Einführung

Im Zeitalter der Digitalisierung werden Unternehmen immer mehr gefordert, ihre Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren und zu digitalisieren. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf dem Personalwesen, dessen Optimierung und Digitalisierung für eine effizientere Verwaltung und bessere Übersicht über die Mitarbeiter und ihre Leistungen sorgen kann. Die digitale Personalakte ist hier ein wichtiger Baustein für die Digitalisierung.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist ein elektronisches Dokumentensystem, das alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter speichert und zentral zugänglich macht. Hierbei kann es sich um Personalangaben, Leistungsbeurteilungen, Zeugnisse und vieles mehr handeln. Durch die digitale Verwaltung können diese Daten schnell und einfach aufgerufen und bearbeitet werden, ohne dass man dafür aufwendig in Papierakten suchen muss.

Vorteile einer digitalen Personalakte

• Zeitersparnis: Durch die digitale Verwaltung von Daten in der Personalakte kann Zeit bei der Suche und Verwaltung von Informationen gespart werden.
• Zentralisierung: Alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter sind an einem zentralen Ort gespeichert und können von allen Berechtigten einfach aufgerufen werden.
• Effizienzsteigerung: Durch die schnelle und einfache Verfügbarkeit von Informationen kann die Effizienz im Personalwesen gesteigert werden.
• Übersicht: Durch die digitale Verwaltung aller Informationen kann eine bessere Übersicht über die Mitarbeiter und ihre Leistungen erreicht werden.
• Nachvollziehbarkeit: Durch die digitale Dokumentation aller Schritte und Prozesse im Personalwesen kann die Nachvollziehbarkeit verbessert werden.

Umsetzung einer digitalen Personalakte

Die Umsetzung einer digitalen Personalakte kann unterschiedlich gestaltet werden. Eine Möglichkeit ist die Nutzung einer bereits bestehenden Software, die speziell für die Verwaltung von Personalakten entwickelt wurde. Alternativ kann auch eine individuelle Lösung entwickelt werden, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist.

Unerlässlich bei der Umsetzung ist die Sicherheit und Datenschutzkonformität. Wichtig ist es hierbei, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den Daten haben und dass die Daten entsprechend geschützt sind. In unserem Rundgang durch die digitale Personalakte forpeople bekommen Sie einen ersten guten Eindruck, wie eine digitale Personalakte aussehen kann:

Was gehört nicht in eine digitale Personalakte

In einer digitalen Personalakte sollten nur relevante und gesetzeskonforme Informationen gespeichert werden. Daten, die gegen den Datenschutz verstoßen, gehören nicht in die digitale Personalakte. Dazu zählen beispielsweise personenbezogene Daten, die nicht im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen oder Daten, die gegen die betriebliche Verschwiegenheit verstoßen. Es ist wichtig, dass die Verantwortlichen bei der Verwaltung der digitalen Personalakte sicherstellen, dass alle gespeicherten Daten den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Vergessen Sie den Betriebsrat nicht

Bei der Einführung einer digitalen Personalakte ist es wichtig, den Betriebsrat in den Prozess einzubeziehen. Der Betriebsrat hat nämlich ein Mitbestimmungsrecht bei Änderungen im Arbeitsablauf und kann wichtige Anregungen und Bedenken einbringen, die berücksichtigt werden sollten. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat kann dazu beitragen, dass die digitale Personalakte erfolgreich implementiert wird und den Bedürfnissen aller Beteiligten entspricht. Außerdem kann so sichergestellt werden, dass die Interessen der Arbeitnehmer und die geltenden Gesetze ausreichend berücksichtigt werden.

Bevorzugt Ihre IT Cloud oder doch On-Premises?

Die IT-Abteilung spielt bei der Implementierung einer digitalen Personalakte eine entscheidende Rolle. Es ist wichtig, dass die IT-Systeme den Anforderungen der digitalen Personalakte gerecht werden und eine zuverlässige Verwaltung der Daten ermöglichen. Hierbei ist es wichtig zu entscheiden, ob man eine On-Premises-Lösung oder eine Cloud-Lösung bevorzugt. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile und sollten sorgfältig gegeneinander abgewogen werden. Während On-Premises-Lösungen meist eine höhere Kontrolle und Sicherheit bieten, sind Cloud-Lösungen flexibler und skalierbar. Die Wahl hängt somit von den Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens ab. Es ist wichtig, dass die IT-Abteilung bei der Entscheidung einbezogen wird, um eine zuverlässige Umsetzung zu gewährleisten.

Fazit

Eine digitale Personalakte kann eine wichtige Unterstützung bei der digitalen Transformation im Personalwesen sein. Durch die Zentralisierung und effiziente Verwaltung von Informationen kann Zeit gespart sowie die Übersicht und Nachvollziehbarkeit verbessert werden. Wichtig bei der Umsetzung ist jedoch die Berücksichtigung von Datenschutz und Sicherheit.