Die Digitalisierung bedeutet mehr Unabhängigkeit – sowohl für die Personalabteilung als auch die Mitarbeiter. Mit einem Employee Self Service (ESS) verwalten letztere selbstständig Daten und Dokumente, die ihr Arbeitsverhältnis betreffen. Davon profitiert auch das HR-Team. Standardanfragen, die viel Zeit fressen, lassen sich weitgehend automatisiert beantworten. Das sorgt für schnellere Routineprozesse und verschafft Personalverantwortlichen mehr Zeit für ihre inhaltlichen Aufgaben: vom Recruiting über die Mitarbeiterentwicklung bis hin zur HR-Strategie. Mit diesem Beitrag geben wir einen Überblick, was ein ESS-Tool leistet, für wen es sich lohnt und worauf es bei der Einführung zu achten gilt. 

Inhalt

• Employee Self Service: Was ist das?
• Welche Vorteile bietet ein Employee Self Service?
• Für wen lohnt sich ein ESS-Tool?
• Welche Funktionen benötigt ein Employee Self Service?
• Datenschutz und Datensicherheit: Was gilt es zu beachten?
• Wie führt man einen Employee Self Service im Unternehmen ein?
• Beispiel: Wie reichen Mitarbeiter eine Krankmeldung ein?
• Wie sensibilisiert man die Mitarbeiter für ein ESS-Tool?

Employee Self Service: Was ist das?

Ein Employee Self Service ist ein digitales Portal, über das die Mitarbeiter und der HR-Bereich Routinevorgänge automatisiert abwickeln können. Das betrifft etwa das Zustellen, Anfordern und Einreichen von Dokumenten wie Gehaltsabrechnungen, Arbeitsbestätigungen oder Krankmeldungen. Auch Führungskräfte können auf diesem Weg mit dem HR-Bereich kommunizieren. Will ein Teamleiter etwa die Personalakte eines Mitarbeiters einsehen, kann er dies unkompliziert über das ESS-Tool beantragen. Der HR-Verantwortliche beantwortet die Anfrage, indem er sie per Knopfdruck genehmigt oder ablehnt. Wenn es um Funktionen speziell für Führungskräfte geht, spricht man auch von Manager Self Service. ESS und MSS sind in der Regel keine separaten Anwendungen, sondern zwei Module derselben Lösung.

Welche Vorteile bietet ein Employee Self Service?

In unserer „HR-Studie“ haben wir festgestellt, dass bislang erst 36 Prozent der Unternehmen ein ESS-Tool nutzen. Andernorts greifen Mitarbeiter für ihre Anliegen zum Telefon oder senden E-Mails an die Personalabteilung. Dabei geht für beide Seiten wertvolle Zeit verloren, insbesondere wenn Komplikationen auftreten: Es kommt zu Rückfragen, der Mitarbeiter hat den falschen HR-Sachbearbeiter angesprochen oder die Person ist gerade nicht erreichbar.

Ein Employee Self Service leistet hier wertvolle Unterstützung, indem er die Vorgänge kanalisiert. Es gibt genau einen Eingangskanal für Routineanfragen. Diese können HR-Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten gesammelt abarbeiten. Darüber hinaus schafft man standardisierte Abläufe.

Insbesondere in Produktions- und Serviceunternehmen kommt ein weiterer Vorteil zum Tragen: Via ESS erreicht die Personalabteilung auch diejenigen mobilen Mitarbeiter, die über keinen Desktop-Arbeitsplatz verfügen. Diese erhalten persönliche Zugangsdaten, mit denen sie sich im Self-Service-Portal registrieren, und sind eingebunden. Alle Mitarbeiter haben somit einen direkten Kontakt zum HR-Team, was die Kommunikation enorm vereinfacht.

Für wen lohnt sich der Einsatz?

Wiederkehrende administrative Abläufe zu standardisieren und zu digitalisieren, lohnt sich für nahezu jedes Unternehmen. Der Markt bietet ESS-Funktionen für Kleinbetriebe über mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen. Unternehmen ab 500 Mitarbeitern nutzen in der Regel bereits ein Human Capital Management-System (HCM). Sie haben die Wahl zwischen einem Employee Self Service-Modul desselben Herstellers und kleineren, spezialisierten Anbietern. Welche Lösung sich am besten eignet, hängt vor allem davon ab, welche Funktionalitäten man fokussieren will. Viele Prozesse, die für einen ESS in Frage kommen hängen mit der Personalakte zusammen. Denn meist begleitet den Prozess ein Dokument oder es entsteht in seinem Verlauf. Um diese Dokumente direkt in der Personalakte ablegen zu können, ist es wichtig, dass sich der ESS mit der bestehenden Aktensoftware integrieren lässt. Falls die Mitarbeiterakten noch nicht digitalisiert sind, empfiehlt es sich, beide Tools vom selben Anbieter zu beziehen. In diesem Fall sollten Unternehmen zunächst die digitale Aktenlösung einführen, und im nächsten Schritt Prozesse per Employee Self Service automatisieren.

Kleinbetriebe, für die sich eine Aktensoftware nicht rentiert, profitieren dennoch vom Self Service-Prinzip – indem sie einzelne Funktionen implementieren. Beispielsweise erhalten die Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen über das Online-Portal des jeweiligen Payroll-Lösungsanbieters. Allein dieses To-do zu automatisieren, entlastet die HR-Verantwortlichen und spart Kosten. Der Aufwand, jeden Monat die Gehaltszettel zu drucken und per Brief zu versenden, entfällt.

Welche Funktionen benötigt ein Employee Self Service?

Die Einsatzmöglichkeiten für ein ESS-Tool sind vielfältig. Typische Prozesse sind beispielsweise:

• Gehaltsabrechnungen herunterladen
• Krankmeldungen einreichen
• Dokumente zur Verfügung stellen, wie Führerscheinkopien, Gesundheitszeugnisse, Verschwiegenheitserklärungen etc.
• Bonuszahlungen anstoßen und freigeben
• Spesen abrechnen
• Digitale Personalakten einsehen
• Mitteilung von Nebentätigkeiten
• Beantragung von Elternzeit

Der Anbieter definiert die Vorgänge gemeinsam mit dem Unternehmen und bildet sie in der Lösung ab. Hierzu benötigt der Employee Self Service folgende Funktionen:

• Workflows einschließlich verschiedener Teilschritte, Freigaben und Vertreterregelungen konfigurieren
• Dokumente erstellen, beispielsweise eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung fotografieren und hochladen
• Benachrichtigungen über neue Vorgänge und Dokumente per E-Mail versenden
• Zugriffs- und Bearbeitungsrechte festlegen
• Mobil auf den ESS zugreifen, zum Beispiel in Form einer Cloud-Lösung mit Log-in über den Webbrowser
• Den ESS via Schnittstelle mit der digitalen Personalakte verknüpfen
• Mit Maßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung Datensicherheit gewährleisten
• Reportings generieren und exportieren

Datenschutz und Datensicherheit: Was gilt es zu beachten?

Im Vergleich zu herkömmlichen Kommunikationswegen minimiert ein Employee Self Service Risiken in Sachen Datenschutz. Das Übertragen und Speichern der Dokumente erfolgt stets verschlüsselt, der Mitarbeiter muss sich authentifizieren. Die Informationen erreichen dank einheitlicher Workflows, die das Unternehmen selbst definiert, immer die richtigen Adressaten – sowohl aufseiten der HR-Abteilung als auch der Mitarbeiter. All das gewährleistet ein Höchstlevel an Sicherheit im Umgang mit den sensiblen personenbezogenen Informationen. Ein mögliches Risiko besteht lediglich in der richtigen Zuordnung des Benutzerzugangs. Davon hängt ab, ob der Mitarbeiter seine eigenen Dokumente erhält und nicht etwa die eines Kollegen. Bei unserem Employee Self Service ist die richtige Zuordnung systemseitig auf Basis der hinterlegten Mitarbeiterdaten sichergestellt.

Des Weiteren müssen Unternehmen ihre IT-Infrastruktur vor Cyberkriminalität schützen. Greifen die Mitarbeiter auch mit privaten Endgeräten auf das ESS-Tool zu, sind entsprechende Sicherheitsmaßnahmen wie die Einrichtung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung empfehlenswert. Außerdem gilt es, die Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie den ESS Compliance-konform nutzen.

Wie führt man einen Employee Self Service im Unternehmen ein?

Unternehmen sollten sich nicht zu viel auf einmal vornehmen. Anstatt sofort alle denkbaren Funktionen zu realisieren, ist es sinnvoll, zunächst nur ein bis zwei Vorgänge mit dem ESS abzubilden. Denn anders als bei Softwarelösungen für Fachanwender ist die Zielgruppe eines Employee Self Service die gesamte Belegschaft. Während eine digitale Personalakte von den Anwendern – dem HR-Team – selbst eingeführt wird, haben die Mitarbeiter erst einmal keinen Bezug zum ESS-Tool. Somit steht und fällt der erfolgreiche Rollout mit mehreren Faktoren. Entscheidend ist die Funktionsfähigkeit: Die Workflows müssen nicht nur technisch einwandfrei laufen, sondern auch benutzerfreundlich sein. Das heißt, die Prozesse sind logisch aufgebaut und das System führt die Anwender klar durch die einzelnen Schritte, ohne dass Ungereimtheiten oder Fehler auftreten. Die Prozesse sorgfältig zu konzipieren und intensiv zu testen, ist das A und O. Dabei hilft es, wenn man sich immer wieder die Anwenderperspektive vergegenwärtigt. Jeder Nutzer soll das Tool einfach bedienen können – egal, ob er digitalaffin ist oder nicht.

Beispiel: Wie reichen Mitarbeiter eine Krankmeldung ein?

Bei der Konzeption der Prozesse sind eine Reihe von Details zu klären. Um beispielsweise den Vorgang „Krankmeldung“ im ESS-Tool abzubilden, gilt es folgende Fragen zu beantworten:

• Was muss ein Mitarbeiter tun, um sich krank zu melden? Halten Sie die einzelnen Schritte fest: sich auf dem eigenen PC oder Mobilgerät im Employee Self Service einloggen, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung fotografieren, unter „Krankmeldung einreichen“ das Foto hochladen, den Button „Krankmeldung senden“ betätigen, usw.
• Welche HR-Sachbearbeiter erhalten eine Benachrichtigung über eingereichte Krankmeldungen?
• Was muss der HR-Mitarbeiter tun? Seine To-dos sind zum Beispiel: auf „Bearbeiten“ klicken, die Krankmeldung prüfen, auf „Annehmen“ klicken, damit der Mitarbeiter durch den ESS eine automatisch generierte Bestätigungsmail erhält, die AU-Bescheinigung im führenden HR-System ablegen, etc.
• Wie wird die zuständige Führungskraft informiert, dass und bis wann der Mitarbeiter ausfällt? Muss der Mitarbeiter sie separat benachrichtigen oder läuft dies ebenfalls über den ESS?
• Wie geht der Mitarbeiter vor, um eine Folge-AU-Bescheinigung einzureichen?
• Ist eine Antwortfunktion gewünscht, über die der HR-Sachbearbeiter bei Bedarf Rückfragen an den Mitarbeiter richten kann?

Wie sensibilisiert man die Mitarbeiter für ein ESS-Tool?

Ebenso zentral ist die richtige interne Kommunikation, und zwar von Anfang an. Zunächst sollte das HR-Team den Betriebsrat frühzeitig einbeziehen. Ihn für das Projekt zu gewinnen, ist der erste Schritt, um die Belegschaft vom Nutzen des Employee Self Service zu überzeugen. Die Mitarbeiter holt man am besten mit klaren Botschaften zum richtigen Zeitpunkt an Bord. So entsteht eine Vertrauensbasis, noch bevor die Mitarbeiter sich zum ersten Mal im ESS einloggen. Beispielsweise sorgen Maßnahmen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die viele bereits vom Onlineshopping und -banking kennen, für Datensicherheit. Hier kann man an das Vertraute anknüpfen und den Nutzern erklären, dass ihre persönlichen Daten im ESS-Tool ebenso sicher sind wie im Onlineportal ihrer Bank. Solche Details im Vorfeld klarzustellen, signalisiert, dass das Unternehmen die Interessen der Nutzer ernst nimmt. Außerdem empfiehlt es sich, die Vorteile für die Mitarbeiter in den Fokus zu rücken. Stehen beispielsweise alle Gehaltsabrechnungen jederzeit zum digitalen Abruf bereit, sind fehlende Dokumente beim Ausfüllen der Einkommensteuererklärung passé. Das HR-Team sollte auch stets Raum für Rückfragen geben und Vorbehalte direkt adressieren. Nicht zuletzt vermittelt es Seriosität und erhöht die Akzeptanz, wenn die Lösung im Corporate Design des Unternehmens gestaltet ist. Dies fördert das Vertrauen der Nutzer, über den Employee Self Service guten Gewissens Daten und Dokumente mit der HR-Abteilung teilen zu können.

Fazit

Mitarbeiteranfragen zu bearbeiten, zählt zu den größten Zeitfressern der Personalarbeit, lautet ein weiteres Ergebnis unserer „HR-Studie 2020“. Mit einem Employee Self Service schaffen HR-Abteilungen effiziente, digitale Abläufe. So sparen sie bei der Administration Zeit, die sie für wertschöpfende Aufgaben einsetzen können. Davon profitieren auch die Mitarbeiter, und zwar gleich doppelt: Standardanfragen an das HR-Team lassen sich schneller und einfacher erledigen, und die Personalabteilung kümmert sich verstärkt um Themen wie Mitarbeiterentwicklung, Unternehmenskultur und Unterstützung der Führungskräfte.