9. Mai 2016 //

DMS und E-Akten für EVU

In vielen Energieversorgungsunternehmen (EVU) existieren allerlei IT-Insellösungen und diverse digitale Ablagesysteme, um die täglich anfallenden Dokumente zu strukturieren, zu bearbeiten und zu archivieren. Um den Pflegeaufwand zu minimieren und die Datenqualität zu verbessern, bietet sich ein integrativer Ablageansatz an. Dabei ist vor allem eine datentechnische Vernetzung der verschiedenen eingesetzten Systeme erforderlich. Mit der Softwarelösung forprocess | Der Anwendungsmanager gelingt das.

Dokumentenmanagement für EVUs - Systemintegration von forprocess | Der Anwendungsmanager Weiterlesen


1. Juni 2015 //

forcont feierte 25. Geburtstag im Herzen des Leipziger Dschungels

25 Jahre forcont - Jubiläum im Gondwanaland

Es gab am 29. Mai 2015 gleich vier Jubiläen zu feiern: 1000 Jahre Erwähnung der Stadt Leipzig, 100 Jahre Fertigstellung des Hauptbahnhofs Leipzigs, 25 Jahre forcont, die 13. forconference. Durch vielfältige Anwenderberichte sollte bei der forconference der Austausch zwischen den forcont-Kunden angeregt werden. Anschließend - gestärkt durch die Kaffeepause - stand der Blick in die "Softwareschmiede der forcont" auf der Agenda. Eine emotionale Diskussion rund um das Thema Cloud sollte den Höhepunkt der forconference markieren. Matthias Kunisch gab die Ernennung von Achim Anhalt als Prokuristen bekannt. In einer kurzen Ansprache betonte Achim Anhalt, dass für ihn vor allem die Service-Qualität im Vordergrund stehen wird, das Markenzeichen der forcont neben ihrer breiten Produktpalette. Weiterlesen


2. März 2015 //

Digitale Archivierung von Massendokumenten

Archivierung von Massendokumenten ( © Fotolia_61657958_beawolf)

Immer wieder gibt es Situationen, bei denen unsere Kunden mit der Archivierung von Massendokumenten konfrontiert sind, seien es regelmäßige Informationsschreiben (Newsletter an Geschäftspartner, Mitarbeitermitteilungen, …) oder einmalige Schreiben (Preisanpassungsschreiben, Brief zu einer Rückrufaktion etc.). Gemeinsam haben die dabei entstehenden Dokumente eine gewisse "Gleichförmigkeit", d. h. sie haben eine nahezu gleiche Dokumentstruktur und einen sehr ähnlichen Inhalt, der sich nur in bestimmten Bereichen leicht unterscheidet. Die Herkunft dieser oft als Massenschreiben bezeichneten Dokumente sind zum einen Serienbriefe, die von einem Mitarbeiter des Unternehmens erzeugt werden und zum anderen entstehen solche Dokumente auch über ein Output-Management-System.

Oft wird der abschließende Druck und Versand der Dokumente über einen Druckdienstleister abgewickelt, der darauf spezialisiert ist, die fertigen Papierseiten "einzutüten", zu frankieren und auf den Postweg zu bringen. Nicht selten erhalten die Auftraggeber dann ein Medium (CD, DVD o. ä.) mit dem gedruckten Material in Digitalform zur Aufbewahrung zurück. Auch bei der Digitalisierung von Bestandsdokumenten bei der Einführung einer DMS-Lösung, wie z.B. einer Personalakte, werden diese von spezialisierten Scan-Dienstleistern in solcher Form bereitgestellt.

Um die Dokumente dem Bezugsobjekt, z. B. dem Kunden, Mitarbeiter oder der technischen Anlage zuordnen zu können, benötigt man Schlüsselinformationen zu diesen Bezugsobjekten.
Sowohl die Bereitstellung der Schlüsselinformationen, als auch der Inhalt des bereitgestellten Mediums kann von  Anbieter zu Anbieter recht unterschiedlich sein. Die nachfolgenden Varianten sind uns aus der Praxis bekannt: Weiterlesen


2. Januar 2012 //

Top 10 der elektronischen Akten

Neben der Personalakte und dem Vertragsmanagement realisiert forcont eine Vielzahl individueller Aktenlösungen, gern auch Elektronische Akten genannt. Jede dieser Aktenlösung ist eine komplexe DMS-Anwendung, die genau auf die Anforderungen des Kunden abgestimmt ist.

Bei der Realisierung elektronischer Akten freuen wir uns besonders über originelle Namen, mit denen man zuerst weniger anzufangen weiß. Diese Namensvielfalt elektronischer Akten möchte ich natürlich nicht vorenthalten und präsentiere Ihnen die Top 5 der originellsten Aktennamen und die Top 5 der erfolgreichsten Akten.

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15. November 2011 //

Monitoring von factory-Installationen

Bei vielen IT-Systemen den Überblick zu behalten und deren Funktionsfähigkeit zu überwachen, kann für Administratoren ziemlich anstrengend sein. Der Ausfall oder die Fehlfunktion eines Systems will frühzeitig erkannt und behoben sein, um die Arbeitsabläufe im Unternehmen nicht zu stören oder gar zu unterbrechen. Eine Möglichkeit der Überwachung von DMS-Anwendungen auf Basis der forcont factory FX ist das Sichten von Logdateien und der regelmäßige Blick in die Task- und Pipelineverwaltung. Mit der forcont factory FX ( Version 2.0) gibt es allerdings noch ganz andere Möglichkeiten. Weiterlesen


2. November 2011 //

Word 2010 – Sicherheitslücke bei geschützten Dokumenten

Word 2010 – Sicherheitslücke bei geschützten DokumentenIm Zusammenhang mit den neuen Microsoft Office Formaten gibt es neben den vielen positiven Aspekten, wie z. B. neue Funktionen oder das offene Format, auch Probleme und Randbedingungen, die oft gar nicht beeinflussbar sind.
So entdeckte ich beim Test einer Individuallösung, dass geschützte Word-Dokumente in anderen Word-Versionen ohne Kennwortabfrage geöffnet und bearbeitet werden können und im Endeffekt ungeschützt sind. Weiterlesen


11. Oktober 2011 //

Die neuen Office-Formate – eine Gabe und ein Fluch?

In diversen ECM-Projekten beschäftige ich mich tagtäglich mit den alten und neuen Microsoft Office Formaten. Sei es nur die einfache Ablage oder komplexere Anforderungen, wie zum Beispiel das Füllen von Feldern in Word-Dokumenten über die Dateieigenschaften. Damit kann einer Word-Vorlage über die in einer DMS-Anwendung hinterlegten Daten Leben eingehaucht werden. Fragt man sich nun, was bei dem Einsatz beider Formate innerhalb eines ECM- bzw. DMS-Systems zu beachten ist? Weiterlesen


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