DIGITALES
VERTRAGSMANAGEMENT

Überblick wahren. Entscheidungen treffen.
Risiken reduzieren.

digitale Personalakte - Placeholder

On-Premises oder in der Cloud

Mit unserer Software für Vertragsmanagement überblicken und verwalten Sie Verträge und alle dazugehörigen Informationen ganz einfach an zentraler Stelle. Dabei können Sie Inhalte der digitalen Vertragsakte dank individueller Berechtigungen mit anderen teilen oder vor dem Zugriff Unbefugter schützen. Fristen werden automatisch angezeigt, ebenso wie eine lückenlose Vertragshistorie, die Entscheidungen nachvollziehbar macht.

Das Vertragsmanagement von forcont.

Was ist eine digitale Vertragsakte?

Die digitale Vertragsakte ist die elektronische Form des Vertragsmanagements. Statt in Papierform wird die Betreuung, Pflege und Verwaltung vertraglicher Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer digital vorgenommen. Alle relevanten Dokumente und die damit verbundenen Informationen werden zentralisiert in einer Akte abgelegt mit dem Ziel, unternehmensinterne Prozesse zu optimieren. Möglich wird dies durch die ständige, zentrale Verfügbarkeit aller Akten.

Ein weiterer Vorteil eines digitalen Vertragsmanagements ist die automatische Erinnerung an Termine und Fristen. Dadurch werden vertragliche Laufzeiten eingehalten, Verträge können fristgemäß verlängert oder gekündigt werden und es gehen keine wichtigen Daten verloren.

Wie ist der Aufbau einer digitalen Vertragsakte?

Kern einer jeden Vertragsakte ist eine fest definierte, übersichtliche und optisch einheitliche Grundstruktur, sodass sich jeder Mitarbeiter schnell zurechtfindet – auch in Verträgen, deren Entstehung ein anderer Fachbereich betreute. Durch eindeutige, verpflichtende Workflows werden zudem für jede Akte Kerninformationen erfasst, die durchgängig den Qualitätsanspruch der Vertragsverwaltung sicherstellen.

Dazu gehört die Erfassung externer wie auch interner Vertragspartner sowie der zuständigen Fachbereiche. Hinzu kommen auch das unterschriebene Vertragsdokument sowie weitere Vertragsdaten zur inhaltlichen Klassifikation des Vertragsgegenstands, des Vertragstyps und der Vertraulichkeit. Eine intuitive, nutzerfreundliche und anpassbare Oberfläche sowie eine leistungsfähige Suchfunktion runden eine optimale Lösung ab.

Wie funktioniert Datenschutz und Vertragsmanagement?

Neben einer besseren Übersicht und einer aktiven Risikovermeidung gibt es einen dritten Motivator für ein digitales Vertragsmanagement: die Compliance. Häufig wird deren Entwicklung und Umsetzung von externen Stellen gefordert, etwa von Wirtschaftsprüfern oder Geschäftspartnern mit einem entsprechenden Qualitätsmanagement.

Nur ein digitales Vertragsmanagement kann genau diese Ansprüche befriedigen: die systematische Bearbeitung, Überwachung, Auswertung und Ablage von Vertragsakten. Zusätzlich bietet eine digitale Lösung einen besseren Datenschutz als ein abschließbarer Aktenschrank, da Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt sind sowie Änderungen fortlaufend protokolliert werden.

EVENTS UND WEBINARE!

Besuchen Sie uns auf einer unserer Veranstaltungen, vor Ort oder virtuell. Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.

WEBINARE // EVENTS

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Digitales Vertragsmanagement: Individuelles Webinar

Digitales Vertragsmanagement – Erweitern Sie Ihre Möglichkeiten.

Dokumenterstellung

Diese Zusatzfunktion befähigt Sie, Ihre Dokumente nicht nur zu verwalten, sondern sogar in der Anwendung selbst zu erstellen.

Aufgabenverwaltung

Mit der Aufgabenverwaltung können Sie Aufgaben direkt in der Anwendung organisieren, koordinieren, überwachen und protokollieren.

Zusatzfelder

Dank Zusatzfelder legen Sie die Kriterien Ihrer Akten selbst fest, fügen neue hinzu oder benennen diese einfach um.

Office Integration

Office Integration ermöglicht Ihnen, Ihre in Microsoft Office erstellten Dokumente mit nur einem Klick in forpeople zu speichern und dort zu verwalten.

Referenzen

Über 400 Kunden hat forcont bereits auf ihrem Weg in die digitale Transformation begleitet. Entdecken Sie unsere Kundenbeispiele.

Digitales Vertragsmanagement –
Vorteile auf einen Blick.

  • Permanente Verfügbarkeit aller Verträge für berechtigte Personen
  • Vollständige Vertragsakten mit Dokumenten und Notizen
  • Automatische Überwachung von Fristen und Abhängigkeiten
  • Schnelle Bewertung von Risiken und Geschäftsbeziehungen
  • Umfangreiches Reporting nach eigenen Vorgaben
  • Übersichtliche Darstellung der Vertragsdaten
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen durch Vertragshistorie
  • Kennzeichnung von Vertragsbeziehungen
  • Fristenerinnerung durch E-Mail-Benachrichtigung
  • Vertreterregelung unterstützt pünktliche Aufgabenbearbeitung

Digitales Vertragsmanagement – Downloads

Know-How für Insider

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