Digitale Personalakte – Die häufigsten Fragen (Teil 2/2)

Im Herbst 2017 feierte unsere vierteilige Webinarreihe zum Thema „Digitale Personalakte und HR-Prozesse“ ^[1] Premiere. In den Diskussionen mit den Teilnehmern kamen Fragen zu den unterschiedlichsten Themen rund um die Einführung einer elektronischen Personalakte auf. Wie wir feststellen konnten, beschäftigen die HR-Verantwortlichen meist sehr ähnliche Fragen. Das haben wir zum Anlass genommen, Ihnen in unserem Blog die Antworten auf die zehn häufigsten Fragen zusammenzustellen.

Auf die ersten fünf Fragen gingen wir bereits in unserem Beitrag vom 23. November 2017 ^[2] ein. Im Folgenden beschäftigen wir uns mit den übrigen fünf Fragen.

Was sollte eine State-of-the-Art digitale Personalakte bieten?

Beim Stichwort „digitale Personalakte“ denken viele Personaler im ersten Moment an eine reine elektronische Dokumentenablage.

Basisfunktionen

• Ablage der Dokumente in einem Archivsystem (wichtige Voraussetzung zur Erreichung der Revisionssicherheit)
• Anbindung Abrechnungssystem/Personalmanagementsystem (Sie wollen die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter nur an einer Stelle pflegen)
• Wiedervorlagen (am besten mit E-Mail-Benachrichtigung, damit Termine und Fristen eingehalten werden)
• Flexible Registerstruktur (die Sie auch nachträglich anpassen können, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen)
• Intuitive Benutzeroberfläche (in der sich auch Gelegenheits-Nutzer zurechtfinden)
• Vollständigkeitsprüfung (sodass jede Akte den Grundstamm an notwendigen Dokumenten enthält)
• Volltextsuche (mit der Sie Dokumente und Mitarbeiter schnell und einfach finden)
• Protokollierung von Änderungen
• Berechtigungsverwaltung (sodass jeder auch wirklich nur das sieht, was er sehen darf)
• Einfache Erweiterbarkeit (damit Sie das System selbstständig und ohne Programmierung an Ihre Bedürfnisse anpassen können)

Die größten Potenziale lassen sich jedoch erschließen, wenn die elektronische Akte neben der revisionssicheren Ablage auch über einige Mehrwertfunktionen verfügt, die es ermöglichen, ganze HR-Prozesse frei von Medienbrüchen abzubilden:

Ausgewählte Mehrwertfunktionen

• Dokumenterstellung aus Vorlagen (sodass Mitarbeiterdaten ohne Copy&Paste direkt in die Dokumente einfließen)
• Automatisierte Barcodeszenarien (die es Ihnen ermöglichen, Dokumente automatisch in die richtige Akte, an die richtige Stelle abzulegen)
• Checklisten und Laufzettel (um beispielsweise den Onboardingprozess kollaborativ und mit zuverlässiger Fristenüberwachung zu gestalten)
• Freigabeworkflows (Dokumente digital zur Freigabe senden, ohne mit einer Laufmappe manuell die Unterschriften einzusammeln)

Kann ich auch Führungskräfte und Mitarbeiter mit in das System lassen?

Technisch ist es möglich, auch Führungskräften und Mitarbeitern einen Zugriff auf das System zu gewähren. Über die Berechtigungsverwaltung steuern Sie, auf welche Akten bzw. welche Teile von Akten die Mitarbeiter und Führungskräfte zugreifen dürfen und welche Funktionen Sie nutzen können. Ob dies gewünscht ist, liegt natürlich in Ihrem Ermessen. Nachfolgend finden Sie einige Gründe, die häufig für einen Zugriff von Mitarbeitern und Führungskräften sprechen:

Führungskräfte:

• Dokumente selbst abrufen, ohne dass HR diese vorab heraussuchen und bereitstellen muss
• Dokumente einsehen, ohne dass sie die geschützte Umgebung der digitalen Akte verlassen -> Dadurch auch Vermeidung von Schattenakten („Nur Lesen“-Ansicht)
• Anträge erstellen
• Anträge von Mitarbeitern digital freigeben
• Termine überwachen (z.B. Ende der Probezeit mit Hinweis auf Beurteilungsgespräch)

Mitarbeiter

• Vermeidung von Medienbrüchen: Anträge direkt digital stellen und freigeben lassen
• Entlastung von HR: Dokumente (bspw. Arbeitsbestätigung) selbst erstellen
• Papier sparen: elektronische Gehaltsabrechnung jederzeit durch den Mitarbeiter abrufbar
• Höhere Servicequalität: Bestimmte Angebote können dem Mitarbeiter als Self-Service bereitgestellt werden

Wie bekomme ich meine Papierakten in das System?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Akten selbst zu scannen oder diese Aufgabe einem Dienstleister zu übertragen.

Häufig entscheiden sich Unternehmen dafür, einen spezialisierten Dienstleister zu beauftragen, da dieser in der Regel über deutlich bessere Hard- und Software verfügt. Zusätzlich sind die Mitarbeiter des Dienstleisters für das Scannen und Attribuieren der Personaldokumente geschult und können den Ablageprozess damit erheblich schneller und effektiver durchführen.

Dabei werden drei Verarbeitungsarten unterschieden:

• Scannen auf Aktenebene: Jede Papierakte wird in genau eine PDF-Datei überführt
• Scannen auf Registerebene: Jedes Register der Papierakte wird in eine PDF-Datei zusammengeführt
• Scannen auf Dokumentenebene: Jedes Dokument der Papierakte wird auch in eine PDF-Datei gescannt (Königsweg)

Um die „richtige“ Variante für das eigene Unternehmen zu finden, sind einige Faktoren abzuwägen. Kosten und Verarbeitungszeiten spielen dabei genauso eine Rolle wie die Detailtiefe des Berechtigungskonzepts und die gewünschten Suchmöglichkeiten.

Einige Hinweise zum Scannen Ihrer Papierakten finden Sie auch in unserem Blogbeitrag „Dokumenten scannen – Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung von Personalakten“ ^[3]

Worauf sollte ich achten, wenn ich meinen Software-Anbieter auswähle?

Achten Sie bei der Auswahl Ihres Software-Anbieters insbesondere auf die Kriterien Zukunftsfähigkeit, Vertrauen und Datenschutz, Erfahrung und Organisatorisches:

Zukunftsfähigkeit

• Welche neuen Funktionen wurden in den letzten 12 Monaten veröffentlicht?
• Entwickelt sich das Produkt weiter?
• Können Sie das System flexibel erweitern und an Ihre Bedürfnisse anpassen? Ist dies ohne zusätzliche Kosten möglich?

Vertrauen und Datenschutz

• Welche Zertifizierungen und Auszeichnungen kann der Anbieter vorweisen?
• Werden regelmäßige Penetration-Tests durchgeführt?
• Stellt Ihnen der Anbieter kostenfrei einen Testzugang zur Verfügung?
• Wenn Sie die Software als SaaS beziehen: Verfügt der Anbieter über einen qualifizierten Hosting-Partner?

Erfahrung des Software-Anbieters

• Welche Referenzen kann der Anbieter vorweisen?
• Ist die digitale Personalakte das Fokusprodukt des Anbieters oder wird das Thema nur nebenbei mit betrachtet? Wohin fließen dementsprechend auch die Entwicklungsaufwände?

Organisatorisches

• Wie lange läuft der Vertrag? Welche Kündigungsfristen gibt es?
• Können Benutzer flexibel hinzugebucht und abbestellt werden?
• Was passiert mit meinen Daten, wenn der Vertrag endet?
• Garantiert der Anbieter eine bestimmte Verfügbarkeit der Anwendung?

Wo finde ich weitere Informationen?

Variante 1: Nutzen Sie die kostenfreien Whitepaper auf unserer Homepage.

• Whitepaper "Dokumentenmanagement - der kleinste Baustein der Digitalisierung" ^[4]
• Whitepaper "Aktiv Gestalten statt nur Verwalten - Wie eine elektronische Personalakte Ihre HRM-Prozesse digitalisieren kann" ^[5]
• Whitepaper "Projekt Personalakte – Digitalisierung und Einführung" ^[6]

Variante 2: Informieren Sie sich in einem unserer kostenfreien Webinare.

Einfach bequem informieren via Webinar: Wir laden regelmäßig zu interaktiven Präsentationen im Internet ein. In den virtuellen Gesprächsrunden erhalten Sie Einblicke in die digitale Personalakte aus dem Hause forcont, werden über Besonderheiten informiert und können Fragen stellen.

• Zur Anmeldung ^[7]

Variante 3: Besuchen Sie einen unserer kostenfreien Workshops.

In unserem kostenfreien Halbtages-Workshop „Ihr Kompass zur Einführung einer digitalen Personalakte“, erhalten Sie in maximal vier Stunden geballtes Wissen aus der Praxis für die Praxis rund um die digitale Personalakte. Neben den fachlichen und organisatorischen Anforderungen wird die Veranstaltung um das Thema Scannen der Bestandsakten (inkl. Rundgang durch die Scanstraße) bzw. rechtliche Aspekte ergänzt.

• Zur Anmeldung ^[8]
• Rückblick auf den vergangenen Workshop in München ^[9]

Variante 4: Fragen Sie einen unserer Experten.

Gern beantworten wir auch Ihre individuellen Fragen.

• Kontakt zu forcont aufnehmen ^[10]