Zurück zur Startseite

Kategoriearchiv: ECM-Suite von forcont

9. November 2015 //

forcont factory Version FX 3.2b – Das sind die neuen Funktionen

Die forcont factory Version FX 3.2b ist da. Sie enthält neben praxisinspirierten Weiterentwicklungen erstmals ein ergänzendes Modul für das Anwendungsprodukt forpeople. Mit dem neuen Add-on wurde der nächste Schritt zur Weiterentwicklung des Angebotsportfolios vollzogen – aus Anwendungsprodukten werden Lösungspakete.

Modul forpeople Arbeitgeberakte

Die Arbeitgeberakte ergänzt als optionales Modul die Anwendung forpeople zum HRM-Lösungspaket, das bewährte Produkte wie die preisgekrönte Personalakte und zukünftige Lösungsbestandteile zusammenfasst. In der forpeople Arbeitgeberakte können alle HR-Dokumente, die keiner Personalakte zugeordnet können oder dürfen, effizient und datenschutzkonform verwaltet werden.

Lohnsteuerlisten, Prämienvorschlagslisten, Betriebsvereinbarungen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement etc. werden in dem neuen Modul strukturiert und recherchierbar ablegt. Die Dokumente lassen sich Mitarbeitern und Geschäftspartner, wie Krankenkassen oder Ämtern, zuordnen. Reportfunktionen ermöglichen das schnelle Erstellen von Übersichten.

Zum Datenblatt Arbeitgeberakte (PDF)

Weitere wichtige Änderungen im Überblick

Weiterlesen


26. Oktober 2015 //

E-Mail-Ablage in DMS-Anwendungen

Bereits vor zwei Jahren haben wir im Beitrag E-Mails aus Outlook im DMS ablegen darauf hingewiesen, dass E-Mails auch im DMS-Umfeld eine große Rolle spielen und der herkömmliche Upload für E-Mails nicht praktikabel ist. Der Drang, E-Mails in verfügbaren DMS-Anwendungen zu archivieren, wächst stetig weiter an, da die Informationen und Gesprächsverläufe möglichst lückenlos verfügbar und dokumentiert sein sollen.

Im Laufe der Zeit haben sich damit neue Anforderungen an das Outlook Add-In und die Verarbeitung der E-Mails bei der Ablage ergeben, welche die Archivierung der E-Mails in die DMS-Anwendungen noch flexibler gestalten sollen.

Anhänge

Ein Thema sind die Anhänge von E-Mails – es reicht nicht mehr die E-Mail im Ganzen zu speichern, sondern das Trennen der Anhänge wird immer wichtiger, da oft die erforderlichen Informationen in den Anhängen enthalten sind. Auch aufgrund der technischen Gegebenheiten in den Unternehmen nehmen Anhänge einen ganz neuen Stellenwert ein: Die Verbreitung der Multifunktionsgeräte in den Gängen der Unternehmen nimmt zu, ein Mitarbeiter kann so schnell und einfach Dokumente digitalisieren und bekommt das gescannte Dokument nicht selten als Anhang einer E-Mail zugesendet. In diesem Fall möchte man natürlich nur den Anhang und nicht die gesamte E-Mail archivieren.

Aus den verschiedenen Anwendungsfällen heraus wurde das Outlook Add-In weiterentwickelt und stellt mittlerweile eine Funktion bereit, um Anhänge von E-Mails separat zu verarbeiten.

1_Outlook-Menu mit den verschiedenen Ablagefunktionen

Outlook-Menu mit den verschiedenen Ablagefunktionen

Weiterlesen


16. September 2015 //

forcont digital design

Nach dem 25jährigen Firmenjubiläum, bei dem sich forcont in komplett neuem Gewand präsentierte, hält die neue Designsprache immer mehr Einzug in die forcont factory ECM Suite. Pünktlich zur forconference wurden die überarbeiteten Produkte zusammen mit dem neuen Corporate Design forgestellt.

Dieser (Inter-)Facelift traf auf große Zustimmung nicht nur beim Auditorium der Konferenz. Aufgrund vieler Nachfragen durch Kunden haben wir in einem zweiten Schritt forprocess, den Anwendungsmanager, auf das neue Design angehoben – der Baukasten für kundenspezifische ECM-Lösungen.

forprocess

forprocess

Weiterlesen


12. März 2015 //

Selbsttragende Archive – Daten und Dokumente schnell und einfach an Dritte übergeben

Selbsttragende Archive - Dokumente und Daten bequem exportieren

Zugegeben, manchmal bin ich schon etwas neidisch auf meine Kollegen, welche forcont factory Projekte stemmen, wenn sie mit wenigen Klicks die Snapshot-Funktionen in ihren Projekten aktivieren. Die Funktion „Snapshot erzeugen“ erstellt eine Kopie aller untergeordneten Ordner und Dokumente in Form einer statischen Webseite Ihrer forcont factory FX Anwendung. Diese können Sie auf Ihrer Festplatte speichern und offline, also auch ohne Zugang zur forcont factory FX, aufrufen. Diese Funktion wird gern genutzt, wenn z. B. Dokumente übersichtlich und in aktueller Version weiter gereicht werden sollen oder müssen. Weiterlesen


2. März 2015 //

Digitale Archivierung von Massendokumenten

Archivierung von Massendokumenten ( © Fotolia_61657958_beawolf)

Immer wieder gibt es Situationen, bei denen unsere Kunden mit der Archivierung von Massendokumenten konfrontiert sind, seien es regelmäßige Informationsschreiben (Newsletter an Geschäftspartner, Mitarbeitermitteilungen, …) oder einmalige Schreiben (Preisanpassungsschreiben, Brief zu einer Rückrufaktion etc.). Gemeinsam haben die dabei entstehenden Dokumente eine gewisse "Gleichförmigkeit", d. h. sie haben eine nahezu gleiche Dokumentstruktur und einen sehr ähnlichen Inhalt, der sich nur in bestimmten Bereichen leicht unterscheidet. Die Herkunft dieser oft als Massenschreiben bezeichneten Dokumente sind zum einen Serienbriefe, die von einem Mitarbeiter des Unternehmens erzeugt werden und zum anderen entstehen solche Dokumente auch über ein Output-Management-System.

Oft wird der abschließende Druck und Versand der Dokumente über einen Druckdienstleister abgewickelt, der darauf spezialisiert ist, die fertigen Papierseiten "einzutüten", zu frankieren und auf den Postweg zu bringen. Nicht selten erhalten die Auftraggeber dann ein Medium (CD, DVD o. ä.) mit dem gedruckten Material in Digitalform zur Aufbewahrung zurück. Auch bei der Digitalisierung von Bestandsdokumenten bei der Einführung einer DMS-Lösung, wie z.B. einer Personalakte, werden diese von spezialisierten Scan-Dienstleistern in solcher Form bereitgestellt.

Um die Dokumente dem Bezugsobjekt, z. B. dem Kunden, Mitarbeiter oder der technischen Anlage zuordnen zu können, benötigt man Schlüsselinformationen zu diesen Bezugsobjekten.
Sowohl die Bereitstellung der Schlüsselinformationen, als auch der Inhalt des bereitgestellten Mediums kann von  Anbieter zu Anbieter recht unterschiedlich sein. Die nachfolgenden Varianten sind uns aus der Praxis bekannt: Weiterlesen


26. Januar 2015 //

Zusatzfelder – Kunden tunen ihre Software selbst

Bei der Anschaffung und Einführung eines Softwaresystems hat der Kunde in der Regel die Qual der Wahl zwischen einer Individuallösung - auf ihn zugeschnitten - oder einem standardisierten Lizenzprodukt / Cloud-Angebot.

Bei Letzterem ist es nur bedingt gebräuchlich, dass der Kunde eine Software entsprechend seines Unternehmens selbst anpassen kann. Hier klafft eine mehr oder weniger große Lücke zwischen der Individuallösung und dem Standardprodukt. Auch wenn ein Produkt gut durchdacht ist und alle nötigen Anforderungen erfüllt sind, würden die meisten Kunden die ein oder andere Kleinigkeit vermutlich dennoch gern feintunen. Unter Umständen hängt sogar die Einsatzfähigkeit und damit die Entscheidung für oder gegen das Produkt von wenigen Details ab, die sich der Kunde anpassen müsste. Bisherige Individualisierungsmöglichkeiten können hier mehr schlecht als recht Abhilfe schaffen.

Zusatzfelder sind hingegen eine ernstzunehmende Lösung, die beschriebene Lücke zu schließen. Der Kunde gestaltet dadurch teilweise seine Software selber, ohne die üblichen Möglichkeiten von Produktupdates oder -erweiterungen zu verlieren. Weiterlesen


12. Januar 2015 //

Digitale Erfassung und Verwaltung des Posteingangs

Digitaler Posteingang

In vielen Branchen ist die klassische Briefzustellung immer noch ein wichtiges Kommunikationsmittel - trotz E-Mail und Online-Service-Formularen. Versicherer, kommunale Versorgungsunternehmen und Behörden benötigen oftmals einen schriftlichen Nachweis, da rechtliche Verbindlichkeiten und Revisionssicherheit kritische Aspekte sind.
Im Artikel „Das Postbuch geht – die Compliance bleibt“ erfahren Sie, wie die Kommunalen Wasserwerke Leipzig ihr hohes Postaufkommen und dessen Bearbeitung mithilfe eines digitalen Posteingangs mit automatisierter Dokumentenerkennung effizient bewältigen.

Zum vollständigen Artikel


1. Dezember 2014 //

Einfach und effizient Dokumente erstellen

Weniger Zeit für Papierkram, mehr Zeit fürs Wesentliche (Grafiken © Who Is Hosting This, http://www.whoishostingthis.com)

Die Vorgeschichte

Eine Mitarbeiterin in Berlin benötigt dringend eine Arbeitsbescheinigung, andere sollen zum jährlichen Mitarbeitergespräch geladen werden und ein weiterer am Standort Frankfurt erwartet eine Bewilligung zur Teilnahme an einem Workshop.

All diese Dinge liegen auf dem Schreibtisch der Personalreferentin Jane Doe. In allen drei Fällen muss ein Schreiben verfasst und den betreffenden MitarbeiterInnen übermittelt werden. Die notwendigen Adressen sowie weitere Personaldaten findet Jane Doe in den elektronischen Personalakten und für die Schreiben gibt es Wordvorlagen.

Also alles kein Problem im weitgehend 'papierlosen' Büro. Es kostet nur ein wenig Fleiß, Konzentration und Zeit. Womöglich von allem ein wenig mehr, weil Jane Doe zwischendurch noch einen Anruf entgegennimmt, um einem weiteren Mitarbeiter mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Das ist - ganz allgemein gesagt - auch ihre eigentliche Aufgabe: um die MitarbeiterInnen kümmern.

Den Papierkram sollen ihr smarte Hilfsmittel wie die elektronische Personalakte, soweit es geht, abnehmen. Warum also sollte die Erstellung der oben aufgezählten Dokumente nicht viel einfacher und effizienter von der Hand gehen?

  • Die Personalakten kennen alle nötigen Adressen.
  • Sie kennen unter Umständen die E-Mail-Adressen.
  • Sie wissen, von wann bis wann ein Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt ist.
  • Und sie wissen noch weitere nützliche Dinge.
  • Die Wordvorlagen für solche Dokumente gibt es auch schon.

Und nun? Weiterlesen


9. Dezember 2013 //

Modernes Rohrpostsystem für E-Mails

E-Mail-Queue für die ECM-Plattform forcont factory FX (© Laurent Hamels, ID 1238285, fotolia.com)Heute möchte ich ein überaus nützliches Modul unserer ECM-Entwicklungsplattform forcont factory FX vorstellen:
Die E-Mail-Queue.

Mit der E-Mail-Queue können Sie den E-Mail-Versand standardisieren und Fehler protokollieren. Sie behalten damit nicht nur die Quantität, sondern auch die Qualität der versandten E-Mails im Auge. Weiterlesen


23. September 2013 //

Arbeitserleichterung dank automatischer Belegerfassung Teil 1/2

Wie geht ein Unternehmen mit Bergen von vorwiegend eingehenden Papierdokumenten um, welche den immer gleichen Geschäftsprozess durchlaufen? In der Regel passiert dies auf dem herkömmlichen Weg, d.h. zeitintensive manuelle Bearbeitung durch einzelne Mitarbeiter. Zu Recht stellt sich hier die Frage: Geht das nicht auch besser, einfacher und überhaupt schneller? Weiterlesen


Follow Us

Autoren

ARCHIV