§BDSG, §AGG, §BetrVG, GDPdU, GoBS um nur einige Gesetze und Richtlinien zu nennen, mit denen wir konfrontiert werden, wenn es um Datenhaltung und Aktenführung im Personalbereich geht. Diese Gesetze und Richtlinien gilt es natürlich streng einzuhalten, um die gebotene Transparenz, Vertraulichkeit und Zulässigkeit sicherzustellen.
Personalakten ans Tageslicht
Traditionell hat sich die Ablage der Personalakten in Papierform tief im Aktenschrank bewährt, um sie datenschutztechnisch vor Tageslicht, Entscheidern, Führungskräften, Personalentwicklern und auch vor Vollständigkeit und Aktualität zu „schützen“.
In Zeiten, wo betriebswirtschaftliche Prozesse und Ressourcen bis ins Kleinste optimiert, digitalisiert und auf Effizienz getrimmt werden, scheint diese Verfahrensweise fast antiquiert zu sein. Sind die Mitarbeiter nicht immer noch oder gerade heute die wichtigste Ressource im Unternehmen? Kann man sich lange Suchzeiten, Dokumentationslücken oder Fristenverstreichungen in Zeiten von Fachkräftemangel und ständigen Anpassungen gesetzlicher Regelungen leisten?
Datenschutz und Kosten als Vorwand?
Dieser Blogeintrag soll nicht im Einzelnen die Vorteile einer elektronischen Personalaktenführung auflisten. Elektronische Personalakten gibt es schon länger und forcont hat solche Lösungen auch schon vor 10 Jahren bei Kunden erfolgreich implementiert. Vielmehr sollten Unentschlossene sich vor Augen halten, dass das Thema „Datenschutz“ neben dem Thema „Kosten“ gern noch als Vorwand gegen die Einführung einer elektronischen Personalakte genommen wird. In Wahrheit werden aber Potenziale der Mitarbeiter (Qualifikation, Fähigkeiten, Kreativität, Erfahrung etc.) sowie dringliche Verwaltungsinformation so sehr geschützt, dass sie dem betrieblichen Erfolg, der Mitarbeiterentwicklung und der Produktivität verborgen bleiben.
Hat man sich aufgrund handfester Vorteile durchgerungen, auf elektronische Akten umzusteigen, bieten sich technisch gesehen folgende Lösungen an:
- Elektronische Personalakten als Insellösungen
- Personalakten im Intranet
- Personalakten in der Cloud/Internet (Cloud-Computing)
Beim Thema Internet häufen sich die Bedenken umso mehr, denn schließlich will jeder in seiner Privatsphäre vor Missbrauch seiner personenbezogener Daten geschützt sein und rechtlich dies auch insbesondere aufgrund der weltweiten Vernetzung auf Basis deutscher und europäischer Gesetze geschützt wissen. Aber auch diese lassen sich anhand der Fakten und Möglichkeiten ausräumen.
Checkliste und Informationen
Nachfolgend einige Links zu Informationen über Cloud-Computing und die Personalakte von forcont:
- BITKOM-Leitfaden Cloud Computing
- forcont Product Sheet – Personalakte (Zentrale Personalverwaltung mit hoher Sicherheit)
- Checkliste – Was gilt bei der Datensicherheit von elektronischen Personalakten zu beachten?
Lösungen aus der Cloud
Modernes Personalmanagement verlangt zielorientierten Personaleinsatz, schnelle Bereitstellung von Informationen sowie die Einhaltung von Datenschutz auch im Sinne von Datensparsamkeit und Erforderlichkeit. Ein Vorteil von Lösungen in der Cloud ist u.a., dass alle gespeicherten Informationen , ob nun Personal- oder Vertragsdaten, vertraulich den Entscheidern auch außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung zur Verfügung stehen ohne Datenschutzbestimmungen zu missachten.
