Digitalisierung ist nach wie vor eines der Top strategischen Themen in Unternehmen. Dabei birgt Digitalisierung neben den Möglichkeiten auch Herausforderungen und erhöht zunächst die Komplexität von Geschäftsprozessen. TCG Process GmbH und die forcont business technology gmbh sind zwei Spezialisten für Digitalisierung und kombinieren ihre Lösungen, um Kunden eine ganzheitliche und zukunftsfähige Lösung für digitale Geschäftsprozesse bieten zu können.

Blicken wir fünf bis zehn Jahre zurück, bestand die Herausforderung für viele darin, analoge Informationen im Papierformat in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. Im Vordergrund stand dabei meist das Scannen und die Texterkennung mittels OCR. Das ist auch heute noch der Alltag in vielen Unternehmen. Meist jedoch nur ein (kleiner) Teil neben einer immer größeren Vielzahl an weiteren Dokumentformaten wie PDF, Word, elektronische Formate und Eingangskanälen wie E-Mail, Mobile Devices oder Webportale. Digitalisierung bedeutet inzwischen mehr als Papierdokumente zu scannen. Es bedeutet vielmehr, effizient miteinander arbeiten, Informationen austauschen und Prozesse in digitalen Umgebungen zu Leben.

Digitalisierung – Neue Anforderungen und steigende Komplexität

Immer mehr Informationen aus unterschiedlichen Kanälen und Applikationen gehen in Unternehmen ein und müssen zügig in den jeweiligen Geschäftsprozessen verarbeitet werden. Prozesse – das ist es doch eigentlich, worum es heute geht. Prozesse und Arbeitsabläufe in Unternehmen, die über viele Jahre gewachsen sind. Einige dieser Prozesse sind vielleicht schon digital, vielleicht die Personalakte, Rechnungsverarbeitung, oder die Auftragsbearbeitung um hier nur ein paar Beispiele zu nennen.

Gleichzeitig verändert sich unsere Arbeitsumgebung und damit unsere Arbeitsprozesse laufend weiter. Die Pandemie und dadurch angestiegene Anzahl von Heimarbeitsplätzen ist nur ein Beispiel von vielen.  Die vielen Lockdowns haben uns – teilweise über Nacht – gelehrt, dass wir technologisch in der Lage sind, von nahezu jedem Ort aus arbeiten zu können. Auf der einen Seite ist das super, weil man viel flexibler ist, und die Umwelt dankt es uns, dass wir das Auto weniger benutzen. Aber sind wir dadurch wirklich flexibler? Vermutlich nicht in allen Bereichen. Denn die Effizienz der internen Abläufe werden dadurch nicht besser. Im Gegenteil, die Komplexität der Abläufe und Prozesse steigt. Gerade für die virtuelle Zusammenarbeit zwischen Menschen sind lückenlose Prozesse und die direkte Verfügbarkeit entscheidungsrelevanter Daten für alle Involvierten Parteien unerlässlich.

End-to-End Prozessautomatisierung

DMS Systeme sind der erste Schritt zur digitalen Ablage und Verwaltung von Dokumenten. Die Dokumente liegen digital vor, können von überall eingesehen und in Workflows genutzt werden. Stellt sich aber immer noch die Frage:

Wie landen die Dokumente im richtigen System? Enterprise Process Automation (EPA) Plattformen wie DocProStar bieten hier die richtige Lösung für jeden Anwendungsfall.  Informationen werden im besten Fall sofort beim Eintreffen ins Unternehmen digitalisiert. Dabei liegt der Fokus auf der ganzheitlichen Digitalisierung der Prozesse und Verarbeitungsschritte, die das Dokument auf seinem Weg durch das Unternehmen durchlaufen muss.

Die eingehenden Dokumente werden klassifiziert und an die richtige Stelle im Unternehmen weiterleiten. Darüber hinaus können automatisiert die richtigen Fachdaten mithilfe von Bots extrahiert und direkt ans nachfolgende System übergeben werden. Neben klassischer Technologien und Methoden wie OCR und regelbasierter Verarbeitung kommen bei der Prozessgestaltung auch moderne KI-Methoden wie Machine Learning und Deep Learning zum Einsatz. Die vollautomatische Verarbeitung spart Zeit und die Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Nur in Ausnahmefällen ist eine Interaktion und manuelle Korrektur oder Freigabe durch Menschen erforderlich, und dank intuitiver Benutzeroberfläche schnell erledigt.

Alles aus einer Hand – Partnerschaft von forcont und TCG für ganzheitliche Digitalisierung

Hört sich nach einer guten Idee an, wie ich finde. Wenn da nicht die verschiedenen Systeme in Unternehmen wären – jedes für sich ist wichtig aber irgendwie laufen diese Systeme autark nebeneinander her.

Um dieser Herausforderung zu begegnen, ermöglicht die DocProStar-Plattform die Modellierung Neuer sowie die Zusammenführung und Kombiniermöglichkeit von bestehenden Prozessen auf Basis von BPMN 2.0. DocProStar verfügt außerdem über offene Schnittstellen, um Systeme und Prozesse miteinander zu verbinden.

Die Systeme von TCG und forcont werden über die offene Schnittstellenarchitektur nahtlos integriert und ergänzen sich ideal um unterschiedlichste Anwendungsfälle abzubilden. Gemeinsam ist eine vollständige Digitale Verarbeitung und Verwaltung von Personalakten , Eingangsrechnungen oder auch des gesamten Posteingangs möglich – von der Erfassung (TCG) bis zur Verarbeitung und Archivierung im DMS (forcont).

Gemeinsam möchten wir Sie über die Möglichkeiten der DocProStar Plattform in Verbindung mit dem umfangreichen DMS-Portfolio von forcont informieren. Wir laden Sie zu unserem virtuellen Vortrag am 01.09.2022 ein. Melden Sie sich jetzt an und erfahren Sie mehr über unsere Anwendungen. Wir helfen Ihnen auf Ihrem Weg zum durchwegs digitalen Unternehmen mit End-to-End Prozessautomatisierung.

Sascha Velte startet seine Karriere 1993 bei dem damals weltweit größten unabhängigen Dienstleister und Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen (IKON Office Solutions) und fokussiert sich seit 2008 auf das Partner Management bei Software Herstellern für Document Capture, Workflow- und Prozessautomatisierung. Seit April 2021 ist Sascha Velte als Partner Sales Manager bei TCG Process GmbH beschäftigt und ist für den Auf- und Ausbau der Channel Partnerlandschaft in Deutschland verantwortlich.