von Markus Langnickel - 8. Januar 2018, 09:00
Kategorie: Best Practice,Personalmanagement
In den Diskussionen mit den Teilnehmern unserer Webinare zum Thema "Digitales Personalmanagement" erhalten wir Fragen zu den unterschiedlichsten Themen rund um die Einführung einer elektronischen Personalakte. Wie wir feststellen, beschäftigen die HR-Verantwortlichen meist sehr ähnliche Fragen. Das haben wir zum Anlass genommen, Ihnen in unserem Blog die Antworten auf die zehn häufigsten Fragen zusammenzustellen.
Auf die ersten fünf Fragen gingen wir bereits in unserem Beitrag vom 23. November 2017 [1] ein. Im Folgenden beschäftigen wir uns mit den übrigen fünf Fragen.
Beim Stichwort „digitale Personalakte [2]“ denken viele Personaler im ersten Moment an eine reine elektronische Dokumentenablage.
Basisfunktionen
Die größten Potenziale lassen sich jedoch erschließen, wenn die elektronische Akte neben der revisionssicheren Ablage auch über einige Mehrwertfunktionen verfügt, die es ermöglichen, ganze HR-Prozesse frei von Medienbrüchen abzubilden:
Ausgewählte Mehrwertfunktionen
Technisch ist es möglich, auch Führungskräften und Mitarbeitern einen Zugriff auf das System zu gewähren. Über die Berechtigungsverwaltung steuern Sie, auf welche Akten bzw. welche Teile von Akten die Mitarbeiter und Führungskräfte zugreifen dürfen und welche Funktionen Sie nutzen können. Ob dies gewünscht ist, liegt natürlich in Ihrem Ermessen. Nachfolgend finden Sie einige Gründe, die häufig für einen Zugriff von Mitarbeitern und Führungskräften sprechen:
Führungskräfte:
Mitarbeiter
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Akten selbst zu scannen oder diese Aufgabe einem Dienstleister zu übertragen.
Häufig entscheiden sich Unternehmen dafür, einen spezialisierten Dienstleister zu beauftragen, da dieser in der Regel über deutlich bessere Hard- und Software verfügt. Zusätzlich sind die Mitarbeiter des Dienstleisters für das Scannen und Attribuieren der Personaldokumente geschult und können den Ablageprozess damit erheblich schneller und effektiver durchführen.
Dabei werden drei Verarbeitungsarten unterschieden:
Um die „richtige“ Variante für das eigene Unternehmen zu finden, sind einige Faktoren abzuwägen. Kosten und Verarbeitungszeiten spielen dabei genauso eine Rolle wie die Detailtiefe des Berechtigungskonzepts und die gewünschten Suchmöglichkeiten.
Einige Hinweise zum Scannen Ihrer Papierakten finden Sie auch in unserem Blogbeitrag „Dokumenten scannen – Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung von Personalakten“ [3]
Achten Sie bei der Auswahl Ihres Software-Anbieters insbesondere auf die Kriterien Zukunftsfähigkeit, Vertrauen und Datenschutz, Erfahrung und Organisatorisches:
Zukunftsfähigkeit
Vertrauen und Datenschutz
Erfahrung des Software-Anbieters
Organisatorisches
Variante 1: Nutzen Sie die kostenfreien Whitepaper auf unserer Homepage.
Variante 2: Informieren Sie sich in einem unserer kostenfreien Webinare.
Einfach bequem informieren via Webinar: Wir laden regelmäßig zu interaktiven Präsentationen im Internet ein. In den virtuellen Gesprächsrunden erhalten Sie Einblicke in die digitale Personalakte aus dem Hause forcont, werden über Besonderheiten informiert und können Fragen stellen.
Variante 3: Besuchen Sie einen unserer kostenfreien Workshops.
In unserem kostenfreien Halbtages-Workshop „Ihr Kompass zur Einführung einer digitalen Personalakte“, erhalten Sie in maximal vier Stunden geballtes Wissen aus der Praxis für die Praxis rund um die digitale Personalakte. Neben den fachlichen und organisatorischen Anforderungen wird die Veranstaltung um das Thema Scannen der Bestandsakten (inkl. Rundgang durch die Scanstraße) bzw. rechtliche Aspekte ergänzt.
Variante 4: Informieren Sie sich auf unserer Homepage oder fragen Sie einen unserer Experten.
URL: https://www.forcont.de/blog/9465/digitale-personalakte-die-haeufigsten-fragen-teil-22
URLs in diesem Beitrag:
[1] Beitrag vom 23. November 2017: https://www.forcont.de/blog/9387/digitale-personalakte-die-haeufigsten-fragen-teil-1
[2] digitale Personalakte: https://www.forcont.de/forpeople-digitale-personalakte/
[3] „Dokumenten scannen – Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung von Personalakten“: https://www.forcont.de/blog/8870/dokumente-scannen-erfolgsfaktoren-bei-der-digitalisierung-von-personalakten
[4] Whitepaper "Compliance-gerechte Personalaktenführung in digitalen Zeiten": https://www.forcont.de/forpeople-digitale-personalakte/download/compliance-gerechte-personalaktenfuehrung/
[5] Whitepaper "Aktiv Gestalten statt nur Verwalten - Wie eine elektronische Personalakte Ihre HRM-Prozesse digitalisieren kann": https://www.forcont.de/forpeople-digitale-personalakte/download/gestalten-statt-verwalten-hr/
[6] Whitepaper "Projekt Personalakte – Digitalisierung und Einführung": https://www.forcont.de/forpeople-digitale-personalakte/download/projekt-personalakte/
[7] Zur Anmeldung: https://www.forcont.de/forpeople-digitale-personalakte/#termine
[8] Zur Anmeldung: https://www.forcont.de/events/?utm_source=blog&utm_medium=link&utm_campaign=einladung_workshops_2018
[9] Rückblick auf den vergangenen Workshop in München: https://www.forcont.de/blog/8758/muenchen-workshop-digitale-personalakte-und-recht/
[10] Mehr Infos zur digitalen Personalakte unter forcont.de/forpeople: https://www.forcont.de/forpeople
[11] Kontakt zu forcont aufnehmen: https://www.forcont.de/kontakt/
[12] Auf Xing teilen: https://www.xing.com/spi/shares/new?url=https%3A%2F%2Fwww.forcont.de%2Fblog%2F9465%2Fdigitale-personalakte-die-haeufigsten-fragen-teil-22
[13] Share on Linkedin: http://www.linkedin.com/shareArticle?mini=true&url=https%3A%2F%2Fwww.forcont.de%2Fblog%2F9465%2Fdigitale-personalakte-die-haeufigsten-fragen-teil-22&title=Digitale+Personalakte+%E2%80%93+Die+h%C3%A4ufigsten+Fragen+%28Teil+2%2F2%29
[14] Share on Facebook: http://www.facebook.com/sharer/sharer.php?u=https%3A%2F%2Fwww.forcont.de%2Fblog%2F9465%2Fdigitale-personalakte-die-haeufigsten-fragen-teil-22
[15] Share on Twitter: http://twitter.com/intent/tweet/?text=Digitale+Personalakte+%E2%80%93+Die+h%C3%A4ufigsten+Fragen+%28Teil+2%2F2%29&url=https%3A%2F%2Fwww.forcont.de%2Fblog%2F9465%2Fdigitale-personalakte-die-haeufigsten-fragen-teil-22