Die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten ist eine wichtige Anforderung an Archivierungssysteme. Ebenso wichtig, aber häufig vernachlässigt, ist die Löschung der Dokumente gemäß gesetzlichen Vorgaben. Dieses Problem ist vor allem den Administratoren oft bereits bekannt, doch die Unsicherheit über Löschfristen führt zu einer vermehrten, unnötigen und unzulässigen Ansammlung von Dokumenten. Unsere Experten finden immer wieder IT-Landschaften vor, bei denen im SAP weder die Verweilzeit des Dokumentes hinterlegt ist, noch dass diese zwischen SAP, Archivsystem und Storage System abgestimmt sind.

Wie ein Projekt aussehen kann, um sich von bereits abgelaufenen Dokumenten zu trennen und eine konsistente Aufbewahrung und Löschung gemäß gesetzlicher Vorgaben zu erreichen, stellen wir Ihnen in diesen Beitrag und im kommenden Webinar mit unserem Partner KGS Software GmbH vor.

Gesetzliche Vorgaben

Ausgangspunkt für die Aufbewahrungsfristen bilden die gesetzlichen Anforderungen und die Anforderungen an das elektronische Archiv. Bei den gesetzlichen Anforderungen seien z.B. die Aufbewahrungspflichten für kaufmännische Dokumente, gemäß Handelsgesetzbuch (§§ 238 und 257 HGB), Abgabenordnung (§ 147 AO), Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG), Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ergänzt um weitere steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben zu nennen. Des Weiteren sind die Löschpflichten für personenbezogene Daten, gemäß Datenschutz-Grundverordnung (Art. 17 DSGVO), Bundesdatenschutzgesetz (§§ 20, 35BDSG) und Landesdatenschutzgesetze zu beachten.

Die Anforderungen an elektronische Archive aus Sicht des Retention Managements lassen sich wie folgt kurz zusammenfassen.

• Dokumente können vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.
• Dokumente, die aufgrund der Datenschutzbestimmungen gelöscht werden müssen, können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vollständig aus dem Archiv gelöscht werden.

Nutzen eines Data Retention Management

Die Umsetzung eines Data Retention Managements für das elektronische Archiv schafft einerseits die Grundlage zur Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungs- und Löschfristen. Andererseits wird durch die korrekte Löschung von Daten die Übersichtlichkeit erhöht und Speicherplatz wieder freigegeben, was zusätzlich die Kosten für das Storage System mindert.

SAP ArchiveLink und Data Retention Management

SAP ArchiveLink ermöglicht den Anschluss elektronischer Archivsysteme an das SAP System und die Umsetzung einer revisionssicheren Archivierung. Die Realisierung eines durchgängigen Konzepts für die spätere Löschung von Dokumenten wird von SAP ArchiveLink nur rudimentär unterstützt. Zum Zeitpunkt der Archivierung kann eine Aufbewahrungsfrist definiert werden. Ein konsistentes Löschen der Dokumente ist im SAP-Standard jedoch nicht garantiert. Des Weiteren ist eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist nicht möglich.

Projektablauf

Gemeinsam mit kgs haben wir für einen Kunden ein Retention-Management-Projekt auf Basis von SAP ArchiveLink durchgeführt, die ich Ihnen hier gern vorstellen möchte.

In der ersten Phase wurde der aktuelle Dokumentenbestand im Hinblick auf die gesetzliche Grundlage und die Handhabung im Zusammenspiel SAP, Archivsystem und dessen Storage System analysiert und für eine zukünftige Archivierung inklusive Löschen konzipiert. Anschließend wurden auf der Ebene SAP ERP die Aufbewahrungsfristen für jede Business Objekt- Dokumentartkombination und somit die Speicherung des Ablaufdatums für jedes Dokument im Verknüpfungseintrag definiert. Auf der Ebene des kgs-Archivservers wurden die Aufbewahrungsfristen je logisches Archiv / Content Repository inkl. die Speicherung eines Ablaufdatums für jedes Dokument eingerichtet. Auf der Ebene des Storage Systems wurde die Ablage als Einzeldokumente (Single File Storage) eingerichtet, sodass jedes Dokument ein Ablaufdatum besitzt. Da zum Zeitpunkt der Archivierung nicht immer das Ablaufdatum des Dokuments eindeutig hinterlegt werden kann, wurden SAP-Reports inkl. eine Erweiterung im kgs-Archivserver geschaffen, welche das Ablaufdatum im SAP-System und im Storage System konsistent verlängert, sofern der SAP-Bezug für dieses Dokument gegeben ist. Des Weiteren wurde das konsistente Löschen der Dokumente, gesteuert durch den konkreten SAP-Verknüpfungseintrag, umgesetzt.

Zum Abschluss des Projekts, wurde der aktuelle Dokumentenbestand des Archivsystems auf eine Ablage von Einzeldokumenten migriert. Dabei wurden nur die Dokumente berücksichtigt, für die aktuell noch eine Aufbewahrungspflicht bestand.

Ergebnis des Projektes

Das Ergebnis dieses Projektes war erstaunlich: Es konnten über 50% des Datenbestandes aufgrund abgelaufener Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Zukünftig wird durch eine konsistente Verlängerung der Aufbewahrungstermine und die Möglichkeit zur dauerhaften Löschung von abgelaufenen Dokumenten eine konsistente und gesetzeskonforme Aufbewahrung im SAP und dem Archiv erreicht.

Lernen Sie unser SAP Know-How kennen: Im gemeinsamen Webinar mit unserem Partner kgs haben wir Ihnn diese Lösung genauer vorgestellt.