Die GASAG Berliner Gaswerke AG ist mit rund 1.600 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 1,1 Milliarden Euro das größte kommunale Gasversorgungsunternehmen in Westeuropa. Der IT-Betrieb des Energieversorgers ist vollständig ausgelagert: an zwei Rechenzentrums-Betreiber und darüber hinaus an etwa 40 unabhängige Anbieter von verschiedensten IT-Dienst- und Serviceleistungen. Bis vor ein paar Jahren verwaltete GASAG die Verträge für diese Geschäftsbeziehungen ausschließlich im SAP-System und mittels Papierakten – jetzt vereinfacht die forcont-Lösung forcontract die Vertragsprozesse. 

Vertragsmanagement mit über 40 Dienstleistern

Um einen reibungslosen IT-Betrieb zu gewährleisten und gleichzeitig unnötige Kosten zu vermeiden, muss GASAG den Status der verschiedenen Verträge regelmäßig überprüfen: Beinhalten alle Software-Lizenzverträge die tatsächlich benötigte Anzahl an Benutzern oder besteht möglicherweise eine Über- oder Unterlizenzierung? Enthalten Wartungsverträge alle benötigten Leistungen, z. B. nicht nur die Beseitigung von Bugs, sondern auch die Verbesserung der Performance? Läuft ein Lizenzvertrag demnächst ab und muss verlängert werden?

Die Lösung für bessere Vertragskontrolle 

Um trotz der wachsenden Vertragsbeziehungen auch weiterhin transparent dokumentieren und die Verträge besser kontrollieren zu können, entschied sich GASAG schließlich für forcontract. Die Webanwendung erlaubt die zentrale, digitale Ablage sämtlicher Verträge, einschließlich dazugehöriger Dokumente wie etwa Bestellformulare, Korrespondenz und Notizen. Die automatisierte Fristenkontrolle macht zudem die verantwortlichen Mitarbeiter darauf aufmerksam, wenn eine wichtige Frist abläuft. So hat GASAG mit der digitalen Vertragsakte eine bessere Kontrolle über ihre Verträge gewonnen.