Digitale Personalakte – Die häufigsten Fragen (Teil 1/2)

von Markus Langnickel - 23. November 2017, 11:06

Kategorie: Best Practice,forpeople,Personalakte & HR,Tipps & Tricks

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

In den vergangenen Wochen haben wir unsere vierteilige Webinarreihe zum Thema „Digitale Personalakte und HR-Prozesse“ erfolgreich durchgeführt. In den Diskussionen mit den Teilnehmern kamen Fragen zu den unterschiedlichsten Themen rund um die elektronische Personalakte auf, die sich bei der Einführung eines solchen Systems regelmäßig stellen. Wir haben für Sie die häufigsten Fragen zusammengetragen und liefern Ihnen direkt die Antworten. In diesem Beitrag lesen Sie die ersten fünf von zehn Fragestellungen. Der zweite Teil folgt etwas später.

Wie lange dauert es, die digitale Personalakte einzuführen?

Die genaue Projektdauer hängt von der Unternehmensgröße, dem geplanten Projektumfang sowie der Verfügbarkeit der beteiligten Mitarbeiter ab. Folgende Fragen sollten im Rahmen der Zeitplanung geklärt werden:

  • Was soll umgesetzt werden? Nur die Personalakte als Dokumentenablage oder auch Mehrwertfunktionen wie eine automatisierte Dokumenterstellung und digitale Freigabeworkflows?
  • Sind die Kollegen verfügbar? Niemand kennt die Abläufe in Ihrem Personalbereich besser als Sie selbst, daher bilden Ihre Fachkollegen einen wesentlichen Teil des Projektteams.

Aus unseren über 300 Kundenprojekten wissen wir, dass bei ca. 3.000 Mitarbeitern drei Monate eine gute Daumenformel zur Orientierung ist.

Empfehlen Sie eher die Cloud- oder die On-Premises-Variante?

Die Entscheidung für das richtige Betreibermodell hängt von einer Vielzahl an Faktoren ab. An dieser Stelle seien einige Merkmale der beiden Varianten genannt:

Cloud-Betrieb (Software as a Service)

  • Das Hosting erfolgt durch den Dienstleister
  • Der Dienstleister übernimmt Betriebsthemen wie Backups, Einspielen von Updates und Wartung der Systeme
  • Sie haben keine eigenen IT-Aufwendungen, beispielsweise für Server oder Datenbanken
  • Sie benötigen keine eigene IT-Administration
  • Die Abrechnung erfolgt in der Regel über einen laufenden monatlichen Betrag („Miete der Software“)
  • Sie ersparen sich die Investition in Lizenzen
  • Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren
  • Zusammengefasst: Das Rundum-Sorglos-Paket

Diese Variante wird häufig gewählt, um die eigene IT zu entlasten und autark von internen Restriktionen arbeiten zu können.

OnPremises-Betrieb (Inhouse)

  • Sie bzw. Ihre IT-Kollegen sind für das Hosting zuständig
  • Die eigene IT übernimmt den Betrieb des Systems
  • Sie haben IT-Aufwendungen für Server, Datenbanken, Personal
  • Sie benötigen eine IT-Administration
  • Sie tätigen eine einmalige Investition für die Lizenzen und einen laufenden (in der Regel jährlichen) Betrag für die Softwarepflege
  • Ihre eigenen IT-Ressourcen werden gebunden

Der Trend, den wir seit ca. zwei Jahren beobachten, geht eindeutig hin zur Cloud-Lösung.

Ich möchte die digitale Akte gern einführen. Wie überzeuge ich mein Management?

Es gibt zahlreiche Faktoren, die für eine Einführung sprechen. Einer der ersten Schritte, um Ihr Management zu überzeugen bzw. das notwendige Budget zu erhalten, ist Ihre persönliche Herausforderung bzw. den individuellen Nutzen für Ihr Unternehmen herauszuarbeiten. Unsere Kunden nennen häufig die folgenden Gründe:

  • Platzgründe: Ablösung der Papierablage, um Büroflächen freizugeben
  • Einfache und gesicherte Einsichtnahmen von Dritten (Führungskräfte, Betriebsrat, Justiziare, Mitarbeiter...)
  • Keine Termine, Fristen und Erinnerungen gehen verloren
  • Schneller Zugriff von überall (dezentral)
  • Einhaltung von Datenschutzrichtlinien & manipulationssichere Ablage der Akten
  • Risikominimierung - keine Verlust von Dokumenten
  • Abbildung ganzer HR-Prozesse, z. B. Dokumenterstellung, Vertragsgestaltung, etc.

Die genannten Punkte sind eine Auswahl der Gründe, die für eine Einführung sprechen. Tiefergehende Informationen finden Sie an folgenden Stellen:

Whitepaper

>> Whitepaper "Aktiv Gestalten statt nur Verwalten - Wie eine elektronische Personalakte Ihre HRM-Prozesse digitalisieren kann"
>> Whitepaper "Projekt Personalakte – Digitalisierung und Einführung" [1]

Kostenfreie Workshops

In unserem kostenfreien Halbtages-Workshop „Ihr Kompass zur Einführung einer digitalen Personalakte“, erhalten Sie in ca. vier Stunden geballtes Wissen aus der Praxis für die Praxis rund um die digitale Personalakte. Neben den fachlichen und organisatorischen Anforderungen wird die Veranstaltung um das Thema Scannen der Bestandsakten (inkl. Rundgang durch die Scanstraße) ergänzt.

>> Zur Anmeldung
>> Rückblick auf den vergangenen Workshop in München [2]

Prozessanalyse

Um Ihren persönlichen Return on Investment zu ermitteln, empfiehlt sich die Durchführung einer Prozessanalyse. Dabei werden Ihre bestehenden Prozesse analysiert, Optimierungspotenziale aufgezeigt und die Investitionen für die Software den möglichen Einsparpotenzialen gegenübergestellt.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich die digitale Personalakte?

Dies lässt sich nicht pauschal beantworten und ist abhängig von der Zielsetzung, die Sie mit der digitalen Personalakte verfolgen. Unser kleinster Kunde hat mit weniger als 20 Mitarbeitern die elektronische Akte eingeführt, damit der Geschäftsführer jederzeit (also auch unterwegs oder von zu Hause mit dem Tablet) seinen Mitarbeitern gegenüber auskunftsfähig bleibt.

Wie kann ich die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sicherstellen?

Eine digitale Personalakte unterstützt Sie bei der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und damit bei der Wahrung des Grundsatzes der Datensparsamkeit. Der Aufbewahrungszeitraum kann je Dokumentenschlagwort individuell hinterlegt werden. Läuft ein Dokument aus der Frist, wird es Ihnen zur Löschung vorgeschlagen. Sie entscheiden anschließend, ob es (mittels Vier-Augen-Prinzip) aus der Akte entfernt oder weiterhin aufbewahrt werden soll. Dabei handelt es sich um einen Sicherheitsmechanismus, der verhindert, dass ggf. falsch abgelegte Dokumente nicht unbemerkt aus der Akte verschwinden.


Update 08.01.2018:

Zum zweiten Teil des Beitrags gelangen Sie hier: Digitale Personalakte - Die häufigsten Fragen (Teil 2/2) [3]


URL: https://www.forcont.de/blog/9387/digitale-personalakte-die-haeufigsten-fragen-teil-1

URLs in diesem Beitrag:

[1] >> Whitepaper "Projekt Personalakte – Digitalisierung und Einführung": https://www.forcont.de/produkte/forpeople-der-personalmanager/ebook-bestellung/whitepaper-projekt-personalakte-digitalisierung-und-einfuehrung/?utm_source=blog&utm_medium=link&utm_campaign=whitepaper_pa_2017

[2] >> Rückblick auf den vergangenen Workshop in München: https://www.forcont.de/blog/8758/muenchen-workshop-digitale-personalakte-und-recht/

[3] Digitale Personalakte - Die häufigsten Fragen (Teil 2/2): https://www.forcont.de/blog/9465/digitale-personalakte-die-haeufigsten-fragen-teil-22

[4] Share on Xing: https://www.xing.com/spi/shares/new?url=https%3A%2F%2Fwww.forcont.de%2Fblog%2F9387%2Fdigitale-personalakte-die-haeufigsten-fragen-teil-1

[5] Share on Linkedin: http://www.linkedin.com/shareArticle?mini=true&url=https%3A%2F%2Fwww.forcont.de%2Fblog%2F9387%2Fdigitale-personalakte-die-haeufigsten-fragen-teil-1&title=Digitale+Personalakte+%E2%80%93+Die+h%C3%A4ufigsten+Fragen+%28Teil+1%2F2%29

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