Im ersten Teil unseres Interviews mit Herrn Grundmann von der Rhenus Office Systems haben wir schon viel über ihn und die Digitalisierung von Akten erfahren können. Jetzt im zweiten Teil gehen wir mehr in die Praxis, und Herr Grundmann verrät einige Best Practice Tipps und Erfahrungen aus vorherigen Projekten.

Die Erstberatung – Was ist beim Start eines Digitalisierungsprojektes wichtig?

Tanja Dörfer – forcont
Lieber Herr Grundmann, ich begebe mich jetzt in die Position eines Personalsachbearbeiters oder eines Projektleiters und stehe vielleicht schon mit den Softwareanbietern oder mit der forcont in Verbindung. Es geht um die Einführung der digitalen Personalakte und die Damen und Herren dort im Vertrieb sagen, holen Sie den Scandienstleister frühzeitig mit ins Boot. Mit welchen Informationen muss denn der Kunde erst einmal auf Sie zukommen, damit Sie in der Lage sind, dem Kunden auf der einen Seite zu beraten und auf der anderen Seite natürlich auch irgendwann ein Angebot erstellen zu können.

Jörg Grundmann – Rhenus
Um über die Wahl des besten Verfahrens zu entscheiden oder erst einmal so eine Schublade zu öffnen, haben wir unser Sondierungsgespräch. Dort wird unter anderem auch die Wahl des Standortes oder der Standorte besprochen. Außerdem geben wir natürlich auch noch wichtige Anhaltspunkte und Erfahrungswerte, welche Dokumente in den Akten wichtig sind oder wie wir als Rhenus arbeiten sollen. Dies entwickeln wir dann mit dem Kunden zusammen und erstellen daraus anschließend ein Angebot.

Wie groß ist so eine Akte im Durchschnitt?

Jörg Grundmann – Rhenus
Im Schnitt sind es ca. 100 Blatt pro Akte. Das kann aber stark abweichen. Einige kommen auch ohne Gehaltsabrechnungen schnell auf 300 Blatt pro Akte. Das hängt natürlich auch vom Alter des Unternehmens und der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters ab.

Wie startet jetzt so ein Digitalisierungsprojekt?

Jörg Grundmann – Rhenus
So ein Projekt beginnt immer mit einem Kick-off-Workshop, den der Betrieb mit uns macht. Hier sitzen dann unsere erfahrenen Mitarbeiter, also die, die dann das Projekt auch umsetzen, mit den Projektverantwortlichen beim Kunden zusammen. Wir schauen vorher, wie der sogenannte Aktenplan, das ist die Übersicht und die Bezeichnung der einzelnen Dokumente in der Struktur bzw. der Register und in der Regel auch der Hersteller der digitalen Akte, wie z.B. forpeople zusammen erstellt werden kann. Danach kommen wir zu dem Workshopteil, in dem wir 3 bis 5 originale Akten anschauen. Hier prüfen wir exemplarisch diese Dokumente gegen unseren Aktenplan.

Dies ist für unsere Kunden wichtig, da es quasi unsere Wasserdichtigkeitsprüfung ist, ob das Konzept so passt. Oder ob wir noch kleine Korrekturen vornehmen müssen, weil z.B. eine Dokumentenklasse fehlt oder weil vielleicht doch zu komplex aufgeteilt wurde. Wir als Dienstleister helfen natürlich mit, diese Aktenstrukturen möglichst schlank und effizient zu gestalten.

Dadurch lernen wir auch viel über die individuelle Dokumentenstruktur des Betriebes. In der Regel sind die Dokumente aller Unternehmen zu 70% identisch und 30% sind halt ganz eigene.

Zusätzlich behandeln wir auch die analogen Themen wie z.B. Klebenotizen auf Akten usw. All das wird im Workshop besprochen und in einer Prozessbeschreibung schriftlich fixiert. Diese ist dann auch Vertragsbestandteil. So kann sich jeder Vertragspartner sicher sein, was denn überhaupt besprochen wurde.

Wie gehen Sie denn genau mit solchen Klebezetteln auf Akten um?

Jörg Grundmann – Rhenus
In den Vorgesprächen wird meistens gesagt: „Ach, den schmeißen wir weg.“ In den Workshops stellt sich dann aber häufig heraus, dass da doch wichtige und relevante Informationen drauf stehen. Deshalb ist es nur wichtig, dass man beschreibt, wie damit verfahren werden soll.

Und wie sieht es mit den Klammern aus?

Jörg Grundmann – Rhenus
Entklammern braucht der Kunde in der Regel nicht. Das machen wir alles selber und wäre sogar für den Zuordnungsprozess eher hinderlich. Denn wenn an einem Arbeitsvertrag weitere Dokumente angeheftet sind, schließen wir so aus dem Kontext, dass sie auch irgendwie zusammen gehören.

Wie kommen die Akten jetzt zur Rhenus?

Jörg Grundmann – Rhenus
Wir transportieren fast immer die Akten selber. Unsere Fahrzeuge haben spezielle Metall-Container, damit wir auch datenschutzkonform und sicher transportieren können. Zusätzlich führen wir  auch schon eine Vollständigkeitsprüfung vor Ort durch. In der Regel bekommen wir vom Kunden Mitarbeiterlisten und prüfen diese dann gegen. Denn es passiert doch hin und wieder, dass ein paar Akten in irgendwelchen Rollcontainern der Mitarbeiter noch schlummern und nicht abgelegt sind.

Die Akten sind jetzt bei Rhenus. Wie geht es weiter?

Jörg Grundmann – Rhenus
Bei uns angekommen, werden die Akten eingangs nochmal erfasst. Bedeutet, sie bekommen auf den Deckel einen Barcode und werden einem Datensatz hinzugefügt. Dieser verrät uns dann permanent den Standort der Akte im Lager. So wissen wir immer, wo sich die Akte gerade befindet. Das ist insbesondere wichtig, wenn der Personaler doch schnell an irgendwelche Dokumente im Tagesgeschäft kommen muss. Über unseren User-Helpdesk kann man innerhalb eines Arbeitstages die gewünschte Akte in digitaler Form zusätzlich anfordern.

Danach werden die Akten für das Scannen fertig gemacht. Sprich, entklammern, entheften, vielleicht noch einmal Seiten glatt ziehen, Risse reparieren oder die individuellen Kundenwünsche umsetzen. Einige Kunden wollen z.B. nicht die AU`s mit gescannt haben oder wie schon angesprochen, gibt es eine Sonderbehandlung mit vorhandenen Klebezetteln.

Der nächste Schritt ist dann das Anbringen von weiteren Barcodes für die Dokumententrennung. So weiß dann der Scanner, hier beginnt jetzt ein neues Dokument. Dann werden diverse Stapel gemacht, die dann auf die verschiedenen Scan-Straßen geschickt werden.

Und was davon macht jetzt eine Maschine und was ein Mensch?

Jörg Grundmann – Rhenus
Die Vorbereitung machen tatsächlich Menschen, keine Roboter. Software-Maschinen kommen natürlich jetzt bei dem Themenfeld Erkennung des Dokumententyps zum Tragen. Sie müssen sich vorstellen, wie herausfordernd das in so einer Akte ist, ein Dokument einem bestimmten Dokumententyp zuzuordnen. Häufig sind Personalakten wie ein kleines Sammelalbum. Da sind neben den klassischen Dokumenten auch E-Mails hintereinander abgelegt. Wir haben aber eine Software im Einsatz, die macht Vorschläge zu den gescannten Dokumenten und wird dann zu 100% von speziellen, geschulten Mitarbeitern überprüft und ggf. die Klassifizierung angepasst.

Zusätzlich wird auch bei der Dokumentenerkennung das für die Aufbewahrungsfrist relevante Datum mit erfasst. Das ist oft sehr komplex, da das Erstellungsdatum häufig nur handschriftlich auf dem Dokument und immer an einer anderen Stelle vorhanden ist. Bei einem Vertrag ist es beispielweise immer das jüngste Datum auf dem Dokument. Das muss man erst einmal suchen. Das ist schon ein erheblicher Aufwand, den unsere Mitarbeiter da betreiben müssen.

Jetzt ist alles gescannt. Was passiert dann mit den digitalen und mit den Altakten?

Jörg Grundmann – Rhenus
Die digitalen Akten liegen bei uns im Rechenzentrum und werden dort von uns noch an die Ziel-Software angepasst. Also im Fall, der Kunde will forpeople einsetzen, machen wir die Dokumente also „forpeople ready“, damit diese dann ordnungsgemäß importiert werden können. Jede Software hat allerdings andere Parameter und Stellschrauben. Dann stellen wir die Dokumente per SFTP unseren Kunden zum Download zur Verfügung. In der Regel vereinbaren wir  vorab einen fixen Zeitpunkt für einzelne Pakete. Beispielsweise erhalten Sie dann jeden Freitag 15:00 Uhr das aktuelle Paket der abgelaufenen Woche zur Abholung.

Wie mit den Altakten bzw. den Papierakten dann verfahren wird, ist immer eine ganz spannende Frage, wo gerne viele mitdiskutieren wollen. Die einen sagen, dass man ja nicht alle vernichten kann, insbesondere die Dinge, die einen urkundlichen Charakter haben. Diese werden dann in der Regel behalten. Der Kunde teilt uns  also die Dokumenttypen mit, die er  gerne im Original wieder zurück hätte. Nach unserer Erfahrung sind das meistens so 5 – 6 Dokumententypen. Die restlichen Dokumente werden von uns bzw. der Rhenus Data Office vernichtet. Dazu gibt es aber auch eine Urkunde oder wir bieten die Möglichkeit, die Altakten für ein weiteres Jahr bei uns einzulagern. So hat man nach 12 Monaten auch eine gute Entscheidungsgrundlage, ob man in der Zeit überhaupt noch an die Papierakte musste.

Thema Mitarbeiter mitnehmen. Hilft es in so einem Projekt auch die Mitarbeiter aus der Personalabteilung direkt mitzunehmen?

Jörg Grundmann – Rhenus
Jedes Digitalisierungsprojekt steht und fällt mit der Akzeptanz im Unternehmen. Also der Leute, die damit arbeiten müssen. Das ist ganz klar. Bis wir komplett alle Akten scannen, führen wir erst einmal eine Musterverarbeitung von ca. 10 Akten durch, welche wir dem Kunden vorstellen. Erst wenn der Kunde mit der Scan-Qualität zufrieden ist, geht es in die Massenproduktion. Und genau hier empfehlen wir auch die Mitarbeiter zu involvieren, die später täglich mit den Akten arbeiten müssen.

Gibt es sonst noch wichtige Fragen, die häufig von Kunden gestellt werden? Oder was gibt es noch zu beachten?

Jörg Grundmann – Rhenus
Eine Frage, die noch heute häufig kommt, ist die der Vorarbeit. Also soll ich jetzt vorab schon Dokumente aussortieren oder die Akten verdünnen? Natürlich kann man das vorab schon machen und spart sich dadurch auch ein paar Kosten. Allerdings können wir das natürlich auch viel simpler und schneller nach der Digitalisierung anhand der Dokumenttypen bzw. der nicht vorhanden Dokumenttypen über die Software automatisch machen.

Zusätzlich haben wir häufig diese kleinen Klemmreiter auf den Akten. Diese sollten vor dem Transport einmal kontrolliert werden, damit sie nicht auf dem Weg abfallen. Das macht dann sonst die Zuordnung wieder schwieriger.

Tanja Dörfer – forcont
Lieber Herr Grundmann, vielen Dank für die spannenden Einsichten in den Digitalisierungsprozess von Personalakten.

Wenn Sie noch Fragen zu dem Thema haben oder gerade auf der Suche nach einem Scandienstleister sind, lassen sie es uns gerne wissen. Noch mehr Beiträge, Videos und Themen zum forpeople day finden sie auf unserer Themen-Seite.