Die Deutsche Wohnen AG, eine der großen börsennotierten Wohnungsgesellschaften Deutschlands, verwaltet und bewirtschaftet rund 146.800 Wohneinheiten. Bei der Vermietung, Verwaltung und Instandhaltung von Bestandsobjekten fallen jeden Tag eine Vielzahl von Dokumenten an: Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Korrespondenzen mit Mietern, Übergabeprotokolle etc. Damit die zuständigen Sachbearbeiter jederzeit schnell und unkompliziert auf die Unterlagen zugreifen können, müssen diese strukturiert abgelegt und systematisch sowie revisionssicher archiviert werden. Wie die Deutsche Wohnen diese Herausforderung mit Hilfe von forcont gemeistert hat, lesen Sie in diesem Beitrag.
Digitales Medien-, Dokumenten- und Vertragsmanagement
Die Deutsche Wohnen AG arbeitet seit 2013 mit forcont Software. Bis heute wird täglich mit Lösungen im Bereich Media-Asset-Management (MAM), Dokumenten- und Vertragsmanagementsystem gearbeitet.
Fotos auf einen Klick: Mediathek
Für die Deutsche Wohnen AG ist ein effizientes Dokumentenmanagement enorm wichtig, da sie eine Vielzahl an Bildern und zugehörigen Textbeschreibungen verwaltet. Die veraltete Bildverwaltungssoftware, die die Wohnungsgesellschaft zuvor im Einsatz hatte, genügte irgendwann den modernen Ansprüchen an Effizienz und Nutzerfreundlichkeit nicht mehr. Daher wurde 2013 ein zeitgerechtes Media-Assest-Management der forcont eingeführt, welches die automatisierte Zuordnung der Mediadateien und den dazugehörigen Immobilienobjekten vornimmt. Die MAM-Lösung besitzt zusätzlich eine Schnittstelle zum bestehenden CRM-System der Deutschen Wohnen, wodurch die Mitarbeiter direkt von der Mediathek aus die Vermarktungs- und Vertriebslösung adressieren und Bilder für einzelne oder auch eine Gruppe von Objekten freischalten können. Auch Bildunterschriften und andere Metadaten lassen sich hier hinzufügen.
Elektronische Dokumentenarchivierung: Mieterakte
Bereits seit 2009, als die Deutsche Wohnen SAP einführte, betreute forcont die elektronische Dokumentenarchivierung der Wohnungsgesellschaft. Sämtliche Dokumente zu Wirtschaftseinheiten, Mietobjekten sowie Mietverträgen verwalten die Mitarbeiter in der Mieterakte, eine webbasierte Anwendung auf Basis der forcont factory. Die Datenhaltung hierzu erfolgt weiterhin im Hintergrund im SAP. Müssen papierbasierte Dokumente für die Mieterakte digitalisiert werden, können die Mitarbeiter mit einer einfachen DMS-Funktion einen Barcode generieren und ausdrucken. Das Dokument mit dem Barcode legt die Geschäftslogik des SAP das Dokument direkt an der richtigen Stelle in der Mieterakte ab. Dieses Vorgehen spart Zeit, da der Nutzer das Dokument nicht erst aufwändig per Hand an der richtigen Stelle einpflegen muss
Digitale Vertragsmanagementlösung
Während Mieterdokumente strukturiert abgelegt werden, fehlte eine vergleichbare Anwendung für die Geschäftsbeziehungen der Deutschen Wohnen und ihren Partnern. Um Verträge mit Energieversorgern, Anbietern von Bauleistungen oder Grünflächenpflege effizient verarbeiten zu können, entschied sich die Wohnungsgesellschaft 2014 für eine weitere Anwendung aus der ECM-Suite forcont factory FX: das digitale Vertragsmanagement. Sämtliche Lieferantenverträge sind in einem zentralen, elektronischen Ablagesystem verfügbar. Genau wie bei Mediathek und Mieterakte ermöglicht das System auch hier, ein Dokument dem entsprechenden Immobilienobjekt zuzuordnen. Eine weitere wichtige Funktion ist das Terminmanagement: Sobald der Ablauf einer Frist kurz bevorsteht, wird der Nutzer mit einer E-Mail daran erinnert. Reagiert er nicht, verhindern wiederholte Erinnerungen per E-Mail sowie eine automatische Benachrichtigung an weitere Vertragsverantwortliche, dass wichtige Fristen und Termine versäumt werden.
