Jedes Unternehmen hat täglich eine Flut eingehender Post zu bewältigen. So stellt sich schnell die  Frage: Wie können Briefe, Faxe und E-Mails effektiver verwaltet werden?
Meine Antwort darauf ist die digitale Posteingangsbearbeitung,  mit der schon nach kurzer Einführungszeit Postsendungen elektronisch erfasst, verteilt, bearbeitet, archiviert und recherchiert werden können.

Da vor der Einführung eines digitalen Posteingangs oft ähnliche Fragen auftauchen, möchte ich hier die Gelegenheit nutzen, diese aufzugreifen und zu beantworten.

Was ist ein digitaler Posteingang?
Ein digitaler Posteingang dient zur elektronischen Verwaltung von Postdokumenten. Dabei kann die Post in einem Postbuch oder Postarchiv zusammengefasst werden.

Welche Post wird im digitalen Posteingang behandelt?
Es wird sämtliche ein- und ausgehende Post (auch E-Mails inkl. Anhängen) verwaltet, welche täglich das Unternehmen erreicht bzw. verlässt.

Wie wird Post abgelegt?
Dokumente, die in Papierform vorliegen, werden mit Hilfe eines Scanners eingescannt und in den digitalen Posteingang übertragen. Dokumente, welche bereits in elektronischer Form verfügbar sind, können auf direktem Weg abgelegt werden.

Wie wird abgelegte Post wiedergefunden?
Ich empfehle, die Dokumente mit einer allgemeinen Verschlagwortung zu versehen. So kann zu einem späteren Zeitpunkt gezielter danach recherchiert werden. Als weitere Unterstützung ist eine Texterkennung der Dokumente sinnvoll, damit später auch im Inhalt der Dokumente gesucht werden kann.

In welchen Formaten werden die Postdokumente abgelegt?
In den letzten Jahren ist ein Wechsel der verwendeten Dokumentformate zu erkennen. Wurden Dokumente früher noch im tiff-Format abgespeichert, so hat sich mittlerweile das pdf-Format, aufgrund seiner unkomplizierteren Nutzbarkeit, für die Digitalisierung durchgesetzt.

Was sind die Vorteile eines digitalen Posteingangs?

• Systematische und einheitliche Organisation der Post
• Dokumente schnell und überall verfügbar
• Volltextsuche im Dokumentinhalt
• Verringerung des Papierverbrauchs, da Dokumente nicht mehr kopiert und per Hauspost verteilt werden müssen, sondern dank des digitalen Posteingangs einfach in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden können.

Kundenerfolg
Wie beispielsweise der Flughafen Leipzig/Halle ein solches IT-Projekt mit unserer Hilfe umgesetzt hat, können Sie im folgenden Anwenderbericht nachlesen:

Papierloses Büro am Start
Flughafen Leipzig/Halle nutzt elektronische Aktenlösung von forcont
(Deutsches Baublatt Mai/Juni 2012)

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forcont – Posteingangsbearbeitung