Mist – Zum Jahresende habe ich vergessen, den teuren Kreditkartenvertrag zu kündigen. Jetzt muss ich wieder 69 Euro zahlen, obwohl es von der Hausbank mittlerweile ein tolles Angebot gibt. Und eigentlich habe ich die Kreditkarte nur wegen der Flug-Bonus-Meilen, die als Prämie gelockt haben, genommen. Und der DSL-Vertrag ist doch auch schon total veraltet. Da gab es doch kürzlich auch ein tolles Angebot für Wechsler- und Neueinsteiger. Und was ist eigentlich mit der Auslands-krankenversicherung? Und was geb’ ich im Jahr denn so alles für Verträge und Versicherungen aus? Hätte ich den Überblick, dann hätte ich mir den Flieger für den nächsten Städtetrip auch ohne Bonus-Meilen leisten können. Was im Privaten schon überfordert oder sagen wir mal, Zeit und Nerven raubt, potenziert sich selbst schon in Kleinunternehmen um ein vielfaches.
Da gibt es Kauf-, Miet-, Werk-, Leasing-, Liefer-, Wartungs- und Lizenzverträge und vieles mehr. Und da muss nicht nur einer, sondern alle Betroffenen den Überblick haben. Das sind neben den Vertragsverantwortlichen in der Regel auch die Controller, Einkäufer oder die Rechtsabteilung, die das ja eigentlich nur neben ihrem eigentlichen Tagesgeschäft nutzen, pflegen und überwachen.
Zunehmend werden in Unternehmen dazu ganze Stellen besetzt. Im Moment sind bei Stepstone gerade 44 Stellen für Vertrag-/Contract Manager und 1090 Stellen für Risk Manager deutschlandweit ausgeschrieben und das in den letzten drei Wochen. Welche Tools nutzen sie? Vertragsmanagement ist die Voraussetzung für betriebliches Handeln und somit Teil eines Überwachungssystems. In großen Aktiengesellschaften bzw. selbst bei Mittelständlern sind Überwachungssysteme sogar gesetzlich vorgeschrieben (AktG, GmbHG, SOX etc.).Auch wenn rechtlich keine explizite Form eines Vertragsmanagements vorgegeben ist, wird in zahlreichen Quellen über Abwicklung, Verwaltung und Auswertung hingewiesen. Schließlich haben Geschäftsführer und Angestellte sowohl Rechtskonformität zu gewährleisten als auch vertragsgebundene, unternehmerische Risiken zu vermeiden.
Wenn also keine Form vorgeschrieben ist, kann man das ja durchaus mit Aktenverwaltung in Excel und Outlook machen und damit das Wissen dazu in den einzelnen Köpfen der Mitarbeiter lassen. Aber hey, wir leben im 21. Jahrhundert! Da muss das wenigstens mit einer App oder im Web-Browser gehen, inklusive Dokumentenmanagement, von überall und natürlich unter strengen Sicherheitsvorkehrungen. In meiner Firma klappt das übrigens wunderbar auch wenn wir uns keinen Risk Manager in Vollzeit leisten. Wir nutzen unser Produkt „forcontract“ und kurz vor Weihnachten erhielt ich eine automatisierte Mail, dass der Vertrag mit dem Datenschützer zur Prüfung ansteht. Inklusive Link dahin. Vor Weihnachten hat man bekanntlich viel um die Ohren, so dass dann später auch die 2. Erinnerungsmail kam. Na wenigstens hatte ich den Vertrag dann schon in Bearbeitung, als die Controllerin aufgeregt nachfragte, wann ich endlich reagiere.
Den Vertrag hab ich natürlich verlängert! Schon toll so ein Vertragsmanagement, welches:
- alle Informationen und Dokumente zum Vertrag sowohl für sich anbahnende Geschäfte als auch nach Vertragsabschluss enthält
- klare Verantwortlichkeiten regelt
- Termine und Terminerinnerungen automatisch generiert.
Somit haben alle Verantwortlichen die Risiken im Blick und zudem eine viel bessere Verhandlungsposition. Wie das geht, können meine Kollegen von forcont und unsere Referenzkunden Ihnen gern vorführen. Und Informationen dazu finden Sie unter www.forcont.de.
Ach übrigens, wann verfallen eigentlich die Flug-Bonus-Meilen? Ich brauche dringend ein Vertragsmanagement!
