Digitaler Rechnungsversand: Rechnungen digitalisieren mit forprocess

Die Software forprocess ist nicht nur technologische Basis der standardisierten Produkte forpeople und forcontract. Sie ist vielmehr auch ein praxiserprobter Baukasten zur schnellen und kostengünstigen Erstellung individueller Anwendungen für das Enterprise Content Management (ECM) in mittleren und großen Unternehmen. In den Zeiten des Corona-Lockdowns mit verstärkten Homeoffice-Tätigkeiten waren Kunden froh, auf den digitalen Rechnungsversand mit forprocess setzen zu können und auch geplante Projekte zum Thema wurden schneller umgesetzt, um den Prozess zu digitalisieren. In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zwei Beispiele für den digitaler Rechnungsversand mittels forprocess vorstellen. Vielleicht finden Sie sich wieder und möchten Ihren Rechnungsversand auf ähnliche Weise mit unserem Baukasten forprocess optimieren. Wir freuen uns darauf!

Beispiel 1 für den digitalen Rechnungsversand

Die Mitarbeiter der Buchhaltung bekommen eine Mail mit unterschiedlichen Anhängen und der Aufgabe, daraus verschiedene Fakturen zu erstellen. Manche dieser Anhänge sind Bestandteil der Faktura an den Rechnungsempfänger. Andere dienen der internen Protokollierung. Nachdem die Faktura im SAP-System angelegt und die Nachricht archiviert wurde, „holt“ sich forprocess das archivierte Faktura-Dokument. Der weitere Prozess erfolgt nun innerhalb der forprocess-Anwendung, welche zum Beispiel über den generischen Objektdienst im SAP schnell geöffnet werden kann. Der Mitarbeiter stellt als erstes die Faktura innerhalb der forprocess-Anwendung zusammen. Dies bedeutet, die Anhänge der Aufforderungs-Mail werden in Anlage zur Faktura oder interne Anlage klassifiziert. Unter Umständen werden die Anhänge noch umsortiert, um zum Schluss ein Faktura-Dokument mit Anlagen und ein internes Dokument zu haben. Beide Dokumente sind dabei PDF-Dateien. Der forcont-Dokumentkonverter wandelt dabei bei Bedarf bspw. Excel in PDF um und fügt die Dateien im Hintergrund zusammen. Der Mitarbeiter wählt als nächsten Schritt einen Versandweg aus. In dieser Anwendung gibt es den Versandweg Druck, der Versand zu einem Druckdienstleister, per E-Mail oder zurück in einem weiteren SAP-Mandanten sowie zurück nach SAP und dortige Erstellung einer XRechnung. Sobald der Versand erfolgreich durchgeführt wurde, werden die Dokumente archiviert und am SAP-Beleg verknüpft. In Zeiten von Homeoffice nahm hier der Versandweg Druck zu Gunsten E-Mail bzw. Druckdienstleister massiv ab.

Beispiel 2 für den digitalen Rechnungsversand

[1] Die Mitarbeiter der Buchhaltung bekommen wie im Beispiel 1 eine Aufforderung zur Erstellung einer Faktura. Auch hier können Anlagen, wie Stundennachweise, Leistungsbestätigungen etc. Bestandteil sein.

Eine interne Richtlinie besagt, dass eine Rechnung vor dem Versand durch den Initiator geprüft werden soll. Vor der Umsetzung mittels Rechnungsversand auf Basis von forprocess erfolgte dies auf dem Papierweg. Durch die aktuelle Homeoffice-Regelungen war dieser Prozess in angemessener Zeit nicht mehr durchführbar. Der Prozess mit Hilfe des digitalen Rechnungsversands ist jetzt folgender:

[2] Die Buchhaltung erstellt eine Faktura und druckt die Nachricht als PDF.

[3] Die Software forprocess holt sich das PDF und startet damit einen Vorgang in der forprocess-Anwendung. Hier werden ebenfalls Anlagen zu einer Faktura durch den Mitarbeiter der Buchhaltung hinzugefügt und danach wird ein Workflow zur Freigabe der Faktura gestartet.

[4] Der Initiator wird per Mail darüber informiert, öffnet forprocess und gibt die Faktura frei oder nicht. Bei einer Ablehnung muss er seine Entscheidung begründen. Mit dieser Information passen die Mitarbeiter der Buchhaltung die Faktura im SAP an und starten einen neuen Prozess.

[5] Bei einer Freigabe, welche als Notiz am Dokument protokolliert wird, stehen in dieser Anwendung der E-Mail-Versand und der Druck als nächster Schritt zur Verfügung.

[6] Sobald der Versand erfolgreich durchgeführt wurde, werden die Dokumente ebenfalls archiviert [7] und am SAP-Beleg verknüpft.

Eine Besonderheit in diesem Projekt ist, dass auf individuelle Wünsche der Rechnungsempfänger eingegangen wird. Der Aufbau des Dateinamens der Rechnungsdokumente, eine Trennung von Rechnungs- und Rechnungsanlagen-Dokumenten sowie der Versand an mehrere E-Mail-Adressen können bei Bedarf für jeden Rechnungsempfänger hinterlegt werden. Der Druck einer Faktura stellt hier jetzt übrigens nur noch eine Ausnahme dar. Neben der „coronakonformen“ Freigabe werden somit die Papier-, Porto- und Zeitkosten automatisch gesenkt.

Ich denke, beide Beispiele zeigen deutlich, wie mit dem Baukasten forprocess Kundenanforderungen umgesetzt werden können, der digitale Rechnungsausgang ist hier nur ein Beispiel. Die Digitalisierung von Posteingang, Einkaufsakte, Gremienakte usw. wären weitere solcher Anwendungen mit forprocess, um digitale Geschäftsprozesse abzubilden.

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