Zurück zur Startseite

Kategoriearchiv: Best Practice

17. Oktober 2016 //

Cloud-Qualitätssicherungsmandant – Was ist das?


Plötzliche Änderungen gehören im Unternehmensalltag dazu. Umstrukturierungen haben in einer Firma viele Auswirkungen – auch auf die Personalakten der Mitarbeiter. Wie dies einer unserer Cloud-Kunden gemeistert hat, wollen wir Ihnen in unserem Beitrag schildern. Weiterlesen


4. Oktober 2016 //

HRM-Workshop: Wissenswertes rund um die Einführung einer digitalen Personalakte

Workshop Digitale Personalakte

Im Rahmen der bereits seit einigen Jahren erfolgreich laufenden deutschlandweiten Veranstaltungsreihe von ALPHA COM und forcont öffneten sich für interessierte Besucher am 22. September die Türen der Frankfurter ALPHA COM Niederlassung für einen weiteren gemeinsamen Praxis-Workshop. Unter dem Motto „Digitale Personalakte“ konnten sich die Teilnehmer - im Wesentlichen Personaler und IT-Verantwortliche der Unternehmen - vor Ort kennenlernen, branchenübergreifend zum Thema informieren und austauschen. Schwerpunkt der halbtägigen Veranstaltung bildete dabei sowohl die Betrachtung von Gründen für und die Herausforderungen bei der Einführung einer elektronischen Personalakte, als auch die Darstellung der rechtlichen Aspekte, Datenschutz und eines Best Practice Beispiels anhand des forpeople | Personalmanagers. Der Rundgang durch die Produktion des Digitalisierungsspezialisten ALPHA COM lieferte den Teilnehmern vor Ort einen vertiefenden Eindruck in die verschiedenen Digitalisierungsprozesse.

Daniel Holub, Niederlassungsleiter der ALPHA COM in Frankfurt: „Unsere Besucher sind immer wieder überrascht und begeistert, wie schnell und einfach bestehende Papier-Akten digitalisiert werden können“. Wer nun interessiert ist und sich informieren möchte, hat im November wieder Gelegenheit hierzu. Der nächste findet zum Theme „Workshop Digitale Personalakte und Recht: Ihr Kompass für die Einführung einer digitalen Personalakte" am 08.11.2016 in München statt. Agenda, weitere Informationen und die Anmeldung finden Sie hier.


30. Mai 2016 //

Entlastung der SAP-Datenbank von abgelegten Dokumenten – generische Objektdienste

Mit Hilfe des Dienstes „Anlagenliste“ in den generischen Objektdiensten (GOS) des SAP kann ein Endanwender zu einem Business Objekt einfach Anlagen erstellen. Er hat die Wahl zwischen Anlagen, Notizen oder externe Dokumenten abzulegen.

GOS-Dienst "Anlagenliste"

Was aus Anwendersicht praktisch und komfortabel ist, kann das Leben der SAP-Administration erschweren. Denn die abgelegten Anlagen werden je nach Ablageart in Tabellen in der SAP-Datenbank gespeichert. Bei regelmäßiger Nutzung durch eine Vielzahl an Nutzern kann die Datenbank in kurzer Zeit schnell stark anwachsen.  Weiterlesen


9. Mai 2016 //

DMS und E-Akten für EVU

In vielen Energieversorgungsunternehmen (EVU) existieren allerlei IT-Insellösungen und diverse digitale Ablagesysteme, um die täglich anfallenden Dokumente zu strukturieren, zu bearbeiten und zu archivieren. Um den Pflegeaufwand zu minimieren und die Datenqualität zu verbessern, bietet sich ein integrativer Ablageansatz an. Dabei ist vor allem eine datentechnische Vernetzung der verschiedenen eingesetzten Systeme erforderlich. Mit der Softwarelösung forprocess | Der Anwendungsmanager gelingt das.

Dokumentenmanagement für EVUs - Systemintegration von forprocess | Der Anwendungsmanager Weiterlesen


19. April 2016 //

ISS Schweiz migriert 1,8 Millionen HR-Dokumente

Die ISS migriert 1,8 Millionen Dokumente in die elektronischer Personalaktenlösung forpeople.

Die ISS Schweiz AG, mit mehr als 12.000 Mitarbeitern, ist das führende Unternehmen für Facility Services in der Schweiz. Zur Verwaltung der 12.000 Personalakten hatte sich die ISS bereits 2009 für ein digitales Archivierungssystem entschieden. Die Ansprüche an dieses System sind mit der Zeit gestiegen. Waren die ersten archivierten Dokumente noch schwarz-weiß, so erwartet man heute hochqualitative Dokumente in Farbe. Auch die Ablage von Dokumenten mittels eines relativ kleinen QR-Codes sollte für alle Akten möglich sein. Zudem war die Erstellung von Dokumenten direkt in der Akte, z. B. Arbeitsbestätigungen, gewünscht. Die oneresource ag als Schweizer Partnerunternehmen der forcont hat sich dieser Herausforderung gestellt und ein Migrationsprojekt zur digitalen Personalaktenlösung forpeople angeboten, dass alle Anforderungen abdeckt. Damit verbunden war eine Migration von mehr als 1,8 Millionen Dokumenten, die schwarz-weiß im tiff-Format existierten.  Weiterlesen


8. April 2016 //

Workshop Digitale Personalakte

Im April ist es wieder soweit. Der erste Workshop zur digitalen Personalakte im Jahr 2016 steht auf der Agenda. Branchenübergreifend geben ALPHA COM und forcont Interessierten die Möglichkeit, einen tiefen Einblick in die Thematik zu erhalten. Seit über drei Jahren finden die Workshops deutschlandweit statt und erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Mit dem steigenden Anspruch der Personalabteilungen nach digitalen Prozessen, stellt die elektronische Personalakte den Grundstein einer digitalen HR-Strategie dar.

Hauptsächlich Personaler, jedoch auch Kollegen aus dem Management oder der IT, reizt es, sich innerhalb eines Tages detailliert mit Experten und anderen Gleichgesinnten zu dem Thema auszutauschen. Insbesondere Projektleiter, die noch am Anfang der Thematik stehen, schätzen das gesammelte Basiswissen des Workshops. So diskutieren wir beispielsweise gemeinsam über den Datenschutz, ob es sich lohnt die Alt-Akten selbst zu digitalisieren oder dies durch einen Experten machen zu lassen, oder welche weiteren Möglichkeiten die heutigen digitalen Personalakten überhaupt bieten, z. B. automatisierte Dokumentenerstellungsprozesse für Verträge, Zeugnisse etc. (Agenda).

Ein Highlight jedes Workshops ist neben dem Rundgang durch die Digitalisierung mit Sicherheit auch das Best Practice Beispiel anhand der Personalakte. So bekommen alle Beteiligten zu dem Basiswissen, welches die rechtlichen, organisatorischen und funktionalen Aspekten betrachtet, auch einen hautnahen Eindruck, wie die praktische Arbeit sowohl bei der möglichen Verarbeitung der Alt-Akten, als auch im täglichen Doing mit der zukünftigen Personalakte anbelangt.

Vielleicht treffen wir ja auch Sie bei einem unserer nächsten Workshops:

Weitere Informationen und die Anmeldung finden Sie hier.


26. Oktober 2015 //

E-Mail-Ablage in DMS-Anwendungen

Bereits vor zwei Jahren haben wir im Beitrag E-Mails aus Outlook im DMS ablegen darauf hingewiesen, dass E-Mails auch im DMS-Umfeld eine große Rolle spielen und der herkömmliche Upload für E-Mails nicht praktikabel ist. Der Drang, E-Mails in verfügbaren DMS-Anwendungen zu archivieren, wächst stetig weiter an, da die Informationen und Gesprächsverläufe möglichst lückenlos verfügbar und dokumentiert sein sollen.

Im Laufe der Zeit haben sich damit neue Anforderungen an das Outlook Add-In und die Verarbeitung der E-Mails bei der Ablage ergeben, welche die Archivierung der E-Mails in die DMS-Anwendungen noch flexibler gestalten sollen.

Anhänge

Ein Thema sind die Anhänge von E-Mails – es reicht nicht mehr die E-Mail im Ganzen zu speichern, sondern das Trennen der Anhänge wird immer wichtiger, da oft die erforderlichen Informationen in den Anhängen enthalten sind. Auch aufgrund der technischen Gegebenheiten in den Unternehmen nehmen Anhänge einen ganz neuen Stellenwert ein: Die Verbreitung der Multifunktionsgeräte in den Gängen der Unternehmen nimmt zu, ein Mitarbeiter kann so schnell und einfach Dokumente digitalisieren und bekommt das gescannte Dokument nicht selten als Anhang einer E-Mail zugesendet. In diesem Fall möchte man natürlich nur den Anhang und nicht die gesamte E-Mail archivieren.

Aus den verschiedenen Anwendungsfällen heraus wurde das Outlook Add-In weiterentwickelt und stellt mittlerweile eine Funktion bereit, um Anhänge von E-Mails separat zu verarbeiten.

1_Outlook-Menu mit den verschiedenen Ablagefunktionen

Outlook-Menu mit den verschiedenen Ablagefunktionen

Weiterlesen


12. Oktober 2015 //

Berliner Baustellenatlas verbessert Koordination und Bauplanung

Am 21.9.2015 war forcont durch die infreSt zum Startschuß für die Anwendung „Baustellenatlas“ im Rahmen des Portals „eStrasse“ eingeladen. In Anwesenheit des Staatsekretärs für Verkehr und Umwelt des Senats von Berlin Herr Gaebler fand die feierliche Freigabe des Baustellenatlas statt.

Der Baustellenatlas

In großen Städten sind ständig Baumaßnahmen nötig. Häufig ein Ärgernis für Anwohner, und Pendler. Im Baustellenatlas der infreSt sind durch die Kopplung mit der Portaldatenbank (PDB) der eStrasse Bauprojekte transparenter, selbst tagaktuelle Baumaßnahmen werden ersichtlich. „Der Baustellenatlas soll erstmals alle an der Gestaltung des öffentlichen Straßenraumes Beteiligten verbinden: Senats- und Bezirksverwaltung, Netzbetreiber, Polizei und Feuerwehr, Öffentlicher Nahverkehr, Stadt- und Straßenreinigung, Dienstleister aus dem Individualverkehr (Taxi- und Busunternehmen), Industrie, Einzelhandel sowie die jeweiligen Verbäde und Wohnungsbaugesellschaften.“ Dies ermöglicht eine effizientere Planung und die Nutzung von Synergien. Der Geschäftsführer der infreSt GmbH, Herr Besler, wies insbesondere auf die Möglichkeiten der smarten Vernetzung aller Beteiligten der Baustellen hin.

forcont gratuliert infreSt zu der zunehmenden Unterstützung der Koordinierung und effektiveren Gestaltung von Baumaßnahmen in Berlin. Wir freuen uns, durch die Erstellung der Kopplung des Baustellenatlas mit dem Portal eStrasse, das Vorhaben zu einem Stück mit vorangetrieben zu haben.

Zur vollständigen Pressemitteilung (PDF)


30. März 2015 //

Warum eine digitale Personalakte auch für KMU interessant ist

Auch KMUs und Start-up Unternehmen können dank Cloud-Dienste die elektronische Personalakte nutzen (©Fotolia_Rawpixel_63649309)

Welchen bedeutenden Vorteil haben kleine bis mittlere Unternehmen (KMU) und Start-ups gegenüber Konzernen, wenn nicht den, sich deutlich schneller an Marktveränderungen anpassen zu können? Viele von ihnen haben diese Flexibilität bereits genutzt, um sich für das digitale Zeitalter zu rüsten. Die Digital Business Transformation erstreckt sich bei KMU jedoch oft nur auf die unmittelbar geschäftskritischen Bereiche wie Logistik, Finanzbuchhaltung und Vertrieb. Weiterlesen


2. März 2015 //

Digitale Archivierung von Massendokumenten

Archivierung von Massendokumenten ( © Fotolia_61657958_beawolf)

Immer wieder gibt es Situationen, bei denen unsere Kunden mit der Archivierung von Massendokumenten konfrontiert sind, seien es regelmäßige Informationsschreiben (Newsletter an Geschäftspartner, Mitarbeitermitteilungen, …) oder einmalige Schreiben (Preisanpassungsschreiben, Brief zu einer Rückrufaktion etc.). Gemeinsam haben die dabei entstehenden Dokumente eine gewisse "Gleichförmigkeit", d. h. sie haben eine nahezu gleiche Dokumentstruktur und einen sehr ähnlichen Inhalt, der sich nur in bestimmten Bereichen leicht unterscheidet. Die Herkunft dieser oft als Massenschreiben bezeichneten Dokumente sind zum einen Serienbriefe, die von einem Mitarbeiter des Unternehmens erzeugt werden und zum anderen entstehen solche Dokumente auch über ein Output-Management-System.

Oft wird der abschließende Druck und Versand der Dokumente über einen Druckdienstleister abgewickelt, der darauf spezialisiert ist, die fertigen Papierseiten "einzutüten", zu frankieren und auf den Postweg zu bringen. Nicht selten erhalten die Auftraggeber dann ein Medium (CD, DVD o. ä.) mit dem gedruckten Material in Digitalform zur Aufbewahrung zurück. Auch bei der Digitalisierung von Bestandsdokumenten bei der Einführung einer DMS-Lösung, wie z.B. einer Personalakte, werden diese von spezialisierten Scan-Dienstleistern in solcher Form bereitgestellt.

Um die Dokumente dem Bezugsobjekt, z. B. dem Kunden, Mitarbeiter oder der technischen Anlage zuordnen zu können, benötigt man Schlüsselinformationen zu diesen Bezugsobjekten.
Sowohl die Bereitstellung der Schlüsselinformationen, als auch der Inhalt des bereitgestellten Mediums kann von  Anbieter zu Anbieter recht unterschiedlich sein. Die nachfolgenden Varianten sind uns aus der Praxis bekannt: Weiterlesen


Follow Us

Autoren

ARCHIV