Plötzliche Änderungen gehören im Unternehmensalltag dazu. Anhand unseres Kundenbeispiels zeigen wir Ihnen, ob sich auch für Sie ein Qualitätssicherungsmandant für eine digitale Personalakte lohnt.
Bei einem unserer Cloud-Kunden, der die elektronische Personalaktenlösung forpeople verwendet, fand eine firmeninterne Umstrukturierung statt. Die Mitarbeiter wurden einer neuen Firma zugeordnet. Für die betroffenen Mitarbeiter änderte sich datentechnisch somit die Firmenzuordnung. Die erste Überlegung unseres Kunden: Die Mitarbeiter-Stammdaten durch einen automatischen Datenabgleich in die Cloud-Anwendung übertragen. Doch dies würde dazu führen, dass die betroffenen Mitarbeiter dann zwei Personalakten in forpeople haben: Eine in der alten, eine in der neuen Firma. Dies entspricht dem Standardverhalten von forpeople und ist auch normalerweise richtig: Wechselt ein Mitarbeiter die Firma, erhält er eine neue Akte. Der neue Vorgesetzte des Mitarbeiters hätte – bei aktiviertem Vorgesetztenzugriff – somit nur Zugriff auf die Akte, die auch die Tätigkeit in seiner Firma betrifft. Im vorliegenden Fall war das Standardverhalten jedoch nicht gewünscht. Die betroffenen Personalakten sollten „in die neue Firma verschoben“ und nicht für die neue Firma erneut angelegt werden.
Der Kunde hatte daher seit dem Stichtag der Umfirmierung den automatischen Datenabgleich zunächst ausgesetzt. Natürlich sollte der Abgleich jedoch so bald wie möglich wieder aufgenommen werden. Deshalb wurde forcont beauftragt, geeignete Vorkehrungen zu treffen, so dass beim Import der neuen Daten die betroffenen Mitarbeiter der korrekten Firma zugeordnet werden und nur eine Personalakte besitzen. Dies ließ sich nur durch eine Massendatenverarbeitung bewerkstelligen – auf Datenbankebene. Die Gefahr war jedoch groß, dass dabei Daten fehlerhaft verarbeitet werden und am Ende nicht das gewünschte Ergebnis steht. Schlimmstenfalls wäre ein falsches Ergebnis nur schwer zu korrigieren.
Qualitätssicherungsmandant für eine digitale Personalakte mieten
Glücklicherweise gibt es die Möglichkeit, dauerhaft oder nur zeitlich begrenzt, einen Test- und Qualitätssicherungsmandanten für eine digitale Personalakte zu mieten. Damit ist es möglich, derartige Datenverarbeitungen in einer Testumgebung zu simulieren, ohne den Produktivbetrieb zu beeinträchtigen. Im konkreten Fall sind wir wie folgt bei unserem Kunden vorgegangen:
- Einrichtung des Test- und Qualitätssicherungsmandanten für eine digitale Personalakte. Dieser ist zunächst leer, d.h. er enthält weder Stammdaten (Firmen, Abteilungen, Kostenstellen, …) noch Mitarbeiterdaten.
- Import der Stammdaten und Mitarbeiterdaten vor der Umfirmierung. Danach war der Test- und Qualitätssicherungsmandant für eine digitale Personalakte annähernd auf dem Stand des produktiven Mandanten, zumindest hinsichtlich der Mitarbeiterdaten und der Stammdaten (die Dokumentarten interessierten hier nicht).
- Durchführung der Massendatenverarbeitung. Dabei wurden die betroffenen Mitarbeiter so umgeschlüsselt, dass sie der korrekten Firma zugeordnet werden
- Import der Stammdaten und Mitarbeiterdaten nach der Umfirmierung. Die Daten wurden dabei aktualisiert und alle Mitarbeiter hatten als Ergebnis weiterhin nur eine Akte.
- Da der Test erfolgreich war, konnte die Massendatenverarbeitung in gleicher Weise auf dem Produktivsystem durchgeführt werden. Die Aufgabe war gelöst.
Nach dem Test benötigte der Kunde den Test- und Qualitätssicherungsmandanten für eine digitale Personalakte nicht mehr, so dass er ihn nur vorübergehend für einen kurzen Zeitraum mieten musste.
