Wer über ein DMS oder eine eAkte nachdenkt, hat in den meisten Fällen die Verwaltung von Daten und Informationen im Fokus. Weniger beachtet bleibt jedoch das Management der unzähligen Dokumentvorlagen und Formulare für die schnelle Erstellung von Dokumenten. ECM-Anbieter berufen sich bzgl. dieser Anforderung gern auf den Einsatz von Word oder SAP. Doch Word und SAP lösen oft nicht die eigentlichen Probleme, wie bspw. die aufwändige Pflege und die zur Verfügung-Stellung von Dokumentvorlagen und Formularen.

Dokumenterstellungs- und Formular-Management
Bestandteil Ihres DMS?

Wie kann man nun sichergehen, ob der präferierter ECM-Anbieter den gewünschten Nutzen bzgl. des Dokumentvorlagen- und Formular-Managements bietet?
Im ersten Schritt sind Antworten auf folgende Fragen hilfreich:

• Wer erstellt neue und pflegt vorhandene Dokumentvorlagen und stellt sicher, dass unternehmensweit die Korrespondenz einem einheitlichen Erscheinungsbild folgt?
• Besteht der von mir erwartete Hauptnutzen lediglich darin, Dokumente und Informationen in einem geordneten und optisch ansprechenden IT-System abzulegen? Oder erwarte ich darüber hinaus Komfortfunktionen, wie zum Beispiel interaktive Dialoge die den Entstehungsprozess eines Arbeitsvertrages oder Angebots unterstützen?
• Auf welche Weise gelangen Daten und Informationen aus verschiedenen operativen IT-Systemen und Datenquellen in ein vor mir zu erstellendes Dokument?
• Aus den Antworten ergeben sich noch gezieltere Fragen an die präferierten ECM-Anbieter. Die Antworten offenbaren schnell, welcher ECM-Anbieter nicht ausschließlich Daten und Informationen verwaltet, sondern diese auch auf einfache und komfortable Weise anwendbar macht.

Die Beantwortung der vorangegangenen Fragen bildet die Grundlage für die Zusammenarbeit der E&E information consultants AG mit forcont. Im Ergebnis steht die nahtlose Einbindung der Escriba Document Services in die DMS-Lösungen von forcont. Wer nach mehr als einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement verlangt, sollte bei der Auswahl seines ECM Anbieters genauer hinsehen.

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