Wer kennt diese Situation aus seinem Privatleben nicht:  Als fleißiger Hobbyfilmer- und/oder Fotograf sammelt man mit seinen Schnappschüssen nicht nur giga-, sondern terabyteweise Daten an.
Das Ergebnis: Es lagern unüberschaubar viele Daten auf den unterschiedlichsten Speichermedien wie CDs, DVDs, interne und externe Festplatten, SD-Karten, Cloud-Diensten etc. Dazu werden zusätzlich noch zig Sicherheitskopien von den „wichtigsten“ Exemplaren angefertigt. Den Überblick über dieses Datenvolumen zu behalten, fällt schwer.

Genau solche Szenarien spielen sich in abgewandelter Form auch in der Unternehmens-IT ab. Betroffen sind sowohl die eingesetzten Storage- und Archivlösungen, als auch die Daten selbst. Damit das immer größer werdende Datenvolumen nicht auf veraltete Technik gespeichert wird, müssen die Verantwortlichen regelmäßig zur Pflicht gerufen werden,  technische, organisatorische und wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen. Diese münden dann in der Planung und Durchführung folgender Strategieansätze:

End-Of-Life Systeme: Stilllegung und Ablösung (System Decommissioning)
Betroffen sind hierbei z.B. Archivsysteme, ERP-Systeme, Fileserver oder  systemgebundene, proprietäre Storage- und Retrievallösungen

End-Of-Life Data: Retention Management (Data Decommissioning)
Betroffen sind in diesem Fall Daten und Dokumente

Beide Decommissioning-Strategien werden im Rahmen von Ablösungs- und Migrationsprojekten umgesetzt – bei denen wichtige Daten und Dokumente aus der „alten“ in eine „neue“ Welt überführt werden sollen.  Die Zielsetzung und Beweggründe eines Unternehmens können dabei sehr vielschichtig sein:

• Zentralisierungseffekte / Vereinheitlichung
  • Erhöhung der System- und Datentransparenz – Was ist wo vorhanden?
  • Reduktion des Risikos (Risk Management), z. B. Reduzierung der Ausfallwahrscheinlichkeiten des System
  • Verschlankung von Vertragsstrukturen und Kommunikationswegen, z. B.: zentraler Lieferant oder Dienstleister
  • Zentralisierte Wartung
  • Reduzierung des Wartungsaufwandes – Es muss nur ein System gepflegt werden
• Erwartete Effizienzsteigerungen nach Abschluss
  • Erhöhte Performance
  • Bessere Bedienbarkeit (Usability)
  • Verbesserte Funktionalitäten, z. B. Volltextunterstützung
• Erhöhung der Datenqualität
  • Bereinigung fehlerhafter Daten
  • Fehlende Daten durch entsprechende Beziehung aus anderen Systemen heranziehen
  • Formale Korrekturen wie Groß- und Kleinschreibung
    Speziell dieser Punkt wird erfahrungsgemäß häufig als Komplexitäts- und Aufwandtreiber unterschätzt!
• Erfüllung von technischen Standards
  • Langzeitformat , Viewerkompatibilität etc.
• Kostenersparnisse durch (Teil)Stilllegung
  • Verminderung von Lizenzaufwendungen
  • Verringerung des Wartungsaufwandes
• Einhaltung rechtlicher Regelungen
  • Einhaltung von Compliance und Legal Hold

Lesen Sie im zweiten Teil, wie ein Decommissioning-Projekt ablaufen kann.