Das neue Modul forpeople Self Service bietet für Personalsachbearbeiter und Mitarbeiter einen neuen Kommunikationsweg und viel Zeitersparnis. Auch für uns im Bereich R&D ist es etwas ganz Besonderes, denn wir entwickelten es erstmalig unter Anwendung des modernen „Design Sprint“ Verfahrens. 5 Tage lang schlossen wir uns im Beratungsraum ein, verwandelten diesen förmlich in einen Zettelwald und erweckten so den forpeople Self Service zum Leben. Welche Funktionen und Vorteile das neue Modul auszeichnen und wie genau die Entwicklung im Design Sprint verlief, lesen Sie im Folgenden.
Das neue Modul forpeople Self Service
Der forpeople Self Service ermöglicht eine einfache und schnelle Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Personalsachbearbeitern. Diese Kommunikation wird über Vorgänge abgebildet, die einfach und zugleich äußerst flexibel nutzbar sind. Vorgänge können unter anderem zum Anfordern oder Einreichen von Dokumenten, wie beispielsweise Arbeitsbestätigungen, Krankenscheinen oder Arbeitszeugnissen, verwendet werden. Es ist möglich eigene Vorgänge zu definieren, die auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Zudem lassen sich Tasks zur automatischen Übermittlung von Dokumenten anlegen, wie zum Beispiel dem monatlichen Zustellen von Entgeltbescheinigungen. Außerdem wird dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben, Einsicht in seine eigene Personalakte zu nehmen.
Mitarbeiter des Unternehmens benötigen keinen forpeople Zugriff, da der Self Service für Mitarbeiter in das Produkt forshare | Der Dokumentenmanager integriert wurde. Dabei können unsere Kunden selbst entscheiden, ob sie nur die Self-Service-Funktionen des forshare nutzen möchten oder den vollen Funktionsumfang unserer Business-Filesharing-Lösung. forshare ist ein Cloud-Speicher speziell für Unternehmen, der es ermöglicht Dokumente einfach und sicher unternehmensweit für Mitarbeiter bereitzustellen. Zusätzlich können Teamordner genutzt werden, um Dokumente nur für bestimmte Mitarbeiter, zum Beispiel für verschiedene Abteilungen oder Projektteams, zugänglich zu machen. Damit bietet forshare die perfekte Ergänzung zum forpeople Self Service, da es Mitarbeitern ermöglicht sich zu informieren und mit der Personalabteilung auszutauschen.
Das Herzstück der Mitarbeitersicht in forshare ist die Vorgangsübersicht. Hier sind alle gestarteten und empfangenen Vorgänge, sowie deren Bearbeitungsstatus, auf einen Blick sichtbar. Außerdem können Mitarbeiter von hier aus neue Vorgänge starten. Auch der Eingang von Dokumenten, welche durch einen automatischen Task bereitgestellt werden, ist hier nachvollziehbar. Der Mitarbeiter kann sich alle Dokumente aus Vorgängen in seinem Persönlichen Bereich speichern und organisieren.
Personalsachbearbeiter hingegen verwalten Vorgänge wie gewohnt in forpeople. Hier erhalten sie auch eine Übersicht aller Mitarbeiter für die sie Vorgänge starten können. Nach Abschluss eines Vorgangs ist es möglich, enthaltene Dokumente direkt in der Personalakte abzulegen. Des Weiteren können Personalsachbearbeiter Vorgänge erstellen und verwalten.
Der Sprint zum Modul
Für die Planung und Konzeption dieses neuen Moduls haben wir bei forcont erstmalig einen Design Sprint durchgeführt. Mit Hilfe eines Design Sprints kann innerhalb von 5 Tagen ein Prototyp erstellt und getestet werden, noch bevor mit der Realisierung begonnen wird. Das Verfahren wurde von GV (bekannt als Google Ventures) entwickelt und unter anderem bei Unternehmen wie Uber und Slack eingesetzt. Mit 8 Personen aus den unterschiedlichsten Bereichen unserer Firma haben wir 3 komplette Tage lang Ideen gesammelt, wie wir das Modul aufbauen wollen. An Tag 4 haben mein Kollege Steffen und ich gemeinsam den Prototyp erstellt. Dieser bestand aus interaktiven Entwürfen unserer Anwendung, welche an Tag 5 unseren Testern einen möglichst realen Eindruck des zukünftigen Moduls geben sollten. Bei unserem Nutzertest durften 5 Personen den Prototyp auf Herz und Nieren prüfen. Durch den Design Sprint haben wir nicht nur den Grundstein zu der Entwicklung des forpeople Self Service gelegt, sondern konnten durch die Nutzertest auch wertvolles Feedback gewinnen, welches wir direkt in die Entwicklung und Gestaltung unserer Anwendung einfließen lassen haben.
Auch in Zukunft wollen wir als Auftakt zur Planung neuer Module und Funktionen Design Sprints durchführen. So soll beispielsweise der forpeople Self Service erweitert werden, um auch Vorgesetzten die Möglichkeit zu geben, in Entscheidungsprozessen mitzuwirken. Durch den Einsatz von Prototypen in Nutzertest können wir schon frühzeitig die Meinung unserer Anwender in die Entwicklung einfließen lassen und damit stetig die Bedienbarkeit unserer Software verbessern.
Weiterführende Informationen zum forpeople Self Service finden Sie hier.
Sie möchten mehr über unser neues Modul erfahren? Dann freuen wir uns auf Ihre Teilnahme in unseren kostenfreien Webinaren mit praxisnahen Anwendungsbeispielen:
