personalakte gehören. Das sind etwa dem Arbeitgeber nicht zugängliche Informationen des Betriebsarztes oder Dokumente, in denen der Arbeitnehmer nur erwähnt wird, wie etwa Personal- und Lohnlisten oder Schichtpläne. Selbstverständlich haben auch offensichtlich falsche oder entwürdigende Dokumente nichts in einer Personalakte zu suchen.
Umgekehrt ergibt sich hieraus, dass Inhalte der Personalakte alle Unterlagen sein können, die für das Arbeitsverhältnis maßgeblich sind und an deren Aufnahme in die Akte der Arbeitgeber oder auch der Arbeitnehmer selbst ein berechtigtes Interesse hat.
Zulässige Inhalte einer Personalakte in Bezug auf die Anbahnung des Arbeitsverhältnisses sind etwa:
- Bewerbungsunterlagen
- Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Bewerbung stehen, wie Angaben zur Person und zur beruflichen Entwicklung (beispielsweise Personalfragebögen)
- Zeugnisse (auch über Fortbildungsmaßnahmen)
Zulässige Unterlagen, die während des Beginns des Arbeitsverhältnisses aufgenommen werden, sind beispielsweise:
- Arbeitsvertrag, Anlagen zu Lohn- und Gehaltsänderungen
- Berichte über Arbeitsunfälle, Unterlagen des Werkschutzes
- Mitarbeiterbewertungen, Abmahnungen
- Zertifikate, interne und externe Zeugnisse
- Schriftverkehr intern
- Schriftverkehr extern, der das Arbeitsverhältnis betrifft (z. B. mit der Sozialversicherung)
- Krankheits- und Urlaubszeiten
- Darlehen und Pfändungen
- Vermerk über die Mitgliedschaft im Betriebsrat
Besondere Vorsicht gilt immer dann, wenn es um Gesundheitsdaten geht, denn diese werden persönlichkeits- und datenschutzrechtlich als besonders sensible Daten angesehen. Hier gilt: Der Arbeitgeber ist aufgefordert, eine von der Personalakte getrennte Gesundheitsakte, auch Arbeitgeberakte genannt, zu führen. Darin sind beispielsweise die Unterlagen über ein betriebliches Eingliederungsmanagement, aus denen eben auch die gesundheitlichen Einschränkungen des betroffenen Mitarbeiters hervorgehen, aufzubewahren. In der Personalakte selbst hingegen dürfen nur Krankheitszeiträume vermerkt werden – ohne Angabe zu den Gründen einer Erkrankung. Beispiel: In der Personalakte darf vermerkt werden, dass der Arbeitnehmer von Zeitpunkt X bis Zeitpunkt Y gefehlt hat. Es darf aber nicht dazu notiert werden „wegen einer Erkältung“.
Eine digital geführte Akte ist für das ordnungsgemäße Führen einer Personalakte / Arbeitgeberakte äußerst hilfreich: Neben einer automatischen Termin- und Fristenkontrolle, können die Bereiche Personal- und Gesundheitsakte gut separiert und durch die Vergabe von getrennten Zugriffsberechtigungen auf die jeweiligen Akten maximal gut abgesichert werden.
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