Mit Hilfe des Dienstes „Anlagenliste“ in den generischen Objektdiensten (GOS) des SAP kann ein Endanwender zu einem Business Objekt einfach Anlagen erstellen. Er hat die Wahl zwischen Anlagen, Notizen oder externe Dokumenten abzulegen.

Was aus Anwendersicht praktisch und komfortabel ist, kann das Leben der SAP-Administration erschweren. Denn die abgelegten Anlagen werden je nach Ablageart in Tabellen in der SAP-Datenbank gespeichert. Bei regelmäßiger Nutzung durch eine Vielzahl an Nutzern kann die Datenbank in kurzer Zeit schnell stark anwachsen. 

Hintergrund:

Notizen, Anlagen und externe Dokumente (URL) werden im SAP wie SAPoffice Dokumente behandelt. Verwaltet werden SAPofficeDokumente in den Tabellen SOOD und SOFM. Der Inhalt von Anlagen wird seit SAP Release 4.6B über den Knowledge Provider (KPro) verwaltet. Wenn über den KPro kein Archiv angegeben wurde, werden die Inhalte der Anlagen in der Tabelle SOFFCONT1 abgelegt. Die Verwaltungsinformationen zum Auffinden dieser Dokumente werden in der Tabelle SOC3 hinterlegt.

Aufgrund der geringen Größe wird der Inhalt von Notizen und URLs nicht über den KPro verwaltet.

Lösung:

Dem Problem der zu großen Datenbanktabellen kann aus verschiedenen Richtungen entgegengewirkt werden. Eine Möglichkeit ist die Reorganisation der SAPoffice Dokumente, zu diesem Thema wird es einen weiteren Blogbeitrag geben. Eine weitere Möglichkeit ist die Anbindung eines externen Archivs zur Auslagerung der Anlageninhalte der SAP Tabelle SOFFCONT1. Über die Transaktion SKPR08 kann der Dokumentklasse SOFFPHIO eine neue Ablagekategorie zugeordnet werden. Die Ablagekategorie wird über die Transaktion OACT gepflegt. Sobald eine neue Ablagekategorie zugewiesen wurde, legt SAP neue GOS-Anlagen automatisch im Archiv ab, welches hinter der Kategorie eingerichtet wurde. Für bereits abgelegte Anlageninhalte stellt SAP einen Umsetzungsreport zur Verfügung. Dieser verschiebt die bereits abgelegten Inhalte in das Archiv. Siehe hierzu auch die SAP Hinweise 530792, 904711 und 389366.

Eine weitere Möglichkeit ist die Deaktivierung der Option „Anlage anlegen“ des Dienstes Anlagenliste im GOS. Per SAP-Standard kann der Dienst systemweit deaktiviert werden. Auch für ein gezieltes Aktivieren/Deaktivieren bei bestimmten Business Objekten bietet forcont eine Lösung an. Bei dieser kann mittels einer Customizingtabelle gesteuert werden, in welchen Business-Objekten der Menüpunkt (gerne auch andere) verwendet wird.

Weiterführend:

Für eine detaillierte Analyse, welche Fachabteilungen überhaupt Dokumente über den Dienst Anlagenliste ablegen, bietet forcont einen Analysereport. Dieser Report listet Ihnen unter anderem auf, zu welchem Business-Objekt wie viele Anlageninhalte abgelegt worden sind und welche Größe sie in der Tabelle SOFFCONT1 oder dem hinterlegten Archiv ausmachen.

Mit Hilfe der Analyseergebnisse können Sie gezielt Fachabteilungen ansprechen, erfragen warum und welche Anlagen dort angehängt werden. Anschließend können diese Szenarien bewertet und überprüft werden. Denn je nach Dokumenttyp wird vielleicht eine revisionssichere Ablage, Vermeidung von Löschen oder Zugriffsschutz benötigt. Diese Funktionalitäten bietet der Dienst Anlagenliste nur für die Option „Business-Document ablegen“. Hinter dieser Option steckt ArchiveLink mit entsprechendem Berechtigungskonzept auf Dokumentartebene und revisionssicherer Ablage im Archiv.

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