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Kategoriearchiv: Tipps & Tricks

23. Januar 2017 //

Dokumenten scannen – Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung von Personalakten

Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung von Personalakten

Die Entscheidung ist gefallen, ein System zur digitalen Verwaltung von Personalakten wird eingeführt. Systemgestützte Workflows sollen künftig bei der Bearbeitung eingehender Bewerbungen und der täglichen Personalarbeit helfen. Bleibt die Frage, wie die in Papierform verwalteten Personaldokumente in die elektronische Personalakte überführt werden können. Weiterlesen


13. November 2016 //

Risikomanagement auf Basis der Anwendung forcontent | Der Dokumentenmanager

Risikomanagement mit forcontent | Der Dokumentenmanager

Risikomanagement und Compliance sind aktuelle Themen, mit denen sich auch mittelständische Unternehmen immer stärker beschäftigen müssen. Sie sind angehalten, potentielle Risiken zu identifizieren, zu analysieren und zu bewerten. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie Richtlinien und der Nachweis hierüber sind als Teil des Risikomanagements Antriebsfeder für viele neue Projekte in den Unternehmen. Mit dem forcontent | Dokumentenmanager bietet forcont eine geeignete Plattform, um genau diese Anforderungen des Risikomanagements standardisiert und mit wenig Anpassungs- und Schulungsaufwand der Mitarbeiter umzusetzen.  Weiterlesen


26. September 2016 //

forcont-Archivliste im SAP: Dokumentverknüpfungen

Im Blogbeitrag „forcont-Archivliste im SAP“ wurde die Notizfunktion beschrieben und kurz erwähnt, dass weitere Dokumentverknüpfungen beschafft und angezeigt werden können. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen einige Praxisbeispiele für die zusätzlichen Dokumentverknüpfungen an einem SAP-Businessobjekt mit Hilfe der forcont-Archivliste vorstellen.  Weiterlesen


30. Mai 2016 //

Entlastung der SAP-Datenbank von abgelegten Dokumenten – generische Objektdienste

Mit Hilfe des Dienstes „Anlagenliste“ in den generischen Objektdiensten (GOS) des SAP kann ein Endanwender zu einem Business Objekt einfach Anlagen erstellen. Er hat die Wahl zwischen Anlagen, Notizen oder externe Dokumenten abzulegen.

GOS-Dienst "Anlagenliste"

Was aus Anwendersicht praktisch und komfortabel ist, kann das Leben der SAP-Administration erschweren. Denn die abgelegten Anlagen werden je nach Ablageart in Tabellen in der SAP-Datenbank gespeichert. Bei regelmäßiger Nutzung durch eine Vielzahl an Nutzern kann die Datenbank in kurzer Zeit schnell stark anwachsen.  Weiterlesen


26. Oktober 2015 //

E-Mail-Ablage in DMS-Anwendungen

Bereits vor zwei Jahren haben wir im Beitrag E-Mails aus Outlook im DMS ablegen darauf hingewiesen, dass E-Mails auch im DMS-Umfeld eine große Rolle spielen und der herkömmliche Upload für E-Mails nicht praktikabel ist. Der Drang, E-Mails in verfügbaren DMS-Anwendungen zu archivieren, wächst stetig weiter an, da die Informationen und Gesprächsverläufe möglichst lückenlos verfügbar und dokumentiert sein sollen.

Im Laufe der Zeit haben sich damit neue Anforderungen an das Outlook Add-In und die Verarbeitung der E-Mails bei der Ablage ergeben, welche die Archivierung der E-Mails in die DMS-Anwendungen noch flexibler gestalten sollen.

Anhänge

Ein Thema sind die Anhänge von E-Mails – es reicht nicht mehr die E-Mail im Ganzen zu speichern, sondern das Trennen der Anhänge wird immer wichtiger, da oft die erforderlichen Informationen in den Anhängen enthalten sind. Auch aufgrund der technischen Gegebenheiten in den Unternehmen nehmen Anhänge einen ganz neuen Stellenwert ein: Die Verbreitung der Multifunktionsgeräte in den Gängen der Unternehmen nimmt zu, ein Mitarbeiter kann so schnell und einfach Dokumente digitalisieren und bekommt das gescannte Dokument nicht selten als Anhang einer E-Mail zugesendet. In diesem Fall möchte man natürlich nur den Anhang und nicht die gesamte E-Mail archivieren.

Aus den verschiedenen Anwendungsfällen heraus wurde das Outlook Add-In weiterentwickelt und stellt mittlerweile eine Funktion bereit, um Anhänge von E-Mails separat zu verarbeiten.

1_Outlook-Menu mit den verschiedenen Ablagefunktionen

Outlook-Menu mit den verschiedenen Ablagefunktionen

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12. Oktober 2015 //

Berliner Baustellenatlas verbessert Koordination und Bauplanung

Am 21.9.2015 war forcont durch die infreSt zum Startschuß für die Anwendung „Baustellenatlas“ im Rahmen des Portals „eStrasse“ eingeladen. In Anwesenheit des Staatsekretärs für Verkehr und Umwelt des Senats von Berlin Herr Gaebler fand die feierliche Freigabe des Baustellenatlas statt.

Der Baustellenatlas

In großen Städten sind ständig Baumaßnahmen nötig. Häufig ein Ärgernis für Anwohner, und Pendler. Im Baustellenatlas der infreSt sind durch die Kopplung mit der Portaldatenbank (PDB) der eStrasse Bauprojekte transparenter, selbst tagaktuelle Baumaßnahmen werden ersichtlich. „Der Baustellenatlas soll erstmals alle an der Gestaltung des öffentlichen Straßenraumes Beteiligten verbinden: Senats- und Bezirksverwaltung, Netzbetreiber, Polizei und Feuerwehr, Öffentlicher Nahverkehr, Stadt- und Straßenreinigung, Dienstleister aus dem Individualverkehr (Taxi- und Busunternehmen), Industrie, Einzelhandel sowie die jeweiligen Verbäde und Wohnungsbaugesellschaften.“ Dies ermöglicht eine effizientere Planung und die Nutzung von Synergien. Der Geschäftsführer der infreSt GmbH, Herr Besler, wies insbesondere auf die Möglichkeiten der smarten Vernetzung aller Beteiligten der Baustellen hin.

forcont gratuliert infreSt zu der zunehmenden Unterstützung der Koordinierung und effektiveren Gestaltung von Baumaßnahmen in Berlin. Wir freuen uns, durch die Erstellung der Kopplung des Baustellenatlas mit dem Portal eStrasse, das Vorhaben zu einem Stück mit vorangetrieben zu haben.

Zur vollständigen Pressemitteilung (PDF)


10. August 2015 //

Sensible Daten liegen mitten im Park verstreut – mit einer elektronischen Personalakte passiert dies nicht

Sensible Daten nicht einfach so liegen lassen

Laut focus.de fand eine Frau verstreute Dokumente auf einer Wiese im Park. Bei näherem Blick stellte sich heraus, dass sie auf interne Papiere des Hamburger SV gestoßen war: Eine Liste mit Gehältern, Prämien der Profis und Scouting-Reporte. Damit dies Ihren sensiblen Daten nicht passieren kann, sichern Sie Ihre personenbezogenen Dokumente in einer elektronischen Personalaktenlösung. Weiterlesen


26. Mai 2015 //

Die praktische Checkliste zum Thema Rechtssicherheit bei digitalen Personalakten

Rechtssicherheit

 

Mit einer elektronischen Personalakte können Sie durch einige wenige Mausklicks alle aktuell benötigten Informationen zu einem Mitarbeiter zusammenstellen. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verlangt allerdings von den Verantwortlichen besondere Umsicht.

Diverse rechtliche Vorgaben sind einzuhalten: die Vorschriften von Bundesdatenschutzgesetz und Betriebsverfassungsgesetz, mögliche Betriebsvereinbarungen, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

Wir haben für Sie eine praktische Checkliste erstellt, die die zentralen Prinzipien für eine rechtskonforme Verwaltung Ihrer Personaldaten zusammenfasst. So erhalten Sie schnell einen Überblick, was Sie beachten müssen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

pdf_icon Checkliste zur Rechtssicherheit


27. April 2015 //

forcont-Archivliste im SAP

Archivliste_01

 

Jeder, der im SAP mit archivierten Dokumenten in seinen Transaktionen arbeitet, kennt den generischen Objektdienst Anlageliste. Alle zu dem betreffenden Objekt hinterlegten archivierten Dokumente werden darin zur Anzeige gebracht. Vielfach besteht der Wunsch, zusätzliche Informationen zu einem archivierten Dokument zu hinterlegen, damit man das betreffende Dokument schnell zur Anzeige bringen kann. Diese Funktion ist vor allem dann sinnvoll, wenn man viele Dokumente gezielt anzeigen möchte, welche mit der gleichen Dokumentart archiviert worden sind. Denn oft genug ist das Gesuchte gut versteckt. Mit der forcont-Archivliste ist die Suche jedoch spielend leicht. Weiterlesen


26. Januar 2015 //

Zusatzfelder – Kunden tunen ihre Software selbst

Bei der Anschaffung und Einführung eines Softwaresystems hat der Kunde in der Regel die Qual der Wahl zwischen einer Individuallösung - auf ihn zugeschnitten - oder einem standardisierten Lizenzprodukt / Cloud-Angebot.

Bei Letzterem ist es nur bedingt gebräuchlich, dass der Kunde eine Software entsprechend seines Unternehmens selbst anpassen kann. Hier klafft eine mehr oder weniger große Lücke zwischen der Individuallösung und dem Standardprodukt. Auch wenn ein Produkt gut durchdacht ist und alle nötigen Anforderungen erfüllt sind, würden die meisten Kunden die ein oder andere Kleinigkeit vermutlich dennoch gern feintunen. Unter Umständen hängt sogar die Einsatzfähigkeit und damit die Entscheidung für oder gegen das Produkt von wenigen Details ab, die sich der Kunde anpassen müsste. Bisherige Individualisierungsmöglichkeiten können hier mehr schlecht als recht Abhilfe schaffen.

Zusatzfelder sind hingegen eine ernstzunehmende Lösung, die beschriebene Lücke zu schließen. Der Kunde gestaltet dadurch teilweise seine Software selber, ohne die üblichen Möglichkeiten von Produktupdates oder -erweiterungen zu verlieren. Weiterlesen


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