In der heutigen vernetzten Zeit, in der Unternehmen nicht nur einen Standort besitzen, werden Projekte von unterschiedlichen Personen, von unterschiedlichen Standorten und vielleicht mit unterschiedlichen Muttersprachen bearbeitet. Die Zusammenarbeit wird dadurch immer anspruchsvoller. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Teamarbeit zu fördern und zu optimieren.

Eine Art der Optimierung kann die Verwendung von Collaboration-Tools sein. Diese sind als kostenfreie oder kostenpflichtige Programme erhältlich, die entweder mehrere Lösungen in sich vereinen oder nur auf eine spezialisiert sind. Sie werden als Cloud- oder Inhouse-Anwendung angeboten.

Ein Optimierungsansatz findet sich bei der Informationsverbreitung. Wikis können helfen, Abläufe und Problemlösungen festzuhalten und für alle zugänglich zu machen. Informationen müssen somit nicht mehrfach erarbeitet werden.

Je nach Anbieter haben Sie die Wahl zwischen einem (Unternehmens-)Wiki im eigenen Firmennetzwerk oder auf der Website. Zusatzfunktionen, wie zum Beispiel das Integrieren von Videos, Audios, Chat-, Foren- und Kalenderfunktionen, sind bei ausgewählten Tools möglich.

Die Projektverwaltung kann ebenfalls mittels Collaboration-Tools optimiert werden. Je nach Umfang des Tools können Sie zum Beispiel:

• den Projektfortschritt überwachen
• Aufgaben verteilen
• Termine verwalten
• ein Berechtigungssystem pflegen
• Änderungen nachvollziehen (z. B. von Dokumenten)
• Dokumente bereitstellen
• Notizen erstellen

Cloud-basierte Tools besitzen zudem den Vorteil der größeren Flexibilität. Das Hinzufügen und Entfernen von Projektmitarbeitern oder von Ressourcen (z. B. Speicher) ist gegenüber einer On-Premise-Lösung einfacher. Das Tool lässt sich somit schneller an neue Gegebenheiten oder Projekte anpassen.

Einige Collaboration-Tools können Ihnen außerdem beim Kosten sparen behilflich sein. Ein Beispiel dazu: Anstatt alle Projektbeteiligten bei jedem Meeting an einem Ort zu versammeln, kann das Treffen über eine Telefon- oder Video-Konferenz stattfinden. Dies spart Reisekosten und Zeit.

Mindmapping-Tools sind ein Beispiel für hilfreiche Collaboration-Tools für kreative Köpfe. Jeder kennt die analoge Variante des Mindmapping mit Papier und Stift. Hat man eine Idee, schreibt man sie an die richtige Stelle auf seinem Blatt. Das Gleiche ist digital möglich, nur mit dem Unterschied, dass verschiedene Schemata zur Verfügung stehen und Änderungen mit einem Mausklick erledigt sind. Zudem können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an der Grafik arbeiten, Ideen austauschen und Korrekturen vornehmen.

Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Variante oder besteht die Möglichkeit über VPN auf die Daten zuzugreifen, ist das Arbeiten an der Grafik orts- und zeitunabhängig. Die Kreativität muss somit nicht bis zum nächsten Meeting warten.

Sie sehen bzw. lesen, es gibt viele Anwendungsbereiche für Collaboration-Tools. Wissenschaftliche Forschungen haben gezeigt, dass sich die Einführung von derartigen Tools am besten in Verbindung mit einem konkreten Projekt realisieren lässt. So lernen die Mitarbeiter, das Tool zu verwenden und verlieren ihre „Scheu“ davor.

Haben Sie sich für ein umfangreicheres Tool entschieden, nutzen Sie gegebenenfalls Webinare oder Tutorials, um Ihren Mitarbeitern das Programm näher zu bringen.

Weiterführende Links:

• Collaboration-Tools
• Collaboration-Tools aus der Cloud
• Collaboration: Warum wir nicht zusammenarbeiten
• forcont Collaboration-Tool: Business Lounge