2. Februar 2015 // Sandy Buchtela

Digitales Vertragsmanagement erfolgreich einführen

Digitales VM in sechs Schritten einführen ( © Fotolia_Sergey_Nivens)

Unnötige Ausgaben und verpasste Chancen sind häufig die Folgen, wenn im Unternehmen ein strukturiertes Vertragsmanagement fehlt. Das Spektrum reicht von versäumten Fristen und Vertragsoptionen über die mangelhafte Erfüllung von Vertragsleistungen und fehlende Rechtssicherheit bis hin zu Verzögerungen bei Geschäftsentscheidungen und falschen Risikobewertungen.

Wichtige Verträge zentral und transparent verwalten

Um das zu vermeiden, ist ein strukturiertes Vertragsmanagement (kurz: VM) unabdingbar. Es sorgt dafür, dass keine wichtigen Fristen versäumt, die Vertragsleistungen wie vereinbart erfüllt und die Dokumente revisionssicher archiviert werden. Eine digitale VM-Lösung bietet dabei viele Vorteile gegenüber der manuellen Verwaltung: Eine zentrale Plattform stellt alle wichtigen Verträge, deren Inhalte und die Beziehungen zwischen den Verträgen übersichtlich dar. Dadurch hat jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit schnellen Zugriff auf die von ihm benötigten Informationen. Ein digitales VM gewährleistet zudem die Aktualität der Dokumente und automatisiert zahlreiche administrative Prozesse – das minimiert das Risiko für Bearbeitungsfehler und spart Zeit. Weiterlesen


1. Dezember 2014 // Sandy Buchtela

Einfach und effizient Dokumente erstellen

Weniger Zeit für Papierkram, mehr Zeit fürs Wesentliche (Grafiken © Who Is Hosting This, http://www.whoishostingthis.com)

Die Vorgeschichte

Eine Mitarbeiterin in Berlin benötigt dringend eine Arbeitsbescheinigung, andere sollen zum jährlichen Mitarbeitergespräch geladen werden und ein weiterer am Standort Frankfurt erwartet eine Bewilligung zur Teilnahme an einem Workshop.

All diese Dinge liegen auf dem Schreibtisch der Personalreferentin Jane Doe. In allen drei Fällen muss ein Schreiben verfasst und den betreffenden MitarbeiterInnen übermittelt werden. Die notwendigen Adressen sowie weitere Personaldaten findet Jane Doe in den elektronischen Personalakten und für die Schreiben gibt es Wordvorlagen.

Also alles kein Problem im weitgehend 'papierlosen' Büro. Es kostet nur ein wenig Fleiß, Konzentration und Zeit. Womöglich von allem ein wenig mehr, weil Jane Doe zwischendurch noch einen Anruf entgegennimmt, um einem weiteren Mitarbeiter mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Das ist - ganz allgemein gesagt - auch ihre eigentliche Aufgabe: um die MitarbeiterInnen kümmern.

Den Papierkram sollen ihr smarte Hilfsmittel wie die elektronische Personalakte, soweit es geht, abnehmen. Warum also sollte die Erstellung der oben aufgezählten Dokumente nicht viel einfacher und effizienter von der Hand gehen?

  • Die Personalakten kennen alle nötigen Adressen.
  • Sie kennen unter Umständen die E-Mail-Adressen.
  • Sie wissen, von wann bis wann ein Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt ist.
  • Und sie wissen noch weitere nützliche Dinge.
  • Die Wordvorlagen für solche Dokumente gibt es auch schon.

Und nun? Weiterlesen


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