Unternehmen müssen ab dem 25. Mai 2018 einen noch stärkeren Fokus auf die Themen Datenschutz und Datensicherheit legen – an diesem Tag tritt nämlich die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Die DSGVO setzt einheitliche Regeln für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen fest. Zum einen soll die Verordnung den Schutz personenbezogener Daten von natürlichen Personen innerhalb der EU sicherstellen, zum anderen den freien Datenverkehr innerhalb der EU gewährleisten. Dabei sollten Unternehmen beachten, dass es sich nicht nur um Daten von Geschäftspartnern, sondern auch von den eigenen Mitarbeitern handelt.

Was ist jetzt zu beachten?

Rein rechtlich hat sich Deutschland bereits in diesem Jahr mit einem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auf die DSGVO vorbereitet. Jetzt stellen sich vor allem Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten und Vertrags- und/oder Personalakten führen, natürlich die folgenden Fragen: Was bedeutet die neue Gesetzesgrundlage für uns? Was müssen wir berücksichtigen? Und wie gelingt uns das? Diese Fragen für sich zu beantworten, ist essenziell – denn die DSGVO sieht Geldbußen von bis zu vier Prozent vom Jahresumsatz vor, sollte man sich nicht an die neuen Bestimmungen halten.

Digitale Lösungen für die Rechtskonformität  

Um Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen rechtskonform umsetzen zu können, bietet ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) die richtige Unterstützung – zum Beispiel in Form einer digitalen Personalakte für die HR-Abteilung oder auch als elektronisches Vertragsmanagement. Mit diesen technologischen Tools lassen sich die die strengen neuen Bestimmungen von DSGVO und BDSG ganz leicht und automatisiert einhalten. Zum Beispiel muss die Vertraulichkeit und Integrität von Personaldaten gewährleistet sein. Konkret bedeutet das: Nicht jeder darf auf die Daten zugreifen (Stichwort Vertraulichkeit), sie sind also zugriffsbeschränkt. Außerdem muss nachvollziehbar sein, wer welche Daten eingegeben oder verändert hat. Darüber hinaus ist genau festgelegt, wann welche Daten und Dokumente zu löschen sind, sie gehören also regelmäßig auf Aufbewahrungsfristen hin überprüft. Hat ein Unternehmen beispielsweise eine vakante Stelle besetzt? Dann sollten die Unterlagen der anderen Bewerber schleunigst in den digitalen Papierkorb.