Die Vorgeschichte

Eine Mitarbeiterin in Berlin benötigt dringend eine Arbeitsbescheinigung, andere sollen zum jährlichen Mitarbeitergespräch geladen werden und ein weiterer am Standort Frankfurt erwartet eine Bewilligung zur Teilnahme an einem Workshop.

All diese Dinge liegen auf dem Schreibtisch der Personalreferentin Jane Doe. In allen drei Fällen muss ein Schreiben verfasst und den betreffenden MitarbeiterInnen übermittelt werden. Die notwendigen Adressen sowie weitere Personaldaten findet Jane Doe in den elektronischen Personalakten und für die Schreiben gibt es Wordvorlagen.

Also alles kein Problem im weitgehend ‚papierlosen‘ Büro. Es kostet nur ein wenig Fleiß, Konzentration und Zeit. Womöglich von allem ein wenig mehr, weil Jane Doe zwischendurch noch einen Anruf entgegennimmt, um einem weiteren Mitarbeiter mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Das ist – ganz allgemein gesagt – auch ihre eigentliche Aufgabe: um die MitarbeiterInnen kümmern.

Den Papierkram sollen ihr smarte Hilfsmittel wie die elektronische Personalakte, soweit es geht, abnehmen. Warum also sollte die Erstellung der oben aufgezählten Dokumente nicht viel einfacher und effizienter von der Hand gehen?

• Die Personalakten kennen alle nötigen Adressen.
• Sie kennen unter Umständen die E-Mail-Adressen.
• Sie wissen, von wann bis wann ein Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt ist.
• Und sie wissen noch weitere nützliche Dinge.
• Die Wordvorlagen für solche Dokumente gibt es auch schon.

Und nun?

Die Lösung: die neue Dokumenterstellung

Mit dem Modul „Dokumenterstellung“ in der elektronischen Personalakte wird Jane Doe zukünftig folgendermaßen vorgehen können:

Sie öffnet einfach eine Personalakte und möchte für diese Mitarbeiterin eine Arbeitsbescheinigung erstellen.

Dann wird sie nur noch wenige Platzhalter im Dokument manuell ausfüllen. Adresse, Datum u.v.m. sind automatisch ausgefüllt. Unter dem Text steht auch schon der Name der Personalleiterin und daneben der von Jane Doe, neben dem sie gleich unterschreiben wird.

Schließlich bleiben nur noch zwei Klicks, damit das Dokument anschließend zum Drucken geöffnet und ebenfalls digital in der Akte der Mitarbeiterin abgelegt wird. Nach wenigen Minuten sind alle Dokumente verlässlich ausgefüllt, ausgedruckt und unterschrieben, oder auch wahlweise gleich per Mail an die Empfänger versandt.

So oder so, Jane Doe muss sich nun weniger mit Papierkram beschäftigen und hat mehr Zeit für MitarbeiterInnen – ihre Kunden.