Kategorie: forpeople, Personalakte & HR
22. Februar 2018 //

Rechtssicherheit durch Sanktionslistenprüfung

Sanktionslistenprüfung

Mit der Einführung der EU-Antiterror-Verordnungen sind Unternehmen dazu verpflichtet, die persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter gegen sogenannte Sanktionslisten abzugleichen. Laut den Verordnungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie terroristischen Vereinigungen weder mittel- noch unmittelbar Gelder oder Zugang zu wirtschaftlichen Ressourcen gewähren. Ein Beispiel dafür ist die Gehaltszahlung an einen Mitarbeiter, der in Verbindung zu einer terroristischen Vereinigung steht. Dies durch regelmäßige Audits zu verhindern, liegt in der Verantwortung des Unternehmens. Verstöße gegen diese EU-Verordnungen können strafrechtliche Konsequenzen für das Unternehmen bedeuten (§ 17 ff. Außenwirtschaftsgesetz (AWG)).

Doch die Umsetzung der Prüfungen zur Einhaltung der Verordnungen ist gar nicht so einfach. Schließlich geht es um den regelmäßigen Abgleich von personenbezogenen Daten mit stets aktuellen Sanktionslisten. Darüber hinaus erfordert sowohl der Umgang mit diesen Daten als auch die Bearbeitung von möglichen Verdachtsfällen (Treffer auf einer der Listen) besonders hohe Sensibilität. Damit werden gewisse Anforderungen an das Unternehmen in Bezug auf Datenschutzkonformität gestellt. Zugänge und Verantwortlichkeiten müssen im Unternehmen geregelt und festgesetzt sein.

Modul forpeople Sanktionsprüfung

Die Entwicklung der Gesetzgebung und damit einhergehende neue Herausforderungen für Arbeitgeber haben wir erkannt und ein Modul entwickelt, welches es den Unternehmen leichter macht, den EU-Antiterrorismusverordnungen nachzukommen. Beim regelmäßigen Abgleich der Mitarbeiterdaten gegen Sanktionslisten unterstützt nun das Modul forpeople Sanktionslistenprüfung. Unternehmen können mit dem Modul gesetzeskonform und einfach Prüfverfahren durchführen und außerdem alle Vorgänge zum Nachweis rechtmäßig protokollieren und mit den Prüfergebnissen archivieren.

Das Modul Sanktionsprüfung nutzt den Dienst der MHP Solution Group GmbH, der die Prüfung gegen offizielle Antiterror-Listen mit entsprechender Präzision vornimmt. Der Umgang mit Verdachtsfällen bleibt jedoch in der Hand der Unternehmen. Diese entscheiden selbst über die entsprechenden Maßnahmen und den Umgang mit betroffenen Mitarbeitern gemäß der eigenen definierten betrieblichen Regelungspraxis.

Abgeschlossener Prüflauf im Modul Sanktionslistenprüfung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Prüfung. So können einzelne Personen, z. B. Bewerber im Laufe des Recruitingprozesses, geprüft werden. Hierfür werden die Daten der Person manuell in der Anwendung erfasst oder via CSV Upload importiert.

Neben den Einzelprüfungen gibt es aber auch die Möglichkeit regelmäßig automatisierte Massenprüfungen durchzuführen. Dabei können der gesamte Mitarbeiterstamm oder ausgewählte Abteilungen aus der digitalen Personalakte forpeople in bestimmten Zeitabständen geprüft werden. Die Prüfergebnisse lösen dann eine E-Mail-Benachrichtigung aus. Liefern die Ergebnisse einen Verdachtsfall, erhält die entsprechend autorisierte Person eine automatische Mitteilung via E-Mail.

Eine separate Benutzerverwaltung im Modul Sanktionsprüfung regelt die Zugriffs- und Nutzerrechte und sorgt dafür, dass personenbezogene Daten geschützt bleiben und delikate Fälle einen bestimmten Vertraulichkeitskreis nicht verlassen.

Der Aufwand, der den Unternehmen durch die Einhaltung der EU-Verordnungen entsteht, wird durch das Modul forpeople Sanktionslistenprüfung erheblich minimiert und gibt damit Kapazitäten für unternehmerische und strategische Aufgaben frei.

Mehr zum Modul forpeople Sanktionslistenprüfung lesen Sie in unserem Datenblatt:

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