Die Business Lounge hilft vorrangig bei der Organisation verteilt arbeitender Teams.
Nach heutigem Sprachgebrauch fällt dies in die Kategorie „Collaboration“. Praktisch heißt das in der Business Lounge: Eine Person eröffnet einen virtuellen Raum, um an einem Projekt mit beliebig vielen Personen zu arbeiten. Mehr als ein Internetzugang und eine E-Mail-Adresse wird nicht benötigt, um aufgabenbezogene Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen und Dokumente zu verwalten.
Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie professionelles Dokumentenmanagement mithilfe elektronischer Akten in der Business Lounge erfolgen kann und welches Potenzial in der integrierten Bibliothek steckt.
Professionelles Dokumentenmanagement in der Bibliothek
Dokumente, welche auch außerhalb des virtuellen Projektraums von Bedeutung sind, finden Platz in der Bibliothek – Ein mächtiges, zentrales Ablagesystem für Dokumente und Akten aller Art.
Und genau hier steckt noch viel Potenzial, denn hinter der Bibliothek verbirgt sich ein einfach zu handhabendes DMS. Eine aufwändige Projektierung nach Pflichtenheft entfällt, da alle beschriebenen Eigenschaften in der Standardlösung verfügbar sind. Vielfältige Einsatzzwecke sind möglich, z.B. als Aktenlösung für Qualitätsmanagement, juristische Vorgänge, Produktentwicklung, Corporate Memory.
Dokumente und Akten
Neben einzelnen Dokumenten kann die Bibliothek auch Akten verwalten. Akten sind dabei eine Sammlung von Dokumenten, die in einer eigenen Ordnerstruktur innerhalb der Akte abgelegt sind. Jede Akte hat dabei einen Aktentyp, der beim Anlegen einer Akte bestimmt wird. Abhängig vom Aktentyp kann die Ordnerstruktur innerhalb der Akte bereits vordefiniert werden. Zusätzlich können Wiedervorlagen erstellt werden.
Der Mehrwert der Bibliothek
Dokumente und Akten werden in der Bibliothek „als Ganzes“ verwaltet, d.h.
- Verweise auf Akten können in beliebig viele Ordner oder virtuelle Räume gelegt werden. Die Akte ist dabei physisch nur einmal vorhanden.
- Akten können in die Favoritenliste aufgenommen werden. So sind die wichtigsten Akten immer schnell verfügbar, ohne sie erst über die Suchfunktion oder die Ordnerstruktur suchen zu müssen.
- Wiedervorlagen für Akten sind möglich. Diese werden im persönlichen Kalender eingetragen, welcher auch über das ICS-Format in Outlook integrierbar ist. Zusätzlich erfolgt eine Benachrichtigung per E-Mail.
Einfache Ordnerberechtigungen
Jeder Ordner in der Bibliothek hat einen Verantwortlichen. In der Regel ist es der Anwender, der den Ordner erstellt hat. Dieser Verantwortliche kann festlegen, wer auf den Ordner Zugriff hat:
Fazit
Wer „out of the box“ eine einfach zu bedienende Aktenlösung benötigt, ist mit der Business Lounge sehr gut bedient. Die Anwender können praktisch ohne Implementierungsaufwand starten, ihre Dokumente und Akten digital zu organisieren.
