Digitalisierung von Akten at its Best -Jörg Grundmann von Rhenus im Interview

Im Zuge unseres forpeople days hatten wir die Möglichkeit, mit Herrn Grundmann von Rhenus Office Systems zu sprechen. Neben dem organisatorischen Ablauf gab Herr Grundmann auch wichtige Informationen, wie Sie Ihre Aktenberge strukturiert sowie kosteneffizient und sauber digitalisieren können. Im ersten Teil des Interviews lernen wir Herrn Grundmann und die Rhenus etwas genauer kennen und im zweiten Teil verrät Herr Grundmann einige Best Practice Tipps und Erfahrungen aus vorherigen Projekten.

9 schnelle Fragen und 9 schnelle Antworten

Tanja Dörfer – forcont
Herzlich willkommen Herr Grundmann zum Interview hier auf dem forpeople day. Ihr Thema ist Digitalisierung at it`s best bzw. wie kommt das Papier überhaupt in die digitale Akte. Damit wir Sie, Herr Grundmann, erst einmal ein wenig kennenlernen dürfen, hier ein paar schnelle Fragen. Danach geht es auch direkt in die Thematik.

Herr Grundmann, was macht die Rhenus?

Jörg Grundmann – Rhenus
Die meisten kennen Rhenus wahrscheinlich eher aus dem Bereich Logistik. Viele sehen die LKWs mit Rhenus Logos auf den Autobahnen. Wir haben innerhalb der Rhenus  aber tatsächlich eine Einheit, die sich um das Dokumenten- und Informationsmanagement kümmert. Vom Posteingang über die Digitalisierung, Archivierung, Datenvernichtung und Personalgestellung bis hin zu Kundenmanagement-, Cloud- und BPO-Lösungen. Rhenus Office Systems begleitet die physischen und digitalen Informationen der Kunden ganzheitlich und unterstützt sie bei der Umsetzung ihrer digitalen Strategie.

Herr Grundmann, wie lange sind Sie bei der Rhenus und wie viel Erfahrung haben Sie im Bereich Digitalisierung von Akten oder Dokumenten?

Jörg Grundmann – Rhenus
Ich bin jetzt im vierten Jahr und bereits seit über 20 Jahren bei diversen Software-Herstellern im Bereich der Digitalisierung tätig. Bei Rhenus habe ich jetzt weit über 100 Personalprojekte in der Vergangenheit begleitet und auch dort mit Freude dieses Wissen an neue Kunden weitergegeben.

forpeople-day

Wenn es um das Digitalisierungsprojekt geht, mit welcher Abteilung arbeiten Sie am liebsten zusammen?

Jörg Grundmann – Rhenus
Das ist natürlich die Personalabteilung. Und das nicht nur, weil wir heute über die digitale Personalakte sprechen. Man muss hier ein Verständnis für die Kultur des Unternehmens entwickeln – vielleicht auch die Unternehmensgeschichte, die Abläufe kennenlernen bzw. verstehen –um letztendlich die HR-Dokumente zu interpretieren. Das ist sehr wichtig für die Überführung der digitalen Prozesse.

Und welche Abteilung hat Ihrer Meinung nach den höchsten Informationsbedarf im ganzen Projekt?

Jörg Grundmann – Rhenus
Ebenfalls die Personalabteilung. Insbesondere die Person, die im Projekt die Verantwortung trägt. Diese Person hat natürlich Informationsbedarf, weil das meistens über den eigenen Bereich hinausgeht. Da gibt es Themen, die den Datenschutz betreffen, man bekommt IT-Themen auf den Tisch und muss vielleicht auch dem Betriebsrat Rede und Antwort stehen.

Was ist der größte Erfolgsfaktor bei der Digitalisierung?

Jörg Grundmann – Rhenus
Der Erfolgsfaktor ist sicherlich die frühzeitige Planung des ganzen Projektes. Insbesondere die Zuweisung der Verantwortlichkeiten.

Wenn wir schon von Erfolg sprechen, was kann den Erfolg dann hindern? Was ist das größte Hindernis?

Jörg Grundmann – Rhenus
Reden wir lieber vom Stören. Den Erfolg können zu enge Terminpläne stören und besonders wenn diese bzw. die Projektpläne der Dienstleister nicht übereinander gelegt werden. Man sollte ruhig mit allen an einem Tisch sitzen oder besser noch einen gemeinsamen Workshop machen, um sich gezielter abstimmen zu können. Da sieht man dann ganz schnell, ab wann sind die Daten verfügbar, wann kann ich sie ins System einspielen und auch testen.

Rundgang durch forpeople

Welche Frage wird von Kunden oder Kundinnen am häufigsten gestellt?

Jörg Grundmann – Rhenus
Das ist sicherlich der zeitliche Ablauf des ganzen Vorgangs oder ob man nicht schon Dokumente hochladen kann, bevor die Akte überhaupt angelegt ist. In der Regel richtet sich das dann auch an die einzuführende Software, da jeder andere Dinge verlangt. forpeople braucht z.B. zwingend vorher u.a. Schlagwörter, um die Dokumente korrekt zuordnen zu können und viel wichtiger, auch wiederfinden zu können.

Ist die Kategorisierung und die Indizierung also ein wichtiger Faktor?

Jörg Grundmann – Rhenus
Das ist gut, dass Sie das ansprechen. Wir nennen das den Granulierungsgrad. Bedeutet, wie tief soll so eine Akte digitalisiert werden? Theoretisch können wir eine große Datei machen. Das wird in der Regel allerdings nicht gemacht, da natürlich das Wiederfinden von bestimmten Dokumenten erschwert wird. In der Regel identifizieren und klassifizieren wir jedes einzelne Dokument. Also von den Arbeitsunfähigkeitsbescheinigen, der Bewerbung oder einer Anhörung des Betriebsrates. Das ist natürlich komplex und aufwendig, aber Sie haben mindestens zwei Gründe, die dafür sprechen: Einmal Datenschutzthemen die sehr, sehr penibel und genau betrachtet werden. Bedeutet, Sie haben in der Akte zum Teil verschiedene Löschfristen, die beachtet werden müssen. Zum anderen haben verschieden Nutzer die unterschiedlichsten Berechtigungen bei bestimmten Dokumenten. Wer darf nur lesen, wer darf Dokumente hinzufügen oder sogar löschen. All das geht mit einem hohen Granulierungsgrad natürlich viel genauer einzustellen als mit dem Prinzip Gießkanne.

Tanja Dörfer – forcont
Vielen Dank Herr Grundmann, dass wir Sie schon mal kurz kennenlernen durften, und dass Sie uns ein paar Informationen zur Rhenus geben konnten.

Im zweiten Teil des Interviews steigen wir dann noch tiefer in die Digitalisierung von Akten ein, und Herr Grundmann hat wieder viele wichtige Tipps, um Ihr Digitalisierungsprojekt erfolgreich abzuschließen. Noch mehr vom forpeople day finden Sie hier auf unserer Übersichtsseite.

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