Versorgungsunternehmen stehen vor großen Herausforderungen aufgrund aktueller Konflikte mit Auswirkungen auf die Energieversorgung und dem Bedarf erneuerbarer Energien, um die Klimaziele zu erreichen. Gleichzeitig fordern Kunden auch von Versorgungsunternehmen digitale Angebote. Der Weg zu digitalen Energiedienstleistungsunternehmen beinhaltet auch die Optimierung der internen Geschäftsprozesse. Mit Lösungen zur Prozessautomatisierung im Inputmanagement unterstützen wir Utilities auf dem Weg zum digitalen Unternehmen und sorgen gemeinsam für ein Ende der Papierberge und Informationschaos. Wir stehen für transparentes Monitoring, agile Prozesse und flexible Anpassungsmöglichkeiten an wechselnde Anforderungen.

Energieversorger stehen vor vielen Herausforderungen

Der Energiesektor bzw. Utilities ist in aller Munde. Der Klimawandel und damit verbundene Weg zu erneuerbaren Energien, aktuelle Konflikte mit Auswirkungen auf die Gasversorgung Europas und Deutschlands sind große Herausforderungen für die Energieversorger. Steigende Kosten, hohe Investitionen bei gleichzeitig alten Systemen und Infrastrukturen stehen der Nachfrage nach genügend und sauberer Energie gegenüber. Utilities haben eine große gesellschaftliche und ökologische Verantwortung und sind einer der Schlüsselfaktoren für eine nachhaltige Zukunftsorientierung.

Gleichzeitig macht die Digitalisierungswelle auch vor dem Energiesektor nicht Halt. Digitalisierung ist in diesem Zusammenhang eine Chance für die Energieversorger, mit dem Begriff Utility 4.0 wird die Transformation zu digitalen Energiedienstleistungsunternehmen geprägt. Nicht nur ein digitales Angebot gegenüber den Endkunden, auch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse innerhalb der Organisationen der Energieversorger ist eine große Aufgabe für die heutigen Versorgungsunternehmen.

Besonderheiten der internen Organisationen des Utilities Sektors

Energieversorger und Stadtwerke sind oftmals nah oder unzertrennlich an die öffentliche Verwaltung angebunden und müssen politische und staatliche Vorgaben und Wege einhalten. Diese sind oftmals mit langen Kommunikationswegen, starren Bestandsprozessen oder komplexen gesetzlichen Vorgaben verbunden. Gleichzeitig haben die Unternehmen in der Regel hohe Investitionen in Infrastruktur, Kraftwerke etc. getätigt, die erst mit einer langfristigen Geschäftlichen Ausrichtung zur Profitabilität führen. Ein abrupter Wandel scheint auf den ersten Blick nicht möglich.

Dennoch sind Utilities im Angebot gegenüber Ihren Kunden bereits auf einem guten Weg. Die Energieforen Leipzig haben festgestellt: „Dazu gehören beispielsweise Energie-Ökosysteme und digitale Plattformen, Nutzung der Kundendaten zur Analyse, Elektromobilität und Smart City Konzepte.“ (Quelle: Zusätzliche digitale Angebote von Stadtwerken (energieforen.de))

Oftmals bleibt die Veränderung der internen Prozesse auf der Strecke. Wir sehen bei unseren Kunden oftmals noch Berge an Papierakten, Volle Wägelchen mit Hauspost, die von Boten mehrmals am Tag durch die Gänge geschleppt werden müssen und aufwendige Archiviervorgänge. Die fehlende Digitalisierung ist nicht nur bei der Erfassung und Ablage der Dokumente ein Problem.

Informationsbeschaffung, Auswertungen und Transparenz sind ebenso sehr aufwändig und manchmal aufgrund des fehlenden Überblicks gar nicht möglich. Sich durch Aktenberge zu wühlen ist frustrierend und behindert die Ausrichtung auf die oben genannten wichtigen Zukunftsthemen.

Digitalisierung startet bei Papierbergen und E-Mail-Flut

Wir von der TCG Process GmbH bieten gemeinsam mit unserem Partner forcont speziell für Utilities ganzheitliche Lösungen an, um Informationschaos und Papierbergen in digitale End-to-End Geschäftsprozesse zu verwandeln.

Wir fangen ganz von vorne an und nehmen uns die eingehende Post der Energieversorger vor: Von Neukundenanträgen über Anfragen, Kündigungen und Zählerkarten digitalisieren wir alle Dokumente, die in Ihrem Unternehmen eingehen. Gleichzeitig kümmern wir uns um alle digitalen Eingangskanäle und sorgen dafür, dass ein Geschäftsvorgang von Anfang an vollständig erfasst wird, egal ob die Information per E-Mail, per Fax, mit der Post oder über eine mobile App eingeht. Wir normalisieren alle Informationen und verarbeiten diese in einem einheitlichen Format weiter.

Klassifikation muss nicht immer KI sein, aber es kann

Im nächsten Schritt klassifizieren wir die Dokumente – was heißt das genau? Eine ausgeklügelte KI erkennt die Dokumenttypen nach einem ersten Training automatisch und weist die Vorgänge schon der richtigen Fachabteilung und dem richtigen Fachsystem zu. So landen beispielsweise Zählerkarten von Anfang an digital an der richtigen Stelle und müssen keinen langen Umweg über die Hauspost gehen.

Es muss aber nicht immer gleich die große KI sein. Für standardisierte und häufig bekannte Dokumenttypen der Energieversorger nutzen wir in einigen Projekten eine einfache Klassifikation mittels Schlagwortsuche, um die Zuordnung vorzunehmen. Je nach Vielfalt und Variationen der Dokumentenklassen, wählen wir gemeinsam mit unseren Kunden die für die Anforderung passende Technologie aus. Das Ergebnis ist dasselbe – alle Dokumente landen zur weiteren Verarbeitung dort, wo sie gebraucht werden.

Digitale Verarbeitung bis ins Archiv

Anschließend geht es ans Eingemachte. Einige Dokumente werden einfach von TCG an forcont übergehen und direkt mit der forcont Software archiviert. Andere erfordern eine automatische Rückmeldung an den Kunden oder dritte Parteien wie Gutachter, auch diese Benachrichtigungen werden automatisiert aus dem System heraus erstellt. Aus einigen Dokumenten müssen die Fachdaten extrahiert und an die Fachabteilung und das nachfolgende System übergeben werden. Auch diese Arbeit erledigt die Software DocProStar und validiert die Daten mit den dahinterliegenden Stammdaten.

Sinnvolle Interaktion von Mensch und Maschine

Über den gesamten Prozess hinweg ist menschliche Interaktion möglich und zwar genau bei den Fällen, für die dies erforderlich ist. So sinkt die gesamte manuelle Verarbeitungszeit auf ein Minimum. Ein Großteil der Dokumente kann vollautomatisiert verarbeitet werden – auch bei unstrukturierten Dokumenten. Zu guter Letzt geben wir die ermittelten Daten über einheitliche Exportschnittstellen an das Archiv, die Aktenverwaltung mit forcont oder das jeweilige Fachsystem weiter. Sie als Kunde behalten über den gesamten Prozess dank übergreifender Monitoring und Orchestrierungsmöglichkeiten den Überblick.

Mehr erfahren Sie in unserem Web-Vortrag

Machen Sie Schluss mit altbackenen Papierbergen! Wir gehen mit Ihnen den ersten Schritt zum digitalen Energieversorger. Wir laden Sie zu unserem virtuellen Vortrag am 01.09.2022 ein. Melden Sie sich jetzt an und erfahren Sie mehr über unsere Anwendungen für Utilities. Wir helfen Ihnen auf Ihrem Weg zum durchwegs digitalen Unternehmen mit End-to-End Prozessautomatisierung.

Über den Autor

Sascha Velte startet seine Karriere 1993 bei dem damals weltweit größten unabhängigen Dienstleister und Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen (IKON Office Solutions) und fokussiert sich seit 2008 auf das Partner Management bei Software Herstellern für Document Capture, Workflow- und Prozessautomatisierung. Seit April 2021 ist Sascha Velte als Partner Sales Manager bei TCG Process GmbH beschäftigt und ist für den Auf- und Ausbau der Channel Partnerlandschaft in Deutschland verantwortlich.