Dokumente effizienter managen: forcont erweitert seine ECM-Anwendungen

Dokumente effizienter managen: forcont erweitert seine ECM-Anwendungen

Neue Komponenten “Dokumenterstellung” und “Zusatzfelder”

Die forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management spezialisiertes Softwarehaus mit Hauptsitz in Leipzig (www.forcont.de), hat ihre dokumentenzentrierten Applikationen um zwei Features erweitert: Die neuen Komponenten “Dokumenterstellung” und “Zusatzfelder” sind ab sofort für die Anwendungsprodukte Personalakte, Vertragsmanagement und Business Lounge sowie für diverse Individuallösungen auf Basis der Software forcont factory FX erhältlich. Die integrierte Dokumenterstellung bietet Nutzern eine deutliche Arbeitserleichterung. Damit können Dokumente nun direkt in der Anwendung generiert werden. Die Zusatzfelder ermöglichen Unternehmen eine flexible Anpassung der Typisierung ihrer Dokumente an die eigenen, spezifischen Bedürfnisse.

Beschleunigte Arbeitsprozesse, minimierte Fehlerquoten

Dank integrierter Dokumenterstellung kann der Nutzer direkt in seiner ECM-Anwendung eine Word-Vorlage öffnen, automatisch befüllen und als Dokument weiterleiten bzw. ablegen. Auf diese Weise entfällt ein ganzer Arbeitsschritt: Anstatt zuerst eine Datei nebenbei zu erstellen und diese dann in der Anwendung als Dokument anzulegen, wird das Dokument direkt im eigentlichen Arbeitsprozess erzeugt. Das beschleunigt den Vorgang, verringert die Fehleranfälligkeit und sorgt nicht zuletzt für eine höhere CI-Konformität der Dokumente.

Verwaltet ein Unternehmen etwa seine Mitarbeiterakten mit der Personalakte von forcont, kann die Personalabteilung direkt aus der elektronischen Akte heraus zum Beispiel eine Arbeitsbestätigung erstellen. Dabei füllt die Anwendung die jeweiligen Platzhalter aus der Word-Vorlage – Name des Mitarbeiters, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Personalnummer etc. – automatisch aus. Der Nutzer legt die Arbeitsbestätigung als Dokument in der Personalakte an und kann sie über diese direkt an den betreffenden Mitarbeiter versenden.

Vereinfachte Dokumentenverwaltung

Mit dem neuen Feature “Zusatzfelder” lassen sich die Standardfelder, mit denen der Nutzer ein Dokument beim Anlegen klassifiziert, bei Bedarf um weitere, kundenspezifische Felder ergänzen. So werden mehr relevante Dokumenteigenschaften standardisiert erfasst, was die Verwaltung der Dokumente nach Kategorien ebenso wie die Suche erheblich vereinfacht. Mit den Zusatzfeldern können sämtliche Anwendungen von forcont an die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Beispielsweise können Nutzer des digitalen Vertragsmanagements die Klassifizierung ihrer Verträge dadurch verfeinern, dass sie bei Verträgen des Typs “Mietvertrag” zusätzliche Pflichtfelder für die Adresse des betreffenden Mietobjekts einrichten.

Über forcont

Die forcont business technology gmbh (www.forcont.de) ist ein auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisiertes Softwarehaus mit Hauptsitz in Leipzig und einer Geschäftsstelle in Berlin. Das 1990 als IXOS Anwendungs-Software GmbH gegründete Unternehmen bietet standardisierte Anwendungsprodukte und individuelle Projektlösungen zur Steuerung dokumentenlastiger Geschäftsprozesse – alternativ auch als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud. Die technologische Basis ist die Software forcont factory. forcont leistet zudem den kompletten Service im ECM-Umfeld von SAP. Zu den mehr als 200 Kunden zählen so namhafte Unternehmen und Einrichtungen wie ALBA Group plc & Co. KG, Deutsche Solar GmbH, Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR), GASAG Berliner Gaswerke AG, Radeberger Gruppe KG, Total Deutschland GmbH und TRW Airbag Systems GmbH.

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