DIGITALE
PERSONALAKTE

Freiraum schaffen. Mitarbeit gestalten.
Service verbessern.

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On-Premises oder in der Cloud

Mit der praxiserprobten digitalen Personalakte von forcont steuern Sie HR-Prozesse noch effizienter. Minimieren Sie Ihren operativen Aufwand, indem Sie die Personalakten inklusive aller zugehörigen Dokumente und Termine mit nur einem Klick vorliegen haben und Änderungen spielend leicht vornehmen. Ihre Aufgaben erledigen Sie im Handumdrehen und Freigabeprozesse steuern Sie ganz einfach, egal von wo aus Sie arbeiten.

Die digitale Personalakte von forcont.

Was ist eine
digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der Personalakte. Statt in Papierform verwalten und speichern Sie alle Mitarbeiterdaten sowie -dokumente mithilfe einer Software digital. Damit werden auch Papierberge ein Ding der Vergangenheit. Alle Daten liegen zentral in der digitalen Personalakte und können ausschließlich von befugten Personen eingesehen und geändert werden – jederzeit und überall. Über den sogenannten Employee Self Service können Mitarbeiter ihre Daten selbst pflegen, Dokumente hochladen und so ihre Personalakte immer aktuell halten. Mit Schnittstellen kann die digitale Personalakte in die bestehende Unternehmens-IT integriert werden.

Wie ist der Aufbau einer
digitalen Personalakte?

Der Inhalt und die Struktur der Personalakte sind gesetzlich nicht klar geregelt. Damit gibt es nur ein sinnvolles Kriterium für den richtigen Aufbau: Sie muss den internen Arbeitsprozessen und Bedürfnissen der Personalabteilung gerecht werden und ihrer Praxis entsprechen. Zu den Informationen, die nicht in der Personalakte aufbewahrt oder gespeichert werden dürfen, gibt es jedoch Vorschriften. Dazu gehören beispielsweise Listen mit Krankheitsgründen und die Unterlagen eines Betriebsarztes (etwa der Befundbogen). Diese dürfen wegen der ärztlichen Schweigepflicht nicht in der Personalakte aufbewahrt werden.

Wie funktioniert Datenschutz
und digitale Personalakte?

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, die Personalakte vor der Einsicht durch unbefugte Dritte zu schützen. Verwalten Sie die Personalakte elektronisch, müssen die Server, auf denen Sie die Dokumente speichern, den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Mit unseren technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen ist die digitale Personalakte von forcont datenschutzkonform. Und wir lassen Sie nicht alleine, gibt es gesetzliche Änderungen oder geänderte Rahmenbedingungen, informieren wir Sie über unseren Newsletter. Damit bleiben Sie immer auf den aktuellsten Stand.

EVENTS UND WEBINARE!

Besuchen Sie uns auf einer unserer Veranstaltungen, vor Ort oder virtuell. Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.

WEBINARE // EVENTS

digitale Personalakte - News
09.12.2020
Digitale Personalakte und HR-Prozesse: Von der digitalen Basis bis zur Kür
digitale Personalakte - News
15.12.2020
Digitale Personalakte und HR-Prozesse: Von der digitalen Basis bis zur Kür

Digitale Personalakte – Erweitern Sie Ihre Möglichkeiten.

digitale Personalakte - Self Service

Self Service

Der forpeople Self Service verkürzt Kommunikationswege zwischen Personalsachbearbeitern, Managern und Mitarbeitern und beschleunigt Prozesse im Personalmanagement.

digitale Personalakte - Vertragserstellung

Vertragserstellung

Die automatisierte Vertragserstellung vereinfacht das Erstellen weitestgehend standardisierter Anstellungsverträge sowie weiterer Vertragsdokumente zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

digitale Personalakte - Arbeitgeberakte

Arbeitgeberakte

Mit der digitalen Arbeitgeberakte können Personalverantwortliche sämtliche HR-Dokumente, die nicht in die Personalakte gehören, effizient und datenschutzkonform verwalten.

digitale Personalakte - Sanktionslistenprüfung

Sanktionslistenprüfung

Die Sanktionslistenprüfung unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der Antiterrorismusverordnungen. Prüfdaten werden gegen Sanktionslisten abgeglichen, die Vorgänge protokolliert und archiviert.

digitale Personalakte - Dokumenterstellung

Dokumenterstellung

Diese Zusatzfunktion befähigt Sie, Ihre Dokumente nicht nur zu verwalten, sondern sogar in der Anwendung selbst zu erstellen.

digitale Personalakte - Aufabenverwaltung

Aufgabenverwaltung

Mit der Aufgabenverwaltung können Sie Aufgaben direkt in der Anwendung organisieren, koordinieren, überwachen und protokollieren.

digitale Personalakte - Zusatzfelder

Zusatzfelder

Dank Zusatzfelder legen Sie die Kriterien Ihrer Akten selbst fest, fügen neue hinzu oder benennen diese einfach um.

digitale Personalakte - Office Integration

Office Integration

Office Integration ermöglicht Ihnen, Ihre in Microsoft Office erstellten Dokumente mit nur einem Klick in forpeople zu speichern und dort zu verwalten.

Referenzen

Über 400 Kunden hat forcont bereits auf ihrem Weg in die digitale Transformation begleitet. Entdecken Sie unsere Kundenbeispiele.

Digitale Personalakte –
Vorteile auf einen Blick.

  • Zentrale Ablage mit Webzugriff, auch bei verteilten Organisationen
  • Schnelle Auskunftsfähigkeit und flexible Zugriffssteuerung
  • Automatische Fristenkontrolle und Wiedervorlage
  • Vollständige Akte mit komfortablen Recherchemöglichkeiten
  • Anbindung von Drittsystemen, z. B. SAP HCM, LOGA, PAISY und Datev
  • Berechtigungsvergabe an Unternehmensstruktur anpassbar
  • Löschen von Personalakten nach dem Vier-Augen-Prinzip
  • Bearbeitungsfähigkeit der Akten ist berechtigungsabhängig
  • Virtuelles Durchblättern von Dokumenten ohne Öffnen der Originaldokumente
  • Temporäre Zugriffsrechte für Externe

Digitale Personalakte – Downloads

Know-How für Insider

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